展示会で呼び込みの成果を出すには?声掛けのコツやNG行動を解説!

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展示会で呼び込みの成果を出すには?声掛けのコツやNG行動を解説!

展示会出展の際は、多くのコストや時間をかけ準備を行います。しかしせっかく出展したにも関わらず集客がうまくいかないと出展の成果を得るのは難しいでしょう。

この記事では、展示会の集客を効率的に行う為、展示会での集客効果を最大化するための効果的な呼び込みの方法や事前準備を交えながら、展示会での集客力を向上させるためのノウハウをご紹介します。

▼この記事で分かること
  • 効果的な集客に必要な事前準備
  • 呼び込みの失敗につながるNG行動
  • 展示会後の成果を測る効果測定の指標

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成功の秘訣は準備の徹底!7つの事前準備

展示会での集客を成功させるには、事前準備が欠かせません。ここでは、実施するべき7つの準備について見ていきましょう。

1. 魅力的なブースデザインと配置

来場者にとってブースデザインはそのブースに入るか判断する際に、大きな影響を与えます。ここでは、一目で注目をひくブースデザインにすることを意識することが大切です。

例えば、自社のイメージカラーを使ったカラーリングや、動画の再生、パネルの展示などが効果的です。また、入口から中まで見渡せる配置や、入りやすい導線にすることでより多くの来場者に足を止めてもらうことができるでしょう。

2.ターゲットに合わせたアピールポイントの設定

展示会出展の際は、自社が来場してもらいたいと考えるターゲットを予め設定しておくことで、そのターゲットに合わせたコンテンツの準備やアプローチを行うことができます。

ターゲットが決まったら、顧客心理に寄り添い、アピールポイントを考えていきましょう。例えば、ニーズや抱えている悩みや課題などを洗い出し、その課題に対して自社の商品やサービスがどのように役に立つかを考え、アピールポイントを設定しましょう。

3.事前登録や招待状の活用

展示会の集客を成功させるには、展示会開催前の事前集客も重要な要素となります。この事前告知や集客ができていない場合、当日の集客力に大きく影響するでしょう。

出展の目的に合わせ、自社ブースに訪れてほしい顧客へ向けた告知をしっかりと行いましょう。例えば、過去の展示会に来場してくれた人や、すでに自社商品を購入してくれている既存顧客など、自社に見込み顧客情報のある方へ向けてアプローチを行います。

他にも事前集客を行う手法は、SNSでの発信や、自社サイトなどオウンドメディアの活用も効果的です。

「展示会集客」については、以下の記事で詳しく解説しています。

4.スタッフの適性に合わせた3つの役割分担

当日は、ブースへの呼び込みを行う集客担当者、詳しい商品説明をする担当者、さらにその先の商談を行う担当者など、スタッフの役割を明確にしておきましょう。

このときスタッフの適性に合わせ役割分担を行い、それぞれが連携することで展示会を成功に導くことができるでしょう。

5.呼び込みのキーワードを決めておく

展示会ブースでは、チラシやノベルティを渡しながら声かけをすることで集客を行いますが、このとき呼び込み用のキーワードを定めておくことも効果的です。

自社の商品やサービスの知名度が高い場合は商品名をアピールするだけで来場者の興味をひくことができるでしょう。しかし、そうでない場合は商品で解決できる課題や商品の価値についてをアピールできるキーワードを設定しましょう。

例えば「~~でお困りではありませんか?」や「~~に効果的です!」といったように来場者の興味をひきつけるキーワードで呼び込みを行います。

6.ノベルティやコンパニオンを用意する

ノベルティも効果的な呼び込みツールの一つです。そして、用意したノベルティをより多く受け取ってもらうためにはコンパニオンの配置が重要となります。大手はほぼ全ての企業がコンパニオンを起用しており、それほど集客効果が高いといえます。

また、配布するノベルティも業界に関連するものや、実用的な日用品が喜ばれており、ノベルティ自体も工夫することで受け取ってもらいやすさにつながります。

7.チラシを用意する

チラシの配布も呼び込みには欠かせません。呼び込み用に定めたキーワードを入れ込み、作成しておきましょう。
ブース前を大勢の来場者が行き来していればチラシがなくても呼び込みやすいですが、ブース前を通る来場者が多くない場合にはチラシがあることで、より話しかけやすくなります。

また、チラシがあることで後から内容を見返すことができるため、記憶に残りやすいこともメリットです。

「展示会の事前準備」については、以下の記事で詳しく解説しています。

失敗につながる呼び込みのNG行動

呼び込みの際は、来場者に警戒心を与えないことが重要です。ここでは、警戒感を高めさせるNG行動について見ていきましょう。

過度な追いかけや強引な呼び込み

ブースに少しでも多くの来場者を呼び込むために、大きな声での呼び込み、多数のコンパニオン、目立つブース装飾を行うこともありますが、場合によってはこれが来場者の警戒心を高めてしまうことになり兼ねません。
また、ブース前を通過する来場者を追って呼び込みを行うことも、関心度の低い来場者にとっては迷惑と感じることもあり、効果的ではありません。

閑散時に何もせず待機

ブース内に来場者がいない時間に何もせず立っていることや、反対に多くのスタッフが呼び込みを続けることは逆効果です。

ブース内に何もせず暇そうに立っているスタッフがいると、来場者は近づいたら話しかけられるだろうと警戒心を抱きます。大勢のスタッフが同時に呼び込みを行っている場合も同じです。反対に、スタッフたちが接客中であったり、展示物の整理をしているなど動的待機を意識しているブースは、来場者の警戒心を和らげ、立ち寄りやすくなります。

