アポイントメールとは、メールを活用したアポイント獲得方法です。この記事では、効果的にアポイントを獲得するためのポイントと、そのまま活用できるアポ獲得メールのテンプレートも合わせてご紹介します。
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Contents
アポイントメールの必要性
アポイントメールとは、商談や面会などといった顧客と会う約束を取り付けるメールのことです。アポ取りの手法としては、メールだけでなく、電話によるテレアポもありますが、昨今リモートワークの普及により電話でのアポ取りが難しくなってきています。そのため、メールでのアポ取りの必要性が高まってきているのです。
またアポイントメールには、相手の都合のいい時間に開封してもらえることから負担が少ないことや、履歴が残るため内容の確認が容易であるなどのメリットもあります。
アポイントメールの基本構成
ここからは、アポイントメールの構成を確認していきましょう。アポイントメールの一般的な構成は以下の通りです。
- 宛名
- 挨拶
- 自己紹介
- 本文
- 結び
宛名
まずは、相手の会社名、名前を記載しましょう。部署や役職がわかる場合にはそれらも記載することでより丁寧な印象を与えます。
挨拶・自己紹介
挨拶文では、これまでに取引のある相手と取引のない相手によって異なる挨拶文を入れるようにしましょう。
取引のない相手には「突然のメールでのご連絡大変失礼いたします。貴社のホームページを見てご連絡させていただきました」といったように、メールを送ることになった経緯を伝え、不信感を与えないようにしましょう。
本文
本文にはアポイントメールを送った理由とアポイント内容の詳細、商談の候補日を記載します。ここでは商品やサービスの紹介やセールストークではなく、「なぜメールを送ったのか」「どういう経緯で連絡先を知ったのか」という内容を簡潔に伝えます。
また、日程は相手の都合のいい日を伺うのではなく、こちら側からいくつか候補日を提示し、少ない選択肢の中から選んでもらうことでスムーズな日程の調整を行うことができます。
結びの言葉
最後に、お礼文と署名を記載します。署名欄には返信・問い合わせ先となる電話番号やメールアドレスを忘れずに記載しましょう。また、返信締切日を提示しておくことで迅速に対応してもらえる可能性が高まります。
アポイントメール作成時のポイント
ここからは、件名と本文で意識しておくべきポイントについて、それぞれ確認していきましょう。
件名作成のポイント
メールの内容が伝わる件名にする
届いたメールで一番初めに目にするのが件名です。ここで興味をもってもらうことができなければメールを開封してもらうことができません。
そこで件名には、「誰にとって」「どんなメリットがあるのか」が伝わるように、内容を簡潔かつ具体的に書きましょう。また、長すぎる件名は途中で切れてしまい内容が伝わりにくくなるため、18文字程度にまとめるのが良いでしょう。
- 件名例
-
- 【ご提案】貴社業務の効率化に向けたWebツールのご紹介
- 新サービス〇〇のご案内と面談のお願い
- アポイント候補日ご連絡
- 明日のお打ち合わせについてのご確認
- ご訪問のお礼と今後のご案内
具体的なワードを入れる
件名は具体的なワードや数字を入れることで興味を惹き、目に留まりやすくなります。特に「商品名」「業界名」「数字」「目的語（打ち合わせ、資料送付など）」を含めると、視認性が高まります。
- 件名例
-
- 【調整のお願い】●月●日の打ち合わせについて
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本文作成時のポイント
正しい言葉遣いを心がける
アポイントメールに限らずですが、正しい敬語や丁寧な言葉遣いは相手に好印象を与え、その後のコミュニケーションをスムーズにすることができます。
良好なコミュニケーションを築くことができていれば、今回のメールで商談につながらなかった場合にも、関係性を維持することで次回以降の取引につながることもあります。
相手にとってのメリットを伝える
本文では、相手にとってメリットとなる内容を伝えることで返信の可能性が高まります。わざわざ時間を取って商談をしたいとおもってもらえるように、相手のニーズに沿ってメリットとなる内容を伝えるようにしましょう。
自社の身元や連絡の経緯を明確にする
アポイントメールでは、特に初めて連絡を取る相手に対して、自社の情報や連絡の背景を明確に伝えることが重要です。いきなり提案内容に入ると、相手に不信感や警戒感を与えてしまう可能性があります。
メールの冒頭では、まず自社名・氏名・役職などの自己紹介を簡潔に述べたうえで、なぜそのメールを送ったのかという連絡の経緯を丁寧に説明しましょう。
複数の日程を提示する
あらかじめアポイントの日程を複数日提示することで、日程調整の為のメールのやり取りを最小限にすることができます。メールでのやり取りの回数が少なくなることは、相手への負担を減らすことにもつながるでしょう。
候補日は、3〜5日程度、アポイントメール送信日から一週間程度を目安に提示しましょう。また、日程調整ツールの活用も効果的です。日程調整ツールでは、このようなやり取りを自動化することができます。
返信期限を明示する
アポイントメールにはいつまでに返信が欲しいか明確な返信期限を記載しておきましょう。返信期限を設定することで、自身も相手にとってもスケジュール調整がしやすくなり、スムーズにアポイントを取得することにつながります。
署名に問い合わせ先を必ず記載する
アポイントメールの最後には、署名欄に自社情報と問い合わせ先を必ず明記しましょう。これにより、相手が安心して返信できるだけでなく、万が一メールに返信できない場合でも、電話など他の手段で連絡が取れるようになります。
署名には、以下の情報を基本として記載するとよいでしょう。
- 氏名
