商談や展示会などで入手した名刺をどのように管理していますか？各営業がひとまとめにして引き出しにしまっていたり、商談にいたらなかったものは放置されている状況もあるでしょう。
しかし、名刺は今後の仕事につながる可能性のある貴重な情報源です。今は関係のない方でも、いつどのように仕事上での関わりができるかわかりません。普段から名刺の管理や整理をしていない場合、探すだけで手間が掛かってしまい、機会損失につながる可能性があります。
そこで今回は名刺をデータ化するメリットや、名刺管理ツールをビジネスチャンスにつなげる方法についてご紹介します。
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Contents
名刺管理ツールとは
名刺管理ツールは、名刺をデータ化し検索しやすくするものです。PCにインストールして使用する名刺管理ソフトや、クラウド上で管理・共有できるもの、最近ではスマートフォンで操作できる名刺管理アプリも登場しています。
データ化だけならエクセルで一覧表を作るという方法もありますが、企業名や氏名・メールアドレスなどを入力するのは膨大な時間がかかります。また、同時編集ができないため、複数人で利用できない、個人情報が持ち出されるリスクがありました。
そこで、スキャンデータやスマートフォンのカメラで撮影した画像をデータ化できる名刺管理ツールを選べば、業者に依頼するよりも費用がかからずエクセルより手間を削減できます。
名刺をデータ化するメリット
名刺のデータ化のメリットは、4つあります。
- 誰でも検索ができる
- 社内全体で情報共有や連携ができる
- 個人情報漏洩のリスクを軽減できる
- マーケティングオートメーションとの相乗効果が期待できる
それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。
1.誰でも検索ができる
データ化した場合、紙の名刺を探す手間を省くことができ、社名や氏名などによって容易に検索が可能です。例えば、突然の電話を取った社員がデータベースを検索し、相手の立場や既に取引があるかどうかなどの情報を元に取り次げます。
2.社内全体で情報共有や連携ができる
ターゲット企業の担当者が、社内の営業と面識を持っている・3年前に別部署が取引をしたことがあるなど、社内にすでにある人脈がわかれば営業活動を効率化できます。顧客情報を後任者に引き継ぐ場合も、データであれば簡単に受け渡せて便利です。
3.個人情報漏洩のリスクを軽減できる
紙の名刺は個人情報であるため、紛失した場合には報告義務が伴い、罰則対象にもなるので厳重な管理が求められます。しかし、紙の名刺は社員による紛失や盗難のリスクがあります。
それに対し名刺管理ツールを活用すれば、入力が完了したらシュレッダーにかけられる、アクセス制限ができるなどのセキュリティ対策ができるため、情報漏洩リスクを軽減できます。セキュリティ対策が気になるなら、管理ツールはセキュリティマークを取得しているものを選ぶとよいでしょう。
4.マーケティングオートメーションとの相乗効果が期待できる
名刺をデータ化すれば、マーケティングオートメーションツールとの相乗効果も期待できます。
マーケティングオートメーションは、Webマーケティング業務の効率化・自動化を実現するツールです。BtoBはBtoCに比べてオフライン施策が多い傾向にあるものの、メール配信や自社サイト来訪者の解析といったオンライン施策の重要性は今後さらに高まっていきます。
例えば、「名刺交換をしたあと、定期的なメール送信を通じて自社製品のサイトへ誘導し、長時間に渡ってサイト閲覧をしている（＝検討をしている）リードを見つけ出す」といったことが、マーケティングオートメーションのメール送信機能やアクセス解析を使えば可能です。
名刺管理ツールを営業・マーケティングオートメーションに活用する
名刺情報を共有・整理することが容易になるだけでなく、ビジネスチャンスにつなげられるのが、名刺管理ツールの優れたポイントです。名刺のデータ化が見込み顧客（リード）の発掘や既存顧客の売上アップも可能にする場面を紹介していきます。
クロスセルの可能性が上がる
複数の製品・サービスを取り扱う会社であれば、全ての製品の営業担当でターゲットリストが共有できていると、クロスセル（他の商品も購入してもらうこと）の機会を営業間でしっかりと把握することができ、一顧客あたりの売上アップの可能性が高まります。
例えば、A製品の購入額が非常に高い顧客へB製品のアプローチをかけたいという場面では、B製品の営業からアプローチをかけるよりも、A製品の営業からB製品の資料を渡すほうが成果が出るかもしれません。
定期的なアプローチで見込み顧客をの購買意欲を育成する
今すぐ商談する顧客ではなくても、いつニーズが発生するかわかりません。過去に名刺交換をしていたのに、自社製品を検討することなく競合社と商談、契約をしていたということのないように、名刺情報をマーケティング活動に活かしましょう。
名刺交換をしたら、コンスタントにメール配信で情報共有を行い、顧客の見込み度合いを上げるナーチャリング（見込み顧客育成）を通して自社製品をアピールしていきます。名刺管理ツールで設定しているセグメント毎にメールの内容を変えたり、メール配信機能を使用することで、配信の手間もかからず、効率的なマーケティング活動が可能です。
マーケティングオートメーションを使えば見込み顧客リストを最大限活用できる
名刺管理ツールでも顧客リストの管理はできます。しかし、名刺管理ツールには前述したマーケティングオートメーションのように「名刺の情報を生かしてマーケティングを展開する」機能はありません。
企業にとって新規顧客を獲得することは非常に重要であるものの、BtoBでは対象となる顧客が限られていることもあり、過去に接触した見込み顧客に再アプローチし顧客にする取り組みが必須です。そのような場合、マーケティングオートメーションを利用したアクセス解析やアプローチ歴を参照しながらのアプローチが有効です。
save_altマーケティングオートメーションツールと名刺管理ツールはシナジーを生み出す
名刺情報は企業にとって貴重な資産です。名刺をデータ化することで、企業内のさまざまな活動をよりスムーズに進めることができるでしょう。
名刺情報とマーケティングオートメーションをつなげれば、見込み顧客への定期的なアプローチの効率化や購買意欲が高い見込み顧客の抽出など、マーケティング活動を効率化できます。眠っている名刺をデータ管理し、最大限活用していきましょう。
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