名刺管理ツールで名刺をデータ化するメリットとマーケティングオートメーションの活用方法とは

マーケティング全般

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名刺管理ツールで名刺をデータ化!そのメリットと活用方法とは

商談や展示会などで入手する名刺、どのように管理していますか?各営業がひとまとめに引き出しにしまっていたり、商談になっていないものは放置されていたりといった状況もあるのではないでしょうか。

しかし名刺は、今後の仕事につながる可能性のある貴重な情報源です。今は関係のない方でも、いつどのように仕事上での関わりができるかわかりません。そんな時、普段から名刺の管理や整理をしていないと、探すだけで手間が掛かってしまい、機会損失にもなりかねません。

そこで今回は、名刺を営業活動に活かすための、データ化のメリットや、名刺管理ツールについて、マーケティングでの活用方法等についてご紹介します。

名刺をデータ化するメリット

名刺のデータ化のメリットは、3つあります。

  1. 検索ができる
  2. 社内全体で情報共有や連携ができる
  3. マーケティングオートメーションとの相乗効果が期待できる

それぞれのメリットについて詳しくみていきましょう。

1.検索ができる

データ化した場合、紙の名刺を探す手間を省き、社名や氏名などによって容易に検索が可能です。

例えば、電話などによる問い合わせがあった場合なども容易にデータを検索し、相手の立場や既に取引があるかどうかなども簡単にわかるようになります。

2.社内全体で情報共有や連携ができる

ターゲット企業の担当者が隣の部署の営業と面識がある等、社内に既にある人脈がわかれば、営業活動を効率化できる場面も多いでしょう。

顧客情報を後任者に引き継ぐ場合でも、データであれば簡単に受け渡しすることができるのも便利です。

3.マーケティングオートメーションとの相乗効果が期待できる

名刺をデータ化することで、マーケティングオートメーションツールとの相乗効果にも期待できます。

マーケティングオートメーションツールは、Webマーケティング業務の効率化・自動化を実現するツールです。BtoBはBtoCに比べてオフライン施策が多い傾向にはありますが、メール配信や自社サイト来訪者の解析といったオンライン施策の重要性は今後更に高まっていきます。

例えば、過去に名刺交換をした見込み顧客へのメールによる定期的な接触を行い、その後のサイトへの来訪の頻度が上がれば、購買意欲が高まっていると判断し営業が優先的にアプローチをかけることが可能です。

紙の名刺のままではツールで分析することはできません。まずはデータ化することから始める必要があるのです。

名刺管理ツールについて

名刺管理ツールは、名刺のデータベースを作成できるものです。PCにインストールして使用する名刺管理ソフトや、クラウド上で管理・共有できるもの、最近ではスマートフォンで管理できる名刺管理アプリケーションなど、形態は様々です。

エクセルで一覧表を作る方法でもデータ化はできますが、データを入力するだけでも膨大な時間がかかってしまいます。多くの名刺管理ツールは、スキャンした画像やスマートフォンのカメラで撮影した画像をデータ化してくれるものが多く、データ化の工数を大きく削減できます。

中には、名刺をスキャンすると同時に文字情報を自動的に認識してくれるツールもあるため、名刺をデータ化する際には、名刺管理ツールを使用しましょう。

名刺管理ツールを営業・マーケティングオートメーションに活用する

名刺整理をただのデータベース作成にとどめるのではなく、ビジネスチャンスにつなげることができるのが、名刺管理ツールの優れたポイントです。

名刺情報を共有、整理することが容易になるだけでなく、名刺情報を活かすことで、見込み顧客(リード)の発掘や既存顧客の売上アップも可能にします。

クロスセルの可能性を上げる

自社のさまざまな製品に関わる顧客の場合、全ての製品の営業担当でターゲットリストが共有できていると、クロスセル(他の商品も購入してもらうこと)の機会を営業間でしっかりと把握することができ、一顧客あたりの売上アップの可能性が高まります。

例えば、自社の他の営業が繋がりのある企業に対して、ゼロから営業アプローチをしていた…といった無駄な工数を減らすことも可能です。

定期的なアプローチで見込み顧客を育成する

今すぐ商談する程の顧客ではなくても、いつニーズが発生するかわかりません。過去に名刺交換をしていたのに、知らない間に競合社と商談、契約をしてしまっていた…という事のないよう、名刺情報をマーケティング活動に活かしましょう。

コンスタントにメール配信で情報共有を行い、顧客の見込み度合いを上げるナーチャリング(見込み顧客育成)をすることで、ニーズの発生したタイミングをキャッチできる可能性が高まります。

名刺管理ツールで設定しているセグメント毎にメールの内容を変えたり、名刺管理ツールについているメール配信の機能を使用することで、配信の手間もかからず、効率的なマーケティング活動が可能になるでしょう。

マーケティングオートメーションでリストを最大限活用できる

名刺管理ツールでも顧客のリストは管理できます。しかし、名刺管理ツールには前述したマーケティングオートメーションのように「名刺の情報を生かしてマーケティングを展開する」機能はありません。

企業にとって新規顧客を獲得することは非常に重要ですが、BtoBでは対象となる顧客が限られていることもあり、過去に接触した見込み顧客に再アプローチして顧客にする取り組みが必須になることも少なくありません。

そのような場合に、データ化したリストに対してマーケティングオートメーションを利用してのアプローチが有効になるのです。

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マーケティングオートメーションツールと名刺管理ツールはシナジーを生み出す

名刺情報は企業にとって貴重な資産です。名刺管理ツールによってデータ化することで、企業内のさまざまな活動をよりスムーズにすることが可能です。

特に、見込み顧客への定期的なアプローチの効率化や購買意欲が高い見込み顧客の抽出など、マーケティングオートメーションツールを併用することでマーケティング活動を効率化できるようになります。

リストを最大限活用するためにも、名刺情報をデータ管理して見込み顧客に適切なマーケティングを行える方法を選択していきましょう。

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