名刺管理ツールで名刺をデータ化!そのメリットと活用方法とは

商談や展示会などで入手する名刺、どのように管理していますか?各営業がひとまとめに引き出しにしまっていたり、商談になっていないものは放置されていたりといった状況もあるのではないでしょうか。

しかし名刺は、今後の仕事につながる可能性のある貴重な情報源です。今は関係のない方でも、いつどのように仕事上での関わりができるかわかりません。そんな時、普段から名刺の管理や整理をしていないと、探すだけで手間が掛かってしまい、機会損失にもなりかねません。

そこで今回は、名刺を営業活動に活かすための、データ化のメリットや、名刺管理ツールについて、マーケティングでの活用方法等についてご紹介します。

名刺をデータ化するメリット

データ化の大きなメリットは、検索ができる点です。紙の名刺のままでは対象の名刺を探す手間が発生しますが、データ化してあればソフトの検索機能を使用して、瞬時に目的の名刺を探し当てることができます。

データの保存方法によっては、営業間や社内での共有も可能になります。ターゲット企業の担当者が隣の部署の営業と面識がある等、社内に既にある人脈がわかれば、営業活動を効率化できる場面も多いでしょう。顧客情報を後任者に引き継ぐ場合でも、データであれば簡単に受け渡しすることができるのも便利です。

また、外出時に名刺情報を持ち歩くことができるというメリットもあります。外出先で急に連絡を取る必要ができた方の連絡先を調べるときにも、データ化していればすぐに検索して連絡することができます。これまでに入手した紙の名刺を全部持って外出するのは現実的ではありません。データ化していれば持ち運ぶ必要も紛失の心配もなく、いつでもデータを見ることができます。

可能であれば、併せて名刺毎の過去のコンタクト履歴やそのとき得た情報などを記録しておくと、これまでの経緯を簡単に確認することが可能になります。紙によるファイリングで同じ管理をしようとすると、文書がかさばり置き場所にも困るという事態になるでしょう。名刺をデータ化すれば、省スペースでの管理が実現できます。

このように、名刺のデータ化により、これまで名刺の管理に掛かっていた多くの時間が削減できるようになります。浮いた時間を本来の営業活動などに振り分けることができれば、無駄のないパフォーマンスが実現されるでしょう。

名刺管理ツールについて

名刺管理ツールは、名刺のデータベースを作成できるものです。
個人管理に適している、パソコンにインストールして使用する名刺管理ソフトや、社内での共有がしやすい、クラウド上で名刺管理をするもの、また最近ではスマートフォンで管理できる名刺管理アプリケーションなど、形態は様々です。

エクセルで一覧表を作る方法でもデータ化はできますが、データを入力するだけでも結構な時間が掛かってしまう事が多いです。各種名刺管理ツールは、スキャナーでスキャンした画像やスマートフォンのカメラで撮影した名刺画像等からデータ化してくれるものが多く、データ化の工数が大きく削減できます。中には、名刺をスキャンすると同時に文字情報を自動的に認識してくれるツールもあります

自由なタグ付で管理しやすくできたり、営業活動の履歴を残すことが出来たり、メール配信の機能がついているツール等もあります。

名刺管理を営業・マーケティングに活用する

名刺整理をただのデータベース作成にとどめるのではなく、ビジネスのチャンスにつなげることができるのが、名刺管理ツールの優れたポイントです。
名刺情報を共有、整理することが容易になるだけでなく、名刺情報を活かすことで、見込み顧客(リード)の発掘や既存顧客の売上アップも可能にします。

クロスセルの可能性を上げる

自社のさまざまな製品に関わる顧客の場合、全ての製品の営業担当でターゲットリストが共有できていると、クロスセル(他の商品も購入してもらうこと)の機会を営業間でしっかりと把握することができ、一顧客あたりの売上アップの可能性が高まります。実は他の営業が繋がりのある企業に、ゼロから営業アプローチをしていた…といった無駄な工数が減らせるのです。

定期的なアプローチで見込み顧客を育成する

今すぐ商談する程の顧客ではなくても、いつニーズが発生するかわかりません。過去に名刺交換をしていたのに、知らない間に競合社と商談、契約をしてしまっていた…という事のないよう、名刺情報をマーケティング活動に活かしましょう。

コンスタントにメール配信で情報共有を行い、顧客の見込み度合いを上げるナーチャリング(見込み顧客育成)をすることで、ニーズの発生したタイミングをキャッチできる可能性が高まります。

名刺管理ツールで設定しているセグメント毎にメールの内容を変えたり、名刺管理ツールについているメール配信の機能を使用することで、配信の手間もかからず、効率的なマーケティング活動が可能になるでしょう。

マーケティングツールとの連携でさらに効率化できる

近年、日本でも普及しているマーケティングオートメーションツールとの連携で、マーケティング活動全体の効率化が可能です。獲得した名刺をデータ化し、見込み顧客の育成からアプローチ、最終的な受注までをツールで効率化できます。

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おわりに

名刺情報は貴重な資産です。その情報を効果的に利用できるかどうかは、名刺管理の方法次第とも言えます。名刺管理ソフトなどを使用し名刺をデータ化すれば、整理の手間、連絡先の検索や名刺を探す手間がなくなり時間のロスも減るでしょう。営業・マーケティング活動に活かすことで、資産としての名刺情報を実際の売上に転換していくことに期待が持てます。

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