自社セミナー運営を成功させたい!準備・段取りのノウハウ4つ

メールの配信や自社Webサイトに掲載するコンテンツの充実など、Webマーケティングに力を入れる企業は増えていますが、展示会への出展や自社セミナーの開催を実施し、直接担当者の話を聞いてもらう機会を設けることも、大切なマーケティングです。

特に自社セミナーは自社単独でセミナーを企画・運営できるため、内容を自由に決めることができ、売り上げアップも期待できます。
そこで今回は、自社セミナー運営を成功させるための準備・段取りのノウハウを4つご紹介します。

【集客】確度の高い見込み顧客に告知

自社セミナーにおいて、まず重要となるのが集客です。ターゲットとする見込み顧客を十分に集客できるかどうかが、セミナーの成果に大きな影響を与えます。

過去の展示会などで交換した名刺をリスト化し、一斉に自社セミナーに勧誘する方法はよく見られる手法ですが、リストには自社に関心を持っていない見込み顧客も多く含まれているため、リスト数のわりには見込んだ集客に結びつかないことも少なくありません。

より効果の高い集客のためには、確度が高いと思われる見込み顧客を抽出して告知をすると良いでしょう。抽出の際は、見込み顧客のこれまでの行動履歴(Webサイトの閲覧、資料請求や問い合わせ状況等)や過去の商談内容を参考にしましょう。

そのためには、MA(マーケティングオートメーション)ツールなどの活用が有効です。MAツールは、Webサイトの閲覧解析機能や顧客情報管理機能、スコアリング機能を備えているため、条件を設定することで、簡単に有望な見込み顧客を抽出できます。

併せて、セミナー管理機能を利用すれば、有望な見込み顧客への告知メール、セミナー前のリマインドメールやセミナー参加後のお礼メールを一斉配信することが可能です。

セミナーの集客に関して、下記の記事も参考にご覧ください。
「自社開催セミナーに集客する方法、告知サイトの選び方とは?」

【事前準備】好印象を与えられる配布物を

当日セミナー会場で配布する必要があるものは、早めに準備しておきましょう。

飲み物

セミナー参加者の便宜を考慮し、ミネラルウオーターやお茶を用意しましょう。
暑い時期などは、忘れずに前日や朝から冷やしておくようにしましょう。

ノベルティ(販促品)

ノベルティとは、企業が自社商品の宣伝のために無料で配布する記念品を指します。
ノベルティを配布することで好印象を与え、社名を印象付けるだけでなく、自社に対する親近感を高めることも期待できます。

資料

紙媒体の資料は、セミナー後も手に取って読んでもらえるというメリットがあります。また、参加者が自社に戻ってから社内で回覧するなどして、他の人の目に触れるチャンスも増えます。

セミナーを実施する際には、参加者がメモを取ることも考え、紙の資料を配布することがおすすめです。資料に高級感を出したいときは、印刷会社に製本および印刷を依頼することも1つの方法です。

アンケート

セミナーの感想や、自社や自社製品への興味の度合いをリサーチするためのアンケートを用意しても良いでしょう。次回以降のセミナーの改善や、セミナー終了後の営業アプローチに役立ちます。

聞きたいことはたくさんあると思いますが、より多くの参加者が回答してくれるよう、項目数を極力減らしたり、選択式の内容にしたりといった工夫をしましょう。

【会場設営】余裕を持って、事前確認を徹底

会場設営や予行演習の時間を考慮してセミナー会場を予約し、セミナー開始前に会場入りします。交通機関の遅延等が起こることも想定し、会場には余裕を持って到着するように心掛けてください。

セミナーでは、パワーポイントで作成したスライドを、プロジェクターでスクリーンに映して説明することも多いでしょう。ノートPCとプロジェクターが正しく接続されるか、スクリーンから離れた位置でも鮮明に見えるかを確認してください。

また、机や椅子の数が足りているか確認しておきましょう。セミナー当日になって参加者が増えることも考えられるため、机や椅子は若干多めに確保しておくと安心です。

机や椅子の並べ方は、学校の教室のようにセミナー参加者の体が舞台正面を向くように机と椅子を並べる「スクール形式」、机を置かずにスクール形式の要領で椅子だけを並べた「シアター形式」、机をコの字型に配置する「コの字形式」、机を島の形に配置する「島型形式」などが挙げられます。
セミナーの狙いによって適した並べ方で準備すると良いでしょう。

【セミナー当日】スタッフによるフォロー

「セミナー会場の最寄り駅には着いたが、会場への行き方が分からない」というセミナー参加者もいるでしょう。会場までの道順を尋ねる電話がかかってくるかもしれませんし、電話応対の担当者を決めておきましょう。

セミナー参加者が道に迷わずに会場までたどり着けるよう、最寄り駅からビルまでの道順の途中や、ビルの入り口にスタッフを配置しても良いかもしれません。

受付では、参加証がある場合は参加証を確認する、名刺を持参してもらう場合は受け取る、、名刺を持っていない場合は口頭で連絡先を尋ねる、不審な点がある場合は丁重に入場をお断りするなど、慌てずに対応してください。

【終了後】アフターフォローがカギ

セミナーを受注や売り上げに繋げるためには、セミナーが終わった後の、自社製品に興味を持ってくれた見込み顧客に対するアフターフォローが重要です。

セミナー直後のフォローのために、会場に営業を待機させたり、参加のお礼メールを送ったり、アンケートでリサーチできた興味度合いに合わせて営業電話やメールでのアプローチをしたりと、さまざまな方法で次のステップへとつなげましょう。

BtoBビジネスは、購入までの検討期間が長いのが特徴です。セミナー直後に商談化しなくても、いずれ確度が高くなる可能性も十分にあります。

継続的なメール配信や、Webでの行動履歴の分析などで、そのチャンスを逃さないようにしましょう。

おわりに

今回は、自社セミナーの準備・段取りのノウハウについてご紹介しました。
自社セミナーの告知からセミナー当日までの押さえるべきポイントをきちんと押さえることが、自社セミナーを成功へと導きます。
より多くの売上や受注につなげるため、セミナー運営成功につながる準備・段取りを心掛けましょう。

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