「良ければ」「いらっしゃいませ」「お立ち寄りください」というフレーズ

呼び込みの声かけも効果的なものがあるのに対して、意味のないフレーズもあります。例えば「良ければご覧になっていってください」や「お立ち寄りください」などがありますが、これらのワードは来場者が立ち寄る理由付けにならず、逆に「アプローチされている」と感じ警戒心につながることも考えられます。

そこで呼び込みでは、来場者がブースに立ち寄ることで得られるメリットを提示したフレーズを考えましょう。

思わず立ち止まる声かけポイント

ここからは来場者に立ち止まってもらうために意識しておきたい声かけ時のポイントについて解説します。

来場者の課題に着目する

来場者に足を止めてもらうためには、「このブースに入ることはメリットがある」と来場者自身に感じてもらう必要があります。ここで言うメリットとは、来場者の抱える課題を解決できる商品であることです。

そこで、まずは顧客視点に立ち来場者の抱える課題や、悩み、ニーズを想定しておきましょう。こうした課題解決に寄り添ったコンテンツを用意することで自社ブースに興味を持ってもらうことができます。このとき映像や音声を活用することで、伝えたい情報が来場者の目に留まりやすくなるでしょう。

サービスの強みを活かす

展示会で扱う商材のスペックや価格、他社と差別化できる点など、自社だけの強みや活用のメリットをアピールすることも効果的です。

自社商材の特徴を整理することで、商品やサービスの特徴や強みを活かした声かけを行えるようになるでしょう。

効果的なフォローアップ活動

展示会での呼び込みにより、多くの名刺獲得や見込み顧客との接点を持つことができても、次のアクションにつながらなければ展示会の成功とはいえないでしょう。
そこで展示会後には、必ずアフターフォローを行い、中長期的に見込み顧客との関係性を持ち続け、見込み度合いを徐々に高めていくことが重要となります。

フォローアップは、まず獲得名刺を整理し優先度合い別にグループ化することから始めましょう。優先度合いが明確になったらそれぞれに合わせた施策を行いましょう。例えば、お礼メールの送付や電話でのコミュニケーションなどがあります。

「展示会後のフォローアップ」については、以下の記事で詳しく解説しています。

展示会後に欠かせない効果測定

展示会出展の成果を判断するためにも、展示会後の効果測定が欠かせません。展示会に出展する際は、どの企業も目的や目標を立て取り組んでいるでしょう。効果測定を行うことで、これらの目標に対しての達成度合いを評価することができます。

また、目標が達成されていなかった場合には、その原因を特定し、改善策を見つけることにもつながります。ここでは、効果測定の指標となる項目をご紹介します。

指標①訪問者数

ブースへの訪問者数を把握することも一つの指標となるでしょう。正確に数えることは難しいですが、おおよその訪問者を把握しておきます。

展示会会場全体の来場者数が増えているのに対して、訪問者数が減ってしまっている場合、集客方法に課題があることがわかります。また、訪問者数が増えているのに名刺交換数やアンケート回答数が減っている場合、コンバージョンに至るまでの施策に改善点があることがわかります。

指標②名刺交換数

展示会で一番目標設定がしやすいとされるのが名刺交換数です。展示会では、より多くの名刺を獲得することがその後の成果へとつながる可能性を高めます。特に展示会の目的が「新規顧客の獲得」である場合は、効果として判断できるでしょう。

またBtoBでは、展示会後すぐに成約につながることは少ないため、この名刺交換数は、自社に興味や関心をもってくれた見込み顧客数として指標とすることができます。

指標➂アンケート回答数

アンケートやヒアリング回答数も効果を判断しやすい指標です。アンケートでは、来場者のリアルな自社に対する評価を得られます。また、見込み度合いやニーズなど来場者の情報も名刺情報より詳細に把握することができるでしょう。

数値での目標設定も立てやすいことから、アンケート回答数も展示会での効果測定に欠かせない指標となります。

指標④商談数

商談数は、展示会を通して案件化、商談化した数となります。BtoBでは、認知から成約までのプロセスが多く、成約には中長期的な時間を要するため、受注の前段階となる商談化数を指標とすることが展示会の成果を測る一つとなるでしょう。

また、商談化数を正確に判断するためにも、どこまで話が進めば商談としてカウントするのかといった基準を事前に社内で定めておく必要があります。

指標⑤受注数

受注数は、展示会を通じて受注に至った数です。この受注数が展示会の成果として最も明確な数字であるといえます。
また受注件数のみならず、受注金額も指標となります。自社で扱う商品やサービスの単価に合わせて設定し、普段の営業時と展示会での成果を比較しましょう。

しかしBtoBでは、リードの獲得から受注まで中長期的な時間を必要とすることが多いため、展示会後すぐに効果測定を行う際の指標としては判断が難しいこともあります。

指標⑥ROI(費用対効果)

展示会出展にかかった費用に対して効果がどれだけ出ているのかを判断できるROI(費用対効果)も指標とすることができるでしょう。

ROIは一般的に、『 展示会で発生した利益 ÷ 投資額 × 100』で求めます。ここでいう投資額とは、出展費用や設営費用、ノベルティなどの販促物にあたります。
ROIを把握することで、出展効果を数値として判断することができるため、展示会の成果を測るうえで重要な指標であるといえるでしょう。

まとめ

展示会で効果的な集客を行うためには、開催前の事前準備が重要です。様々な施策を活用し、少しでも多くの告知や招待を行うことが、展示会当日により多くの来場者を集めることにつながるでしょう。

また当日、自社ブースへ少しでも多く立ち寄ってもらうためにも、効果的な声かけやNG行動についてもしっかり確認しておくことが大切です。

「展示会レポートの書き方」については、以下の記事で詳しく解説しています。