今後のマーケティング活動を決めるうえで、顧客からさまざまな情報を引き出せるように、サービス満足度調査や課題調査などのアンケートの実施・集計・分析を行う場合もあるでしょう。しかし現実には、すべての担当者が回答してくれるわけではありません。忙しい担当者からアンケート回答を得るには、アンケート自体や依頼メールの内容を工夫する必要があります。
そこで今回は、顧客からのアンケート回答率をアップさせるための、依頼メールを書く際のポイントをご紹介します。
- ▼この記事でわかること
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- コピペで使えるアンケート依頼メールの例文5選
- アンケート依頼メールに記載すべき内容
- 回答率を高める7つのポイント
- アンケート依頼メールのNG例と改善ポイント
- マーケティングオートメーションツール
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Contents
アンケート依頼メールを送付する目的
アンケート依頼メールを送付する目的は、顧客から直接フィードバックを得て、今後のマーケティング活動や事業戦略に活かすためです。具体的には、サービスの満足度や顧客が抱える課題、ニーズを明確にすることで、より顧客に寄り添ったサービスや製品の提供が可能になります。
アンケートを通じて得られる情報は、顧客が何を求めているかを深く理解するための貴重なデータとなるでしょう。さらに、アンケートに協力してもらうことで顧客との関係性を深め、企業が顧客の声に真摯に耳を傾ける姿勢を示すことができます。
このように、アンケート依頼メールの送付は、顧客理解を深めるための第一歩となります。
コピーOK！目的別アンケート依頼メール例文5選
アンケートの目的や相手によって、適切な依頼メールの文面は異なります。ここでは、利用シーン別にすぐ使えるテンプレートを5つご紹介します。メール作成時の参考として、ぜひご活用ください。
- 【構成例】アンケート依頼メールの基本フォーマット
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アンケート依頼メールを作成する際に押さえておきたい、基本的な構成要素は以下の通りです。
- 件名
- 宛名・挨拶
- 依頼の目的
- 特典の案内
- アンケート概要
- 回答リンク
- 個人情報の取り扱いについて
- 締めの言葉
- 問い合わせ先
- よく使われるアンケート依頼メールの件名例
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実際にメールを送る際は、件名の工夫が回答率アップに直結します。
また、件名は15〜20文字程度で、相手の興味を引く内容にすると開封率が高まります。特典や所要時間がある場合は明記しましょう。- ご意見をお聞かせください！簡単なアンケートのお願い
- 【ご協力のお願い】サービス向上のためのアンケートのご案内
- 特典あり！アンケートにご協力ください。ご意見をお待ちしています
- 【謝礼あり】サービス改善のためにご意見をお聞かせください
- 1分で完了！あなたのご意見をお聞かせください
- セミナー後アンケートのお願い｜資料特典あり
- 【社内向け】福利厚生に関するアンケートのお願い
- 【学生調査】〇〇大学の研究にご協力ください
1.顧客満足度調査アンケート
既存顧客からの声を集める「顧客満足度調査」は、サービスの改善や継続利用を促すための重要な施策です。ここでは、顧客の負担を最小限にしつつ、協力したくなるような依頼文の例を紹介します。
- タイトル：特典あり！ご利用サービスに関するアンケートご協力のお願い
-
〇〇様
はじめまして。株式会社ABCの田中太郎と申します。
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。このたび、今後のサービス改善に活かすため、〇〇様へご利用に関するアンケートへのご協力をお願いしたくご連絡いたしました。
ご回答いただいた方には、今後の業務に役立つ「業界別マーケティング改善ガイド」をプレゼントいたします。アンケートの所要時間は【2分ほど】です。設問数は8問、選択式が中心です。
