アンケートの依頼メール文で、顧客からの回答率がアップする書き方

マーケティング全般

Share on LinkedIn
Pocket

アンケートの依頼メール文で、顧客からの回答率がアップする書き方

今後のマーケティング活動を決めていくために、顧客からさまざまな情報を引き出せるように、サービス満足度調査や課題調査などのアンケートの実施・集計・分析を行う場合もあるでしょう。
しかし現実には、アンケートに回答してくれる顧客が想定よりも少ないことも多いのではないでしょうか。忙しい中、時間を割いてアンケートに回答してもらうためには、どのようにしたら良いのでしょう。
そこで今回は、顧客からのアンケート回答率をアップさせるための、依頼メールのポイントをご紹介します。

アンケートの目的や利用用途を明記

顧客にアンケートの依頼をする場合、最初に書いておくべきことがアンケートを実施する目的です。相手にしてみれば、何のためにアンケートに回答するのかが分からなければ、答えようという気持ちすら起きないでしょう。

また、集計した結果をどのように使用するのかを明確に伝えましょう。アンケートの利用目的が、その顧客の利益にも結び付くような内容であれば、より回答率を高めることができます。

例えば、利用してもらったサービスに関するアンケートであれば、「サービスの満足度向上のため」といった利用目的が考えられます。「アンケートで答えた内容が反映されたサービスを受けられるかもしれない」と顧客に感じてもらえれば、より実態に近い本音の回答を得ることができます。

アンケートに回答することによる特典を明記

アンケートに回答した企業に特典が付いてくるのであれば、欠かさず明記しておきましょう。
回答する側の心理として、特典がもらえるというメリットは大きいものです。特典に関しての説明は、特に目立つように書いておかないと、見過ごされて回答されない可能性もあります。

回答時間と回答期限を明記

メールを受け取った顧客は、アンケートにすぐ回答するかもしれませんし、後で時間のあるときに回答しようと考えるかもしれません。忙しいときには、後回しにしてそのまま忘れてしまうこともあるでしょう。

アンケートの回答率を上げるためには、依頼メールにアンケート回答に掛かる所要時間を書いておくことが重要です。メールを読んだ顧客は、「5分程度でできるならすぐにやってしまおう」と考えることもありますし、「20分くらい掛かるのであれば、今日の昼休みに回答しよう」と予定を立てやすくなります。

また、アンケートの回答期限を書いておくことも大切です。顧客がアンケートに回答するつもりでいても、うっかり期限を過ぎてしまうと回答できなくなってしまいます。

依頼メールに回答期限が明記されていれば、顧客はその期限までに回答するように計画を立てやすくなります。アンケートを後回しにされて期限が過ぎてしまうことがないように、「○月○日までにご回答ください」とわかりやすく一文加えておきましょう。

文章はなるべく短くする

最近ではビジネスメールの確認も、通勤時間中等、スマートフォンを利用する場合が多いです。スマートフォンで依頼メールを確認されることを考えると、小さな画面でもストレスなく読み進められる文章がおすすめです。

もちろん、パソコンでメールを読む場合でも、冗長な文章よりも、短くて簡潔な文章の方が読みやすいことは言うまでもありません。

中には、長い文章があるとそれだけで読むのを拒否してしまう方もいるでしょう。丁寧な文面にすることは必要ですが、あまり文章が長くならないように配慮しましょう。

個人名を宛名、差出人にする

アンケートを実施するとき、その対象者は膨大な数になるケースが多くなります。しかし、顧客をひとまとめにして「お客様へのお願い」や「お客様各位」などと書いても、回答率は上がりません。

アンケートに回答する立場からすると、大勢の顧客の一人ではなく、自分に回答してほしいという気持ちが伝わってきた方が、協力したいという意欲が出てくるものです。「株式会社○○ ○○様」と社名、担当者名が書いてある依頼メールの方が、まずは読んでみようという気持ちになるでしょう。

さらに、差出人の名前も担当者の個人名にすることで、1対1でアンケートへの回答を依頼している印象を与えることができます。

回答してもらうためには、依頼メールを我が事として捉えてもらい、まずは読んでもらうことが大切です。顧客に気分良く協力してもらうためにも、宛名や差出人にも気を使ってみましょう。

おわりに

今回は、顧客からのアンケート回答率をアップさせるための、依頼メールの書き方をご紹介しました。
アンケートは、一定数の回答を集計・分析して次のアクションの方針を決めるためのものです。回答率が低いと、集計結果の信頼性も低くなりますし、十分な分析ができなくなる場合もあります。
アンケートの回答率は、ちょっとした工夫で上げることができるものです。多くの回答を集めるためにも、アンケートの依頼メールを書く際には利用目的や回答時間、期限などを明記した上で、簡潔で伝わりやすい依頼文・アンケートを心掛けましょう。

Share on LinkedIn
Pocket

ページの先頭に戻る