アポイントメールとは、メールを活用したアポイント獲得方法です。この記事では、効果的にアポイントを獲得するためのポイントと、そのまま活用できるアポ獲得メールのテンプレートも合わせてご紹介します。
アポイントメールの必要性
アポイントメールとは、商談や面会などといった顧客と会う約束を取り付けるメールのことです。アポ取りの手法としては、メールだけでなく、電話でアポ取りを行うテレアポもありますが、昨今リモートワークの普及により電話でのアポ取りが難しくなってきています。そのため、メールでのアポ取りの必要性が高まってきているのです。
またアポイントメールには、相手の都合のいい時間に開封してもらえることから負担が少ないことや、履歴が残るため内容の確認が容易であるなどのメリットもあります。
アポイントメールの構成
ここからは、アポイントメールの構成を確認していきましょう。アポイントメールの一般的な構成は以下の通りです。
- 宛名
- 挨拶
- 自己紹介
- 本文
- 結び
宛名
まずは、相手の会社名、名前を記載しましょう。部署や役職がわかる場合にはそれらも記載することでより丁寧な印象を与えます。
挨拶・自己紹介
挨拶文では、これまでに取引のある相手と取引のない相手によって異なる挨拶文を入れるようにしましょう。
取引のない相手には「突然のメールでのご連絡大変失礼いたします。貴社のホームページを見てご連絡させていただきました」といったように、メールを送ることになった経緯を伝え、不信感を与えないようにしましょう。
本文
本文にはアポイントメールを送った理由とアポイント内容の詳細、商談の候補日を記載します。ここでは商品やサービスの紹介やセールストークではなく、「なぜメールを送ったのか」「どういう経緯で連絡先を知ったのか」という内容を簡潔に伝えます。
また、日程は相手の都合のいい日を伺うのではなく、こちら側からいくつか候補日を提示し、少ない選択肢の中から選んでもらうことでスムーズな日程の調整を行うことができます。
結びの言葉
最後に、お礼文と署名を記載します。署名欄には返信・問い合わせ先となる電話番号やメールアドレスを忘れずに記載しましょう。
また、返信締切日を提示しておくことで迅速に対応してもらえる可能性が高まります。
アポイントメール作成時のポイント
ここからは、件名と本文で意識しておくべきポイントについて、それぞれ確認していきましょう。
【件名】
簡潔な件名にする
届いたメールで一番初めに目にするのが件名です。ここで興味をもってもらうことができなければメールを開封してもらうことができません。
そこで件名には、相手にメリットを感じてもらえるような内容を簡潔に書きましょう。また、長すぎる件名は途中で切れてしまい内容が伝わりにくくなってしまうので18文字程度にまとめるのが良いでしょう。
具体的なワードを入れる
件名は具体的なワードや数字を入れることで興味を惹き、目に留まりやすくなります。例えば「〇〇の打ち合わせについて」や、「〇〇のご案内」といったように一目で内容がわかる件名が効果的でしょう。
【本文】
正しい言葉遣い
アポイントメールに限らずですが、正しい敬語や丁寧な言葉遣いは相手に好印象を与え、その後のコミュニケーションをスムーズにすることができます。
良好なコミュニケーションを築くことができていれば、今回のメールで商談につながらなかった場合にも、関係性を維持することで次回以降の取引につながることもあります。
メリットを伝える内容
本文では、相手にとってメリットとなる内容を伝えることで返信の可能性が高まります。わざわざ時間を取って商談をしたいとおもってもらえるように、相手のニーズに沿ってメリットとなる内容を伝えるようにしましょう。
複数の日程を提示する
あらかじめアポイントの日程を複数日提示することで、日程調整の為のメールのやり取りを最小限にすることができます。メールでのやり取りの回数が少なくなることは、相手への負担を減らすことにもつながるでしょう。
候補日は、3〜5日程度、アポイントメール送信日から一週間程度を目安に提示しましょう。また、日程調整ツールの活用も効果的です。日程調整ツールでは、このようなやり取りを自動化することができます。
返信期限を設ける
アポイントメールにはいつまでに返信が欲しいか明確な返信期限を記載しておきましょう。返信期限を設定することで、自身も相手にとってもスケジュール調整がしやすくなり、スムーズにアポイントを取得することにつながります。
【シーン別】アポイントメールの例文
ここからは、実際に活用できるアポイントメールの例文をそれぞれのシーン別に紹介していきます。
【取引なし】新規顧客
株式会社△△△
ご担当者様
突然のご連絡で失礼いたします。
私は株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社ホームページを拝見し、ご連絡させていただきました。
この度、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
もしよろしければ、当社のサービス〇〇につきまして、ぜひ直接お会いして内容をご説明できればと考えております。
誠に勝手ではございますが、訪問可能な候補日程を記載いたしますので、〇月〇日までにご返信いただけると幸いです。
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【日程の候補】
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
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上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
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会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
