BtoB営業のテレアポで担当者につないでもらえる!アポ取りに成功するコツ

多くの企業が、テレアポでの営業、新規開拓の経験があるのではないでしょうか。テレアポは、BtoBビジネスにおいて、新規見込み顧客を創造する重要なマーケティング施策のひとつとされています。

ただテレアポによる営業は、やりかた次第でその効果に大きな差が出てしまいます。そこで今回は、BtoB営業がテレアポ取りに成功するコツについてご紹介します。

受付の突破方法

実際にテレアポの営業を行うと、1番の難関は受付の突破であることがすぐにわかるでしょう。電話をかけてもセールスの電話だと察知されると、「担当者は席を外しております」などと、つれない態度で門前払いをされることも多いですね。

最難関である受付を突破し、キーマンである担当者や決裁者に電話をつないでもらうには、どうしたらよいのでしょう。

受付突破のコツは大きく2つあります。共に、受付の性質を上手に利用することがポイントです。

まず、受付に「○○の件でお電話しましたことを、担当者様にお伝えください。」と依頼する言い方で話をしたらどうでしょう。受付は、担当者に伝言せざるをえなくなりますね。テレアポは、決して一度の電話でセールスを成功させる手法ではありません。

まず、伝言という形でワンクッション置き、それから2回目の電話で「伝言のお返事を聞かせてほしい」と話してみましょう。テレアポを、セールスの電話というイメージから取引先としてのやりとりというイメージに変えることができますね。

次に、総合窓口である受付の立ち位置から考えると、違うアプローチも有効であることがわかります。それは、受付とは、その多くが専門知識を持つ担当者ではないということです。

セールスしたい商品やサービスに関する専門的な質問をしてみてください。おそらく、受付はその質問に的確な答えを持ち合わせていないでしょう。すると、「担当者に替わります。少々お待ちください。」という流れになる可能性が高まります。

「ご担当者様はいらっしゃいますか?」と直球で勝負をするのでは、なかなかテレアポ営業の成果は生まれません。受付の性質を賢く利用して、キーマンに近づけるテレアポのコツを使ってみましょう。そして、つないでもらえる確率をアップさせていきましょう。

担当者につながりやすい時間

受付を突破しようとしても、そもそも取引におけるキーマンが出られる状況になければ意味がありませんよね。キーマンが在籍しているタイミングで電話をすれば、電話を取り次いでもらえる可能性は高まります。

でも、初めて電話をする企業の場合、タイミングはわかりません。そこでまず、一般的に電話がつながりやすい時間帯にテレアポを実施するように心がけてみましょう。

大手の企業では、午前中は会議や朝の業務で慌ただしい可能性が高いので、お昼前後から午後にかけて電話することをおすすめします。

中小企業の場合はどうでしょうか。決済権を持つ社長や担当者が1人で多くの仕事を抱えることが多いので、日中の外出率が高いという特徴があります。昼過ぎ、もしくは夕方から夜にかけての在席時間を狙いましょう。

どのような場合でも、担当者が不在の場合は、担当部署や担当者の名前、いつ頃電話をかけると話ができるかといった情報収集も必要です。
電話をかけてよい時間を確認できたら、その時間帯には忘れずに電話をかけるようにして、コンタクトのチャンスを逃さないようにしましょう。

成功しやすい台本例

BtoBにおけるテレアポのコツに、台本の用意があります。アポイントの獲得に導けるよう、事前にどんな流れで話をするのか、相手の返答を想定しながら用意しておくのです。台本があれば、電話をかけた際に慌てることもなく、丁寧で冷静な会話ができます。

台本は、第一声のアプローチ、伝えたい中身、クロージングの3部構成で作成しましょう。

アプローチは受付突破の意味合いが大きいので、とても大切です。簡潔かつ、その後の流れに続くような運びがポイントです。「御社のご担当者様にお伝えください」のほか、「○○のご提案でお電話しておりますが、御社のご担当はどちらになるでしょうか?」「御社へはどのようにご提案させていただけばよいでしょうか?」など、返事や伝言などのアクションを呼び起こすものが効果的です。

実際の伝えたい中身までに話が及んだ場合は、商品やサービスのメリットを中心に説明しましょう。相手がわかりやすいように、興味を持ってもらえるように、簡潔明瞭に話せるよう、準備しておきましょう。

クロージングは、アポイントにつなげる重要な役目を持っています。
「一度、ご説明に伺わせていただけますでしょうか」とアポイントの獲得までできれば上出来ですが、そうでなかった場合でも、「いつお電話を差し上げてよろしいでしょうか?」「次回はどなたにお電話をすればよろしいでしょうか?」など、先方の担当部署や担当者名、次回電話をかけていい時間帯などをしっかりと聞き出しましょう。

おわりに

今回は、BtoB営業がアポ取りに成功するコツについてご紹介しました。テレアポリストや台本作りなどの準備をしっかり整えて、誠意を持って電話をかけることも、大事なテレアポのコツです。

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