- 所属部署・役職
- 会社名
- 電話番号
- メールアドレス
- 会社住所
- 会社のWebサイトURL
署名は一目で連絡先が分かるように整えておくことが大切です。メールの信頼性を高め、相手にとって返信や問い合わせのハードルを下げる役割を果たします。特に初めて連絡を取る相手に対しては、署名の有無が「このメールは信頼できるかどうか」を判断する材料にもなるため、必須項目といえます。
【シーン別】アポイントメールの例文6選
ここからは、実際に活用できるアポイントメールの例文をそれぞれのシーン別に紹介していきます。
1.まだ取引のない新規顧客へのアポイントメール
はじめて連絡を取る相手へのアポイントメールは、いかに不信感を与えず、スムーズに内容を伝えるかが重要です。相手の立場に立った丁寧な表現を用い、連絡の背景や目的をしっかりと伝えることで、メールの開封率や返信率を高めることができます。
- 【件名】弊社サービス〇〇のご案内と面談のお願い
-
株式会社△△△
ご担当者様突然のご連絡で失礼いたします。
私は株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社ホームページを拝見し、ご連絡させていただきました。この度、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
もしよろしければ、当社のサービス〇〇につきまして、ぜひ直接お会いして内容をご説明できればと考えております。誠に勝手ではございますが、訪問可能な候補日程を記載いたしますので、〇月〇日までにご返信いただけると幸いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【日程の候補】
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。━━━━━━━━━━━━
社名
名前
住所
会社
URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
━━━━━━━━━━━━
2.取引のある既存顧客へのアポイントメール
すでに取引のある既存顧客に対してアポイントを打診する場合は、これまでのお礼や関係性への配慮を示しながら、新たな提案や情報提供の意図を丁寧に伝えることがポイントです。
- 【件名】〇〇（課題）に有効な新サービスのご案内
-
株式会社〇〇
営業部部長
〇〇様お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
以前は弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございました。このたび、弊社の新サービス〇〇につきまして、貴社の事業における課題を解決できるのではないかと思い、ご連絡をさせていただきました。
少しでもご興味をお持ちいただけましたら、直接お会いしてご案内させていただきたい所存です。
誠に勝手ではございますが、訪問可能な候補日程を記載いたしますので、ご返信いただけると幸いです。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【日程の候補】
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。━━━━━━━━━━━━
会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
━━━━━━━━━━━━
3.アポ獲得後のお礼メール
アポイントの調整が完了した後は、迅速なお礼メールを送ることで、信頼感を高め、訪問・打ち合わせまでの印象を良好に保つことができます。候補日へのご返信をいただいたことへの感謝を丁寧に伝えつつ、確定した日程や訪問者情報を明記することで、相手側の確認漏れや行き違いも防げます。
- 【件名】ご返信のお礼と〇月〇日のアポイントについてのご連絡
-
株式会社〇〇
営業部部長
〇〇様お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。訪問日程についての返信、誠にありがとうございます。
つきましては、下記日程にて貴社へお伺いさせていただきます。日程：〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
訪問者：営業部〇〇当日はどうぞよろしくお願いいたします。
━━━━━━━━━━━━
会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
━━━━━━━━━━━━
4.アポ前日のリマインドメール
アポイントの前日には、リマインドメールを送ることで、相手に日程や場所を再確認してもらい、予定の抜け漏れや時間変更の行き違いを防ぐことができます。とくにオンライン・訪問いずれの場合も、前日の連絡は信頼感や配慮を伝えるうえでも効果的です。
- 【件名】明日のお打ち合わせについて
-
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様お世話になっております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
先日は打ち合わせ日程の調整にご協力いただき、誠にありがとうございました。
お打ち合わせ前日となりましたので、確認のご連絡をさせていただきます。日時:〇月〇日（〇曜日）〇時～
場所:△△
訪問者:営業部〇〇それでは当日お会いできることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。━━━━━━━━━━━━
会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
━━━━━━━━━━━━