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【取引あり】既存顧客
株式会社〇〇
営業部部長
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
以前は弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございました。
このたび、弊社の新サービス〇〇につきまして、貴社の事業における課題を解決できるのではないかと思い、ご連絡をさせていただきました。
少しでもご興味をお持ちいただけましたら、直接お会いしてご案内させていただきたい所存です。
誠に勝手ではございますが、訪問可能な候補日程を記載いたしますので、ご返信いただけると幸いです。
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【日程の候補】
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
・〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
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会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
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アポ獲得後のお礼メール
株式会社〇〇
営業部部長
〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇でございます。
訪問日程についての返信、誠にありがとうございます。
つきましては、下記日程にて貴社へお伺いさせていただきます。
日程：〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
訪問者：営業部〇〇
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
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日程調整メール
株式会社〇〇
営業部部長
〇〇様
お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇でございます。
先日はアポイントの日程を調整いただき、誠にありがとうございました。
先ほどはお電話で相談いたしました通り、
下記の通り訪問日程を変更させていただきます。
日程：〇月〇日（曜日） 〇：〇〇～〇：〇〇
訪問者：営業部〇〇
こちらの都合で日程変更となってしまい、大変申し訳ございませんでした。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
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前日のリマインドメール
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
お世話になっております、〇〇株式会社営業部の〇〇です。
先日は打ち合わせの日程の調整にご協力いただき、誠にありがとうございました。
お打ち合わせ前日となりましたので、確認のご連絡をさせていただきます。
日時:〇月〇日（〇曜日）〇時～
場所:△△
訪問者:営業部〇〇
それでは当日お会いできることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。
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会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
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訪問後のお礼メール
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
お世話になっております。〇〇株式会社の〇〇でございます。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
また、貴社の課題やサービスに対する要望についてお話しいただき、心より感謝申し上げます。
本日のお打ち合わせ内容と議事録をお送りいたします。ご確認のほどお願いいたします。
また、ご不明な点などございましたら私〇〇までお申し付けください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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会社名
名前
住所
会社URL
問い合わせ先となるアドレスや電話番号
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アポイントメールの注意点
最後にアポイントメールの注意点を確認しておきましょう。
メールの送信時間
テレアポの場合にも相手にとって電話に出やすい時間帯やタイミングを見極める必要があるように、メールでも開封されやすい時間があります。
例えば、出社直後の8時〜9時、退勤前の18時〜19時ごろは開封率が低い傾向にあります。相手の忙しい時間帯や締め切り前など、返信の確率が低い時期は避けるようにし、適切なタイミングで送信することが重要です。
返信は早めに行う
アポ取りメールの開封率はあまり高くありません。これまでに取引がなく面識のない相手へのアポイントメールの返信率は1％未満ともいわれます。
そのため、返信があった相手へは迅速に対応を行い、その後のステップに必ずつなげるようにしましょう。
