MAツールの中には、企業が開催するセミナーの開催・運営を管理する機能を有しているものがあります。マーケティング効率化のために、MAのセミナー管理機能について知っておきましょう。機能の概要や、機能を有しているMAツールを紹介します。
まずはおさらい。マーケティングオートメーションとは？
セミナー管理機能について解説する前に、まずはマーケティングオートメーションについて簡単におさらいしておきましょう。
マーケティングオートメーションとは、「新規商談獲得におけるマーケティング活動を自動化し、効率的な営業活動を支援する」こと、もしくはそれを実現するツールのことを指します。
新規商談を獲得する際には、自社の見込み顧客に対して継続的にコミュニケーションを取り続け、一人ひとり異なる興味・関心内容に即したコンテンツを提供し、ニーズが顕在化したタイミングを逃さずに営業アプローチすることが重要ですが、これら一連の業務を手動で行おうとすると、莫大な工数が生じてしまいます。
そこで、「見込み顧客に対する適切なコンテンツ提供」「ニーズが顕在化したタイミングのキャッチアップ」を自動化できるツールとして、マーケティングオートメーションツールが誕生したのです。
セミナー開催の課題
BtoBセミナーを開催するにあたって、企業はさまざまな課題を抱えています。セミナーの開催・運営にどのような課題が生じているのかを、まずは見ていきましょう。
セミナーの企画運営にリソースが必要
セミナーは事前の企画立案や人数に合わせた会場の準備、当日の運営やアフターフォロー、イベントページの制作と、やるべきことが多くあります。
これらを社内スタッフのみで行おうとすると、多くのリソースが必要です。セミナーをコンスタンスに開くのであれば、このリソースをどのように確保していくかが大きな課題となります。
集客が難しい
SNSやWebサイト、広告など複数のチャネルから、セミナーのターゲットにあった適切な集客手段の選択とノウハウが必要となります。集客が上手くいかずに、セミナーが赤字になってしまったり、当日の会場で空席が多くなったりする可能性もゼロではありません。
広告や宣伝にお金をかけて集めてみても、かけたお金で赤字になる可能性もあります。どのように集客し、費用管理をどうするかは集客における課題でしょう。
良質なコンテンツが必要
セミナーで提供できるコンテンツの質が低いと参加者の満足度は下がり、商談化や企業のファンになるどころか見切りをつけられるなど、逆効果に働く可能性もあります。セミナーの参加者が満足できるだけの良質なコンテンツが必要です。
定期的にセミナーを開催するのであれば、セミナーごとの期間内にいかにコンテンツを作るだけの人材や時間を確保できるかも問題になってきます。外部講師を招く、コンテンツ制作を外注する場合にも費用がかかるため、どのようにコンテンツを作っていくのかのノウハウも、社内で蓄積していくことが重要です。
特に、BtoBの場合、参加者が有識者であることも多く、いっそう良質なコンテンツが求められます。
MAの主なセミナー管理機能
MA（マーケティングオートメーション）とは、マーケティング活動における作業の自動化を目的としたツールです。上記にあげたようなセミナーにおける課題のいくつかを、MAツールで解決することも可能です。
MAにはメールの自動送信や顧客管理などのさまざまな機能がありますが、その中でもセミナーの管理に役立つ機能を紹介しましょう。
告知ページの作成
専門知識をほとんど必要とせず、マウス操作とテキスト入力で簡単に告知ページを作成できる機能です。作成画面に日程やタイトルなどの必要事項を入れていくだけで、5分もあれば告知ページが完成するでしょう。
デザインのカスタマイズにより、自社のコーポレートカラーを取り入れたり、競合社との差別化を図ったりすることが可能です。
また、作成した告知ページに掲載期間を設定し、期間が終了すると自動的に公開が終了されるようにしたり、既存ページをコピーして同様の告知ページを複数作成したりすることもできます。
申し込みフォームの作成
告知ページ同様、システム管理者やWeb担当者でなくても、簡単に申し込みフォームを作成することができます。
申し込み可能な期間の設定や、参加者の上限人数に達した段階で申し込みを締め切る等の設定もできます。
顧客管理システムと連携している場合なら、新規の見込み顧客が申し込みをした段階で、顧客情報がデータベースに自動的に追加され、名刺情報を見て手入力をするなどの手間もいりません。
参加者のリスト作成・出欠管理
申込希望者をリスト化し、当日の出欠を管理することもMAツールで行えます。参加者の氏名はもちろん、企業や部署、メールアドレスなどの情報も同時に管理可能です。参加申込フォームから申込希望を受け付けた参加者を自動でリストに登録できるため、人の手がかかりません。
参加者を人の手で管理する場合、情報の二重登録や登録忘れといったミスが発生することがあります。キャンセルや当日申込も含めるとミスも多発しやすくなりますが、MAツールの機能を使えばこうしたミスの発生を防げるのも利点です。
各種メールの自動配信
これまでに保存されている見込み顧客へセミナー告知をする集客メールから、フォームでの申込者には申し込み完了のメール、セミナー前のリマインドメール、参加者へはお礼のメールまですべて自動的に配信することが可能です。
