BtoB営業のテレアポでアポ取りに成功するコツ

多くの企業が、テレアポでの営業、新規開拓を実施しています。昔よりも、メールやSNSといった電話以外の連絡手段が盛んに使われるようになっていますが、今でもテレアポは、BtoBビジネスにおいて、新規見込み顧客を創造する重要なマーケティング施策のひとつとされています。

ただテレアポによる営業は、やりかた次第でその効果に大きな差が出てしまいます。なかなかアポイントにつながらず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、BtoB営業の担当者がテレアポに成功するコツについて、テレアポをするにあたっての順序にのっとって、ご紹介します。

リスト作成のコツ

まず用意するべきなのは、「誰に電話をかけるのか」というテレアポリストです。

手当たり次第に電話をかけたとしても、アポイントにはなかなかつながりませんし、アポが取れたとしてもターゲット外の企業では、営業工数の無駄になります。

自社の顧客となり得る、ターゲットとなる企業の業種や規模などを整理し、その情報に合うリストを準備しましょう。

準備の方法としては、インターネットで検索して見つけた企業の情報をリストにしたり、リストの販売企業から条件に合致した企業リストを購入したりといった方法があります。

その他、自社のWebサイトに訪問してきた企業を、IPアドレスを元に見える化し、リストにする方法があります。Webサイトを見ているという事は、何かしらの要件やニーズが見込めるため、アポにつながる可能性が高いと言えるでしょう。

スクリプトのコツ

次に、営業電話をかける際の台本となるトークスクリプトを用意しましょう。

スムーズにアポイントの獲得につなげられるよう、事前にどんな流れで話をするのか、相手の返答を想定しながら用意しておくのです。台本があれば、電話をかけた際に慌てることもなく、丁寧で冷静な会話ができます。

この台本の作り方も、重要なテレアポのコツと言えます。

台本の流れとしては、最初のアプローチ、伝えたい中身、クロージングの3部構成で作成しましょう。

1：最初のアプローチ

まず始めのアプローチは、受付突破の意味合いが大きく、非常に重要です。
簡潔かつ、その後の流れに続くような運びにしましょう。

下記のように、返事や伝言などのアクションを呼び起こすものが効果的です。

「御社のご担当者様にお伝えください」
「○○のご提案でお電話しておりますが、御社のご担当はどちらになるでしょうか？」
「御社へはどのようにご提案させていただけばよいでしょうか？」

2：伝えたい中身

受付突破ができ、実際の伝えたい中身まで話が及んだ場合に、相手がわかりやすく、興味を持ってもらえるようなスクリプトを準備します。

まずは、何の件で電話をしているのかを端的に伝えましょう。相手にも、その件で話を聞くという気持ちの準備をしてもらうことができます。

セールスポイントはあれもこれも話したくなるものですが、だらだらと長く説明しては逆効果です。電話で全てを伝えるのは難しいので、最低限これだけは知って欲しいというポイントを絞り、簡潔明瞭に話せる台本にします。

ポイントを伝える際は、自社目線ではなく、相手に何のメリットがあるのかを明確にします。単なる商品の売り込みにならないよう、「それなら詳しく聞いてみたい」と相手に思ってもらえるような話し方を考えましょう。

3：クロージング

クロージングは、電話の目的であるアポイントにつなげる、重要な役目を持っています。話したいことだけ話して満足せず、確実に次につなげましょう。

日時まで決まったアポイントの獲得までできれば上出来です。
「一度、ご説明に伺わせていただけますでしょうか」と尋ねるのも丁寧ですが、「ご説明に伺いたいので、何日がご都合よろしいですか」と、話の流れ次第では主導的に話を進めても良いでしょう。

アポイントが取れなかった場合でも、例えば下記のように、先方の担当部署や担当者名、次回電話をかけていい時間帯などをしっかりと聞き出せると良いですね。

「いつお電話を差し上げてよろしいでしょうか？」
「次回はどなたにお電話をすればよろしいでしょうか？」

電話をかける時間のコツ

いざテレアポをしようとしても、そもそも取引におけるキーマンが出られる状況になければ意味がありません。キーマンが在席していそうなタイミングで電話をすれば、電話を取り次いでもらえる可能性は高まります。

しかし初めて電話をする企業の場合、いつが良いタイミングなのかわかりません。そこでまずは、一般的に電話がつながりやすい時間帯にテレアポを実施するように心がけてみましょう。

大手の企業では、午前中は会議や朝の業務で慌ただしい可能性が高いので、お昼前後から午後にかけて電話することをおすすめします。

中小企業の場合はどうでしょうか。決済権を持つ社長や担当者が1人で多くの仕事を抱えることが多いので、日中の外出率が高いという特徴があります。昼過ぎ、もしくは夕方から夜にかけての在席時間を狙いましょう。