ご回答はこちらよりお願いいたします。
https://～.com（アンケートのURLを載せる）なお、ご回答内容および個人情報は弊社プライバシーポリシーに則り、厳重に管理いたします。
プライバシーポリシーはこちらお忙しい中恐れ入りますが、ご協力のほど何卒よろしくお願いいたします。
【お問い合わせ窓口】
○○株式会社
メールアドレス
電話番号
2.商品購入後アンケート
商品を購入してくれた顧客からフィードバックを得ることで、サービスやプロダクトの改善が可能になります。ここでは、購入後すぐのタイミングで送るアンケート依頼メールのテンプレートをご紹介します。
- タイトル：1分で完了！商品ご購入後アンケートのお願い
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〇〇様
はじめまして。株式会社ABCの田中太郎と申します。
このたびは、弊社商品「〇〇」をご購入いただき、誠にありがとうございます。今後の商品開発・改善の参考とさせていただきたく、〇〇様へアンケートのご協力をお願い申し上げます。
ご回答いただいた方には、次回購入時に使える【10%OFFクーポン】をプレゼントいたします。アンケートの所要時間は【1分ほど】、設問数は6問、すべて選択式です。
ご回答はこちらよりお願いいたします。
https://～.comご回答いただいた情報は弊社プライバシーポリシーに基づき、適切に取り扱います。
プライバシーポリシーはこちら何卒よろしくお願いいたします。
【お問い合わせ窓口】
○○株式会社
メールアドレス
電話番号
3.社内向けアンケート
社内制度や職場環境の改善に向けて実施するアンケートでは、匿名性や回答のしやすさに配慮することが重要です。以下は、従業員向けに配信する際の依頼メールの一例です。
- タイトル：社内制度に関するアンケートご協力のお願い（1分で完了）
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〇〇様
お疲れさまです。総務部の田中太郎です。
現在、社内制度改善の一環として、従業員の皆さまからのご意見を集めております。
今後の福利厚生や働きやすい環境づくりの参考とさせていただくため、ぜひご協力をお願いいたします。アンケートの所要時間は【1分程度】、設問数は7問、すべて選択式です。
ご回答はこちらからお願いいたします。
https://～.comご回答は匿名で集計し、個人が特定されることはございません。
プライバシーポリシーはこちらご協力のほど、よろしくお願いいたします。
【お問い合わせ窓口】
○○株式会社
メールアドレス
電話番号
4.学生による課題調査アンケート
大学生が企業にアンケート協力をお願いする際は、礼儀正しさと目的の明確さが求められます。以下は、好印象を与えやすい文面の例です。
- タイトル：ご協力のお願い｜学生による研究調査アンケート（5分以内）
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株式会社〇〇
人事ご担当者様突然のご連絡失礼いたします。〇〇大学経済学部の田中太郎と申します。
現在、「企業の採用活動と学生の意識」に関する卒業研究を進めており、企業の人事担当者様を対象としたアンケートを実施しております。
お忙しいところ恐縮ですが、下記アンケートにご協力いただけますと幸いです。アンケートの所要時間は【3〜5分】程度、設問は選択式中心の10問です。
ご回答はこちらからお願いいたします。
https://～.comご回答は統計的に処理し、個人名や企業名を公開することは一切ございません。
プライバシーポリシーはこちら何卒ご理解とご協力のほどよろしくお願い申し上げます。
【お問い合わせ窓口】
○○株式会社
メールアドレス
電話番号
5.セミナー後アンケート
セミナー参加者から率直なフィードバックをもらうことは、内容の質を高めるうえで不可欠です。以下の文面では、資料提供という特典を用意し、回答意欲を高めています。
- タイトル：特典あり！〇〇セミナーに関するアンケート回答依頼
