展示会を成功に導く企画書の作り方

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展示会を成功に導く企画書の作り方

展示会の出展を成功させるためには、事前の計画をしっかりと落とし込んだ企画書の準備が欠かせません。この記事では、展示会企画書に落とし込むべき8つの項目をそれぞれ詳しく紹介していきます。

展示会企画に必要な項目は以下の8項目があります。

  1. 展示会への出展目的
  2. 目標数値の設定
  3. ターゲット設定
  4. コンセプト設定
  5. ブースデザインの検討
  6. 予算設定
  7. 集客方法の検討
  8. スケジュール設定

では、1つ1つ詳しく見ていきましょう。

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1.出展の目的を明確にする

POINT:自社の課題を洗い出そう!

展示会を企画するにあたって、展示会への出展の目的を明確化しておきましょう。
展示会への出展目的は主に以下の3つです。

  • 新規見込み顧客の獲得
  • 企業や商品の認知拡大
  • 既存顧客との関係性の構築

まずは、自社の課題を洗い出し、その課題を解決するために行うべき施策を目的とすることが重要です。

企業によっては、複数の目的で展示会に出展する場合もあるでしょう。その場合でも、何に比重を置くのかメインの目的を定めておくことが重要です。このように、目的を明確にしておくことで、チーム全体として目指す指標も見えてきます。

2.目標数値を設定する

展示会後、目的に対する達成度を測るためにも出展目的と同時に、具体的な数値目標も設定しておきましょう。
また設定の際は、曖昧な目標とならないよう効果が測定できる具体的な数値で設定しておくことが重要です。

この数値目標は、出展目的によっても異なりますが「集客数」「商談化数」「受注数」などがあげられます。

3.ターゲットを決める

POINT:ペルソナを設定しよう!

展示会に出展する目的が決まると、ターゲットとなるペルソナの設定ができるようになります。自社ブースに訪れてほしい見込み顧客像の業種や役職、さらにそのターゲットが来場する目的や課題、ニーズを想定したペルソナを設定し、社内で共有することで、チーム一人ひとりの認識のズレを最小限に留めます。

またターゲットを明確にすることで、展示用のコンテンツなどブース来訪者に対して効果的なアプローチが可能となるでしょう。

4.コンセプトを決める

POINT:来場者にとってのメリットを考えよう!

目的、ターゲットが決まったら次に展示会のコンセプトについても明確化しておきます。まずは展示を通して伝えたいことやアピールポイントを明確にし、自社のターゲットのニーズに合わせてコンセプトを定めていきましょう。

このとき、来場する見込み顧客にとってメリットを感じてもらうことのできる内容にすることでより見込み顧客の興味や関心を惹くことにつながるでしょう。そのためにも顧客視点に立ったコンセプト設定が求められます。

またコンセプトに合わせて、ひと目で伝わるキャッチコピーを用意しておくこともポイントです。多くのブースを目にする来場者が足を止めてくれるように、その製品やサービスの特徴は何か、顧客が受けられるメリットは何かが伝わるキャッチコピーをあらかじめ考えておきましょう。

5.展示ブースのデザインを検討する

展示会場の展示ブースについても事前に検討しておきましょう。会場で足をとめてもらえるよう、ブースデザインやレイアウト、展示パネルなどを工夫する必要があります。

デザイン

ブースデザインではコーポレートカラーからコンセプトまで一貫したブランドイメージを構築しましょう。
出展の度に毎回ブースのデザインが変わってしまうと、自社を認知している顧客に誤認される可能性があるため、デザインには一貫性を持たせることが大切です。

レイアウト

気軽に立ち寄りやすいブースにする事もポイントです。閉鎖的で、中に入らなければ詳細がわからないブースでは、自社の製品やサービスに興味がある来場者も入りにくいものです。
外からでもブース内が見渡せる状態であり、更にブース内の展示品に来場者が自ら触れてみたくなる工夫や、デモンストレーション等を実施し、来場者が立ち寄りやすいようにしましょう。

ブース位置

展示会場では出店場所によって人通りの多さが異なります。出入り口に近い所は人通りが多くなるため、来場者の目に留まりやすくなります。こうした場所を確保できれば良いものの、確保できない場合は、呼び込み員などを活用してアピールしましょう。

6.予算の策定

展示会出展には、出展費用のみならずブース設営費用やノベルティなどの販促物、当日の運営費用など多くのコストを要します。展示会後、当初よりコストがかかってしまったということがないようにあらかじめ展示会コストを適切に把握し、予算を策定しておく必要があるでしょう。

また展示会後に、出展費用以上に成果を出せているのか判断するROI(費用対効果)も、展示会の成果を測るうえで重要な指標であることから、適切な予算管理が求められます。

7.集客方法の選定

展示会を成功させるためには、より多くの人に来場してもらうことも重要です。企画の段階で、集客方法の選定を行っておきましょう。主な集客方法は以下の3つです。

案内状の送付

事前に見込み顧客となりそうな企業をリサーチして案内状を送付するといった手段があります。案内状を送付する際には、展示会の内容、展示予定の商品やサービスのチラシなどを同封します。

更に、案内状を送付した企業に対しては案内状が届くタイミングで、無事届いたか確認するメールを送付するとより効果的です。案内状やメールを活用し、アプローチを積み重ね、効果的な集客を行いましょう。
また、ある程度自社との関係性のある企業であれば、手間はかかるものの電話で直接コミュニケーションを取ることで、集客につながるだけでなく、来場しそうな企業が展示会にどのような目的で訪れるのか知ることができるでしょう。

自社サイトでの告知

自社のWEBサイトには、事前に作成したバナーを展示会の数ヵ月前から掲載するなどして、展示会への出展をアピールします。
また、展示会に関する特設サイトを用意すれば、出展内容を伝えることが可能です。サイト内にタグを埋め込むことでサイト来訪者の行動を追跡し、展示会出展を知らせるWEB広告の配信もできます。

SNSの活用

自社でTwitterなどのSNSを開設している場合は、SNSでも告知を行いましょう。展示会や自社サイトのリンクを貼り、そこで詳細な情報をみられるようにしておくことで、既存顧客がリンクをシェアしてくれることがあります。シェアされたリンクから見込み顧客の獲得につながる可能性もあるため、SNSも積極的に活用しましょう。

8.スケジュールの策定

POINT:余裕を持ったスケジュール策定を!

ここまで展示会企画の策定ができたら、最後に展示会までに行うべきタスクをスケジュールに落とし込みましょう。
数か月前から準備している展示会では、出展日近くになるとタスクが多くなるため、あらかじめ準備しておけるものなどは事前におこなえる様、余裕をもった大枠のスケジュールを組んでおくのが良いでしょう。

またここでは、展示会当日までのスケジュールだけではなく、当日の流れや、展示会後のアフターフォローまでも設定しておくことが大切です。

おわりに:ポイントを押さえた企画書づくりが展示会成功の秘訣

いかがでしたでしょうか。今回は、企画書に盛り込むべき8つの項目についてご紹介しました。今回紹介した手順で、丁寧な企画作成を行うことでチーム全体として目指す指標が明確となり、成果につながる展示会出展となるでしょう。
作成の際は、それぞれの項目のポイントを押さえ、企画書に落とし込むことを意識して取り組んでみてください。