どのような場合でも、担当者が不在の場合は、担当部署や担当者の名前、いつ頃電話をかけると話ができるかといった情報収集も必要です。
電話をかけてよい時間を確認できたら、その時間帯には忘れずに電話をかけるようにして、コンタクトのチャンスを逃さないようにしましょう。

受付突破のコツ

実際にテレアポの営業を行うと、1番の難関は受付の突破であることがすぐにわかるでしょう。電話をかけてもセールスの電話だと察知されると、「担当者は席を外しております」などと、つれない態度で門前払いをされることも多いですね。

最難関である受付を突破し、キーマンである担当者や決裁者に電話をつないでもらうには、どうしたらよいのでしょう。

ここでは、受付突破のコツをご紹介します。受付の性質を上手に利用することがポイントです。

1：明確にメリットを伝える

「どういったご用件でしょうか？」と受付で尋ねられる場合は多いのではないでしょうか。その返答で、「○○の件で」といった話し方だけではなく、例えば「最大〇％の経費削減になる」というように、その会社に得られるメリットを端的に伝えてみてはどうでしょうか。

受付の方にもわかりやすく伝えることで、この電話は担当者につなぐべき電話だと思ってもらい、担当者につながる可能性を高めましょう。

2：伝言を頼む

1のように、担当者につなぐかつながないか受付で判断できる場合もあれば、「とにかく営業電話は全て断るように」と言われている営業も多いものです。

その場合は、受付に「○○の件でお電話しましたことを、担当者様にお伝えください。」と依頼する言い方で話をしたらどうでしょう。受付は、高い確率で担当者に伝言します。

テレアポは、一度のチャンスしかないわけではありません。

まず、伝言という形でワンクッション置き、それから2回目の電話で「伝言のお返事を聞かせてほしい」と話してみましょう。テレアポを、セールスの電話というイメージから取引先としてのやりとりというイメージに変えることができますね。

3：専門用語を使う

総合窓口である受付の立ち位置から考えると、違うアプローチも有効です。それは、受付とは、その多くが専門知識を持つ担当者ではないということです。

セールスしたい商品やサービスに関する専門的な質問をしてみてください。おそらく、受付はその質問に的確な答えを持ち合わせていない場合が多いでしょう。
すると、「担当者に替わります。少々お待ちください。」という流れになる可能性が高まります。

4：時間をずらす

受付の突破が難しいのであれば、受付がいない時間に電話をかけるのも一つの方法です。

先述したように、中小企業であれば、担当者が在席している可能性の高い夕方から夜にかけて電話をしてみましょう。18時までしか受付がいない会社などは、そのままキーマンまでつながるかもしれません。

「ご担当者様はいらっしゃいますか？」と直球で勝負をするのでは、なかなかテレアポ営業の成果は生まれません。受付の性質を賢く利用して、キーマンに近づけるテレアポのコツを使ってみましょう。そして、つないでもらえる確率をアップさせていきましょう。

アポ成功率アップのコツ

同じリストに同じようにテレアポし続けても、アポイントの獲得率は変わらないでしょう。

テレアポを継続して行う中で大切なのは、ブラッシュアップしていくことです。
テレアポをしていく中で気づいた良かった点、悪かった点を次々と活かして、成功率を上げていきましょう。

例えば、リストの精度を上げてみたり、違った切り口でリスト作成してみたり。スクリプトであれば、メリットの言い方を変えてみたり、受付突破の方法を様々試してみたり。

テレアポをしているメンバーで、ノウハウの共有や、ロールプレイング等を行っても良いですね。

ただ淡々とかけつづけるのではなく、会社全体で向上していけるよう、改善を続けましょう。

アポ取りの成功率は「良質なリスト作成」にかかっている

ここまでBtoB営業でアポを獲得するためのコツを紹介してきました。スクリプト作成や架電時間など、留意すべきポイントはたくさんありますが、この中で一番アポ獲得の成功率に影響するのが「リスト作成」です。

これまでのBtoBの営業スタイルと言えば、業種や企業規模で条件抽出したリストの上から下まで、とにかく電話をかけて商談を打診するというものでした。しかし、このようなリストは「自社製品への実際の興味・関心度合い」に基づいて作成されたものではないため、精度が高いとは言えません。

そこで登場するのが、マーケティングオートメーション(MA)というツールを活用したテレアポリストの作成です。MAツールは、見込み顧客へのメール配信と自社サイトへの来訪者の解析によって、自社製品・サービスへの興味度合いが高い見込み顧客だけを抽出することができます。

実際にMAツールを活用して営業活動を実施している企業の事例集は以下のバナーからダウンロードできます。是非チェックしてみてください。

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おわりに

今回は、BtoB営業がアポ取りに成功するコツについてご紹介しました。

テレアポは、企業と企業がつながる最初のきっかけを作る大切な仕事です。
テレアポリストや台本作りなどのご紹介したコツは大切ですが、テクニックだけでなく、誠意を持って電話をかけることも、大事なテレアポのコツとして、日々のテレアポに臨んでください。