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△△様
はじめまして。株式会社ABCの田中太郎と申します。
先日は弊社主催の〇〇セミナーへご参加いただき、ありがとうございました。本日は、次回のセミナーをよりよくするため、△△様へアンケートにご協力いただきたく連絡しました。回答いただいた方には、セミナーのテーマ「〇〇」がより分かる資料をお渡しいたします。
アンケートの所要時間は【1分ほど】となっております。設問数は10問、回答は二択式が中心の簡単なものです。
ご回答はこちらよりお願いいたします。
https://～.com（アンケートのURLを載せる）また、いただいた回答や個人情報は、弊社のプライバシーポリシーに従い、厳重に保管いたします。
プライバシーポリシーはこちらお忙しいとは思いますが、お時間あるときにご回答いただけるとありがたいです。よろしくお願いいたします。
アンケートに関するご不明点がございましたら、
以下の連絡先までお気軽にお問い合わせください。【お問い合わせ窓口】
○○株式会社
メールアドレス
電話番号
アンケート依頼のメール文に記載すべき内容
アンケートの依頼を行うメール文を作成するためには、以下のポイントを理解する必要があります。
1.アンケートの目的や利用用途
顧客にアンケートの依頼をする場合、最初に書いておくべき項目はアンケートを実施する目的です。相手にしてみれば、何のためにアンケートに回答するのかが分からなければ、答えようという気持ちすら起きないでしょう。
また、集計した結果をどのように使用するのかを明確に伝えましょう。アンケートの利用目的が、その顧客の利益にも結び付くような内容であれば、より回答率を高められます。
たとえば、過去に利用したサービスに関するアンケートであれば、「サービスの満足度向上のため」といった利用目的が考えられます。「アンケートで答えた内容が反映されたサービスを受けられるかもしれない」と顧客に感じてもらえれば、より実態に近い本音の回答を得ることが可能です。
2.アンケートに回答した場合の特典
アンケートの回答で特典が付いてくるのであれば、欠かさず明記しておきましょう。回答する側の心理として、特典がもらえるメリットは大きいものです。特典に関しての説明は、特に目立つように書いておかないと、見過ごされて回答されない可能性もあります。
save_alt3.アンケートの所要時間や設問数
アンケート依頼メールを開封して読んだ顧客は、すぐに回答する、あとで回答する、回答しないの3パターンの行動をとるでしょう。行動を分けるのはメールの中身です。
アンケートの回答率を上げるためには、依頼メールにアンケート回答に掛かる所要時間を書くことが重要です。メールを読んだ顧客は、「1分程度でできるならすぐにやってしまおう」「5分くらい掛かるのであれば、今日の昼休みに回答しよう」と考えるなど予定を立てやすくなります。「全部で〇問あります」と書いておくのも回答者の目安になるでしょう。
4.アンケートの回答期限
アンケートの回答期限を明記することは、回答率を高めるために欠かせない要素です。期限の記載がないと「あとで答えよう」と思われ、そのまま忘れられてしまう可能性が高まります。また、集計や分析のスケジュールが決まっている場合は、回答を早めに得る必要があります。
そのため、本文の中に「〇月〇日までにご回答ください」など、具体的な期日を明記するようにしましょう。加えて、「〇〇日までにご回答いただけますと幸いです」「ご多忙とは存じますが〇〇日までにご協力をお願い申し上げます」など、柔らかく配慮ある表現を添えると印象も良くなります。
5.アンケートのURL
アンケートに回答してもらうためのURLを明確に記載します。URLは、目立つようにメール本文の中で適切な箇所に配置し、クリックしやすい状態にすることが重要です。
さらに、リンクを押した際にスムーズに回答ページへ遷移できるよう、リンクが正確であることを事前に確認しておきましょう。
6.顧客からの問い合わせ先
アンケートに関する質問やトラブルが発生した場合に備えて、顧客が連絡を取れる窓口を記載します。