申し込み完了メールを受講票として持参してもらうことで、セミナー受付時もスムーズに対応することが可能になります。
開催後のフォローアップ機能
セミナーの終了後に、参加者や参加企業に対してお礼のメールを送ったり、アンケートの集計や次回イベントの案内といったフォローアップも自動で行えたりします。
また参加者だけでなく、前回のイベントには参加したものの今回のイベントに参加しなかった人や企業に対してもセミナーの内容を伝えるメールを送るといったフォローアップもでき、広い範囲で働きかけることが可能です。
継続的にイベントを行い集客する場合、フォローアップ機能が役立ちます。フォローアップに優れたMAツールを選ぶのがおすすめです。
見込み顧客の行動解析
セミナーを申し込んだ際の見込み顧客の顧客情報を基に、Web上の行動解析を行う機能です。
見込み顧客の興味の範囲や程度を分析でき、今後のマーケティング施策に役立てることで、見込み顧客を顧客に育成することができます。
セミナーマーケティングを効率化できる理由
セミナーマーケティングをMAツールで効率化できる理由として、以下の3つがあります。
セミナー運営の効率化
MAツールの使用により、セミナー開催に向けた煩雑な手続きが不要になり、開催に際しての工数とコストが大幅に削減されます。そのためセミナーの開催本数自体を増やすことも可能になります。
セミナー後のフォローの効率化
MAツールは、登録した見込み顧客にメールを一斉配信する機能を備えています。
セミナー後に参加者に速やかにお礼のメールを配信するとともに、欠席者やキャンセルした顧客に対して、セミナーで配布した資料の送付や今後のセミナー開催予定の通知を行うことで、次回以降のセミナーに足を運んでもらい、潜在顧客の取りこぼしを防ぎます。
データ活用で売上アップにつなげる
セミナーをただのイベントで終わらせてはいけません。
セミナーの前後における見込み顧客の活動状況の変化を把握することが重要です。MAツールが持つ、Web行動履歴に基づくスコアリング機能で顧客の興味範囲や関心度を測り、それに合わせたマーケティングや営業のアプローチをすることで、セミナー開催を売上につなげましょう。
セミナー管理機能があるおすすめMAツール
MAツールといってもさまざまで、中にはセミナー管理機能がないものもある一方で、優れたセミナー管理機能を有しているツールもあります。セミナー管理機能を備えているBtoBのMAツールを紹介しますので、MAツール導入の参考にしてください。
List Finder
BtoBに特化したMAツールです。3万円台から始められるリーズナブルな価格設計と、使いやすいシンプルなデザイン性、ヒアリングからはじまる導入フォローの手厚さが魅力です。基本的なMAツールとしての機能の他に、名刺データ化、Salesforceとの連携など、網羅的な機能を有しています。
『List Finder』では、セミナーに関する運営管理が行えるセミナーページの作成機能があります。
セミナーの案内や告知をプログラミング知識がなくても作成できますし、集客メールや申込の自動返信メール、セミナー後にもユーザーのWeb行動履歴を追跡できる機能があり、以降の企業活動に積極的にセミナーデータを活用することも可能です。
Kairos3
初心者でも扱いやすいシンプル設計が魅力です。マニュアルが一切なく、各機能の説明は操作画面のみで完結しています。MAとSFA（営業支援システム）が搭載されていて、営業とマーケティングの連携がとりやすいのも特徴です。基本的な機能のみ搭載されていますが、その分コストが安いのもアドバンテージといえるでしょう。
「集客」「出欠管理」「フォロー」というセミナー運営のプロセスを管理する機能、登録者の一元管理機能など、セミナー開催に必要な機能も揃っています。マウスで簡単操作ができるので、セミナー管理になれていない担当者にもおすすめです。
SHANON MARKETING PLATFORM
シャノンが提供しているMAツールです。基本的なMAツールとしての機能のほかに、シャノンの得意分野であるイベントやセミナーのオフラインイベントの管理機能を搭載しているのが特徴となります。
フォームのテンプレート化によって、予約フォームの作成の手間を削減するとともに、当日受け付けや受講票発行機能などで、開催当日の負担も軽減が可能です。アフターフォローの充実、データを別のイベントに活かすことにも長けています。
MAツールをセミナーメインで活用していくのであれば、とても有用なツールといえるでしょう。最近流行のウェビナーにも、配信からアフターフォローまで対応しています。
MAツールでセミナーの管理運営を効率化する
セミナーの開催は企業にとって負担が大きく、手動作業は登録者の漏れや重複してメールを送ってしまうといったミスが発生しやすいという課題を抱えています。
また、セミナーページの作成も、プログラマーの助けが必要で、その分コストがかかってしまうという問題も見逃せません。
MAツールのセミナー管理機能は、こうした問題を解決するのに役立ちます。MAツールを利用して、効率的な顧客管理や効果の高いコンテンツ制作を行っていきましょう。
