オプトインメールとは?マーケ担当者が押さえておくべき基礎知識

1度に多くのユーザーにメッセージを発信できる電子メールは、マーケティングに欠かせないコミュニケーションツールです。しかし、もしメールの受信を希望しないユーザーにメールを送信してしまった場合、迷惑メールと判断され、逆効果になってしまう可能性もあります。
そこで今回は、メルマガや広告担当者の方が押さえておくべき基礎知識の1つ、オプトインメールについてご紹介します。

オプトインメールとは

オプトインとは、メルマガの登録などでユーザーが自らメールを受信することを承認することや、ユーザーからメールを配信することに対して同意を得ることを指します。

そして、それらのユーザーに送るメールをオプトインメールと言います。

オプトインメールは迷惑メールと何が違う?

迷惑(スパム)メールは不特定多数の受信を希望しないユーザーに対してメールを一方的に送信するメールで、最も多いのが出会い系やアダルト系サイトなどの広告宣伝メールです。

総務省が公表している「電気通信事業者10社の全受信メール数と迷惑メール数の割合」によると、2016年12月における迷惑メール数は64,189万通/日、迷惑メールが全体に占める割合は44.72%に上ります。

一方、オプトインメールは、ユーザーの承諾を得た上でメールを送信するので、見込み顧客との関係構築に役立ちます。

担当者が押さえておくべき基礎知識

【1】メルマガ配信前にきちんと承諾を得る

先に述べたように、オプトインメールは承諾を得られたユーザーに送るメールなので、承諾を得るプロセスを省いてはいけません。

セミナーや展示会等で見込み顧客と名刺交換を行う場合でも、名刺に記載されているメールアドレスにメルマガを配信する予定がある際は、相手の承諾を得るようにしましょう。

もしくは、名刺交換や見込み顧客からの問い合わせをオプトインと同等とみなす場合、配信するメールに、例えば下記のような文言を入れるようにしましょう。

※このメールは、弊社で名刺交換をさせて頂いた方、展示会・イベントにご参加頂いた方、お問い合わせを頂いた方に配信しております。

メルマガの配信を望まないにもかかわらず配信した場合、会社や商品に対するイメージ悪化を招く可能性もあります。BtoBのメルマガでは、購読者との信頼関係の構築が重要なのです。

【2】いつでもメルマガを購読解除できる仕組みを整えておく

1度メルマガの配信を希望したからといって、すべてのユーザーが配信継続を望むとは限りません。

「配信されたメルマガを読んでみて、イメージしていたものと違う」「メルマガを申し込んでから時間がたち、メルマガが不要になった」という方もいるので、そういった場合はいつでもメルマガを解除できる仕組みを整えておくことが重要です。

メールの文末に配信解除の案内(配信を解除できる旨、および配信解除の手続きを行えるリンクの記載)を入れ、配信解除の申し出があったときはすみやかに対応しましょう。

配信解除手続き後も配信準備中のメルマガが配信されてしまう場合は、その旨もメールに記載してください。

【3】特定電子メール法を正しく理解する

メルマガ・広告担当者の方は、「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律(特定電子メール法)」について、正しく理解しておく必要があります。ここまでに述べた、「事前承諾」と「配信解除」についても、特定電子メール法が関係しています。

特定電子メール法は2002年7月1日に施行され、世界に先駆けてオプトアウト(opt-out)規制が先行導入されました。

このオプトアウト規制は、受信者から広告・宣伝メールの受信を希望しない旨の申し出があったときは、メールの配信を停止しなければならないというものです。
2005年の法改正(11月1日施行)では、個人のメールアドレスに限らず、企業のメールアドレス宛てに送信される広告・宣伝メールについても規制の対象とされました。

さらに2008年の法改正(12月1日施行)によって、取引関係にある企業の担当者などを除き、原則としてあらかじめ同意した者に対してのみ広告・宣伝メールを送信できる「オプトイン規制」が導入されます。

広告宣伝メールの送信者は、「受信者から同意を取った旨の記録の保存」「送信者などの氏名または名称、受信を拒否する場合のメールアドレスまたはURLの表示」などの義務が課されることになりました。

広告宣伝メールの送信を検討されている場合は、法律に違反することがないよう、総務省の「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」に目を通しておくことをおすすめします。

おわりに

今回は、メルマガや広告担当者の方が押さえておくべき基礎知識の1つ、オプトインメールについてご紹介しました。

広告や宣伝のためにメールを送信するときには特定電子メール法が関わってくるため、よく理解しておく必要があります。見込み顧客から「迷惑メール」と思われないよう、今回ご紹介したオプトインメールの基礎知識をぜひ活用してみてください。

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