問い合わせ先には、担当者名や部署名、メールアドレス、電話番号などを明示します。これにより、顧客が安心して回答できる環境を提供できます。
7.プライバシーポリシー（個人情報の取扱いについて）
顧客が安心して回答できるよう、アンケートを通じて収集した個人情報の取り扱いについて説明します。具体的には、情報の利用目的、第三者への提供の有無、保存期間などを簡潔に記載し、詳細はプライバシーポリシーへのリンクを提供します。
本アンケートで収集させていただく情報は、○○の目的で利用させていただきます。詳細につきましては、弊社のプライバシーポリシーをご確認ください。
プライバシーポリシーはこちら
アンケート依頼メールには、これらの情報を含めることで、顧客に対して信頼性を示し、スムーズにアンケートに回答してもらう環境を整えることができます。
よりアンケート回答率をアップさせる7つのポイント
ここまで解説してきた書き方を意識するとともに、以下のポイントも把握しながら依頼した人に回答してもらえるアンケート依頼メールを作成しましょう。
1.設問は多くしすぎず、簡単に回答できる工夫をする
リサーチ会社マクロミルの調査によると、「負担を感じず丁寧に回答できる質問数」は18.4問です（※）。設問を多くしすぎると、途中で回答を止める可能性があります。
また、記述式が続いたり選択肢が多すぎるのも負担を感じる原因です。同じくマクロミルの調査によると、「回答者が負担を感じる、または正確に回答できない調査の要素」はすべて回答するのに時間がかかる、質問数が多い、選択肢の数が多すぎるといったものが挙げられています（※）。できる限り、設問を少なくし選択肢は少数にしぼるよう工夫をしましょう。
（※）出典：マクロミル「アンケートの適正ボリュームについて」
2.アンケートの文章は短く簡潔にする
最近ではビジネスメールの確認も、通勤時間中など、スマートフォンを利用する場合が多いです。そこで、小さな画面でもストレスなく読み進められる文章量にしましょう。もちろん、パソコンでメールを読む場合でも、冗長な文章よりも、短くて簡潔な文章の方が読みやすいでしょう。
中には、長い文章があるとそれだけで読むのを拒否してしまう方もいます。丁寧な文面にすることは必要ですが、あまり文章が長くならないように配慮することが必要です。
3.メールを送信する時間帯に気を付ける
アンケート依頼のメール文を送る際には、送信する時間帯に気を付ける必要があります。
ターゲットがメールを開く時間はいつでしょうか？BtoBビジネスなら平日の昼間、セミナーに関するアンケートだったらセミナー終了直後が望ましいでしょう。
時間帯を考えずに送信するとアンケートに回答してもらえず、無視されることもあるため、回答率を上げたいのなら送信する時間帯にも気を配りましょう。
4.アンケートの結果を知らせる
アンケートを定期的に行っている場合は、回答した方には統計した結果を知らせるようにしましょう。回答者の多くは「自分の意見が企業に届いているのか」「何かに活かされているのか」といった点に関心を持っています。
アンケート結果を共有することで、「いただいたご意見をきちんと分析し、サービス改善に反映しています」という姿勢を明確に伝えられます。また、「他の人はどのように感じているのか」といった興味にも応えることができ、情報提供としての価値も感じてもらえるでしょう。
5.開封したくなるような件名にする
件名の付け方は開封率に影響します。特典があるときは件名に特典についても書き、アンケートであることも伝わるようなタイトルにしましょう。
相手がスマートフォンから開く可能性を考慮し、あまり長すぎるタイトルは避け、約15〜20文字程度で要旨が分かる件名を付けてみてください。
6.アンケートURLはわかりやすい位置に配置する
アンケート依頼メールの中で最も重要な情報は「アンケートのURL」です。そのURLがメール本文の後半に埋もれていたり、他のリンクや情報と一緒に掲載されていたりすると、受信者にとって何を優先すべきなのかが分かりにくくなり、結果として回答率の低下につながります。
また、ほかのコンテンツを入れると、何を伝えたいのかが明確に伝わりません。回答率を上げるためには、アンケート回答のURLを入れる位置は分かりやすい場所にし、ほかのコンテンツは別のメールで配信しましょう。