5.日程調整メール
やむを得ない事情でアポイントの日時を変更する必要が生じた場合は、なるべく早めに、丁寧な言葉で日程再調整の依頼を行うことが大切です。相手の予定に配慮しつつ、変更理由を簡潔に伝え、新たな候補日を明記することでスムーズな調整が可能になります。
- 【件名】アポイント日程の調整について
-
株式会社〇〇
営業部部長
〇〇様お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
先日はアポイントの日程を調整いただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、社内の急な予定変更により、すでにご調整いただいた訪問日程を変更させていただきたく、ご連絡いたしました。
以下の日程にて再調整をお願いできますでしょうか。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
【再調整候補日】
・〇月〇日（〇）〇：〇〇～
・〇月〇日（〇）〇：〇〇～
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーご都合のよい日時がございましたらご指定いただけますと幸いです。
こちらの都合でお手数をおかけしてしまい申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。━━━━━━━━━━━━
会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先（電話番号・メールアドレス）
━━━━━━━━━━━━
6.訪問後のお礼メール
商談や訪問後には、できるだけ当日中にお礼メールを送るのがビジネスマナーです。感謝の気持ちを丁寧に伝えることで、良好な関係の維持や今後の商談機会にもつながります。当日の打ち合わせ内容や今後のアクションがある場合は、その旨も添えておくとより丁寧です。
- 【件名】本日の打ち合わせのお礼
-
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
また、貴社の課題やご要望について率直にお話しいただき、心より感謝申し上げます。本日お伺いした内容をもとに、改めてご提案資料を作成し、近日中にご共有させていただきます。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。まずは取り急ぎ、お礼まで申し上げます。
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会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先（電話番号・メールアドレス）
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失敗しないアポイントメールにする3つのコツ
最後にアポイントメールの注意点を確認しておきましょう。
1.メールの送信時間を工夫する
テレアポの場合にも相手にとって電話に出やすい時間帯やタイミングを見極める必要があるように、メールでも開封されやすい時間があります。
たとえば、出社直後の8時〜9時、退勤直前の18時〜19時ごろは開封率が低い傾向にあり、10〜11時台や14〜16時台が比較的高い傾向にあります。相手の忙しい時間帯や締め切り前など、返信の確率が低い時期は避けるようにし、適切なタイミングで送信することが重要です。
2.ターゲットと件名を精査する
どんな相手に、どんな件名で送るかも返信率に直結します。課題を持っていそうな部署・役職を選定し、具体的で関心を引く件名をつけることが効果的です。
また、相手の業界やタイミングに合わせて内容をカスタマイズすることで、メールが「自分ごと」として受け取られやすくなります。
3.返信にはすぐ対応する
アポ取りメールの開封率はあまり高くありません。これまでに取引がなく面識のない相手へのアポイントメールの返信率は1％未満ともいわれます。
だからこそ、返信があった相手へは迅速に対応を行い、訪問日確定や資料送付などといった次のステップへ速やかにつなげましょう。
アポイント業務を効率化するおすすめツール
アポイント取得の成功率を高め、営業担当者の作業負担を軽減するためには、適切なツールの活用が欠かせません。ここでは、アポイントメールと相性の良い2つの代表的なツールについて紹介します。
日程調整ツール
アポイントメールのやり取りで煩雑になりやすいのが日程調整の工程です。「この日はどうですか？」「その日は都合が悪くて」といったラリーを減らすために、日程調整ツールを使うと、相手にスムーズに日程を選んでもらうことが可能になります。
- 主なメリット
-
- 候補日時の自動生成・表示
- カレンダー連携による空き時間の反映
- 相手側の入力ミスや確認漏れの防止
- 双方のスケジュール調整がワンクリックで完了
MAツール
MAツールは、見込み顧客の選別・メール配信・効果測定を自動化・効率化するツールです。アポイント獲得の場面では、「誰に、どのタイミングで、どんなメールを送るか」を可視化・最適化するために非常に有効です。
- 主なメリット
-
- セグメントごとのメールテンプレ自動送信
- 開封率・クリック率・返信率の可視化
- スコアリングによる優先顧客の判別
- フォロー漏れ防止（リマインド設定など）
- 【効果的なアポ獲得をさらに加速させたい方へ】
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まとめ
アポイントメールは、ただ予定を取り付けるためだけの手段ではなく、第一印象を左右し、信頼関係を築くための重要な接点です。件名や本文の書き方、タイミング、ツールの活用方法に気を配ることで、開封率や返信率の向上、そして商談化率の向上につながります。