7.個人名を宛名、差出人にする
アンケートを実施するとき、その対象者が膨大な数になってしまうケースがあります。しかし、顧客をひとまとめにして「お客様へのお願い」や「お客様各位」などと書いても、回答率は上がりません。
アンケートに回答する立場からすると、「大勢の顧客の一人ではなく、自分に回答してほしい」という気持ちが伝わる方が、協力したいという意欲が出てくるものです。そのため、「株式会社○○ ○○様」と自分の社名や氏名が書いてある依頼メールの方が、まずは読んでみようという気持ちになるでしょう。
さらに、送信者名を個人名にすることで、1対1でアンケートへの回答を依頼している印象を与えられます。
回答してもらうためには、依頼メールを我がことのように捉えつつ、まずは読んでもらうことが大切です。顧客に気分良く協力してもらうためにも、宛名や差出人にも気を使いましょう。なお、多数の方にメールを送る場合は、マーケティングオートメーションのメール送信機能を使えば、簡単に宛名や差出人を個人名に置き換えることができます。
アンケート依頼メールのNG例と改善ポイント
アンケート依頼メールは、ちょっとした文面の違いで回答率に大きな差が出ます。ここでは、よくある失敗例を3つ取り上げ、それぞれの改善ポイントを解説します。
1.メールが長すぎる
依頼メールを丁寧に書こうとするあまり、前置きや背景説明が長くなりすぎてしまうケースがあります。たとえば、「平素よりお世話になっております」から始まり、「サービス向上のために尽力しており…」といった文が何段落にもわたって続いてしまうと、受信者はメールを最後まで読む前に離脱する可能性があります。
改善するには、冒頭に「〇〇に関するアンケートのお願いです」と結論を置き、依頼の目的や概要を端的に説明する構成にすることが大切です。必要な情報を簡潔に整理し、「読まなくても何をしてほしいかがすぐわかる」ことを意識しましょう。
2.アンケートの目的が書かれていない
「なぜアンケートを依頼しているのか」という目的が書かれていないケースです。メール本文で「アンケートにご協力ください」とだけ書かれていても、受信者にとっては「何のために？」「自分に関係あるの？」と疑問に感じるだけで、回答する意義を見出せません。
人は目的や背景が納得できると行動しやすくなるため、アンケートの意図を明確に伝える必要があります。たとえば「今後のサービス改善に活かすため」「セミナーの内容向上に役立てるため」「〇〇に関する利用状況を把握したいため」など、アンケート結果の活用先を具体的に書くことで、協力意欲が高まります。
3.特典の案内がない、もしくは不明確
アンケートに協力してもらうために、資料提供や謝礼などのインセンティブを用意しているにもかかわらず、それをメール内で明記していないケースも少なくありません。あるいは「特典あり」とだけ書かれていて、内容や条件が曖昧なままになっている場合もあります。
受信者は、自分の時間を割いてアンケートに回答するわけですから、その見返りが明確に伝わると協力する理由がはっきりし、心理的な納得感が生まれます。特典の内容・条件・受け取り方法を明快に書くことが重要です。
さらに、特典がある場合はメールの本文だけでなく件名や冒頭に記載して目立たせることで、開封率やクリック率の向上にもつながります。
まとめ：メール文を工夫して、アンケートの回答率を向上させよう
今回は、顧客からのアンケート回答率をアップさせる依頼メールの書き方をご紹介しました。
アンケートの回答率は、ちょっとした工夫で上げることが可能です。多くの回答を集めるためにも、アンケートの依頼メールを書く際には利用目的や回答時間、期限などを明記した上で、簡潔で伝わりやすい依頼文・アンケートを心掛けましょう。
MAツールの「List Finder」に搭載されているメール機能なら、「差し込み機能」で受信者名を本文に入れたり、HTMLを使った文字装飾でURLを目立たせたりといった、アンケート依頼メールにも役に立ちます。アンケート依頼メールの作成は大変ですが、ツールを使って担当者の負担を少なくしていきましょう。
「List Finder」のメール機能詳細はこちらからご確認ください。
