メルマガの基本知識と効果的な作成方法

メルマガ（メールマガジン）は、顧客や読者に向け、新商品の情報やプロモーション、イベントなどのお知らせを配信し、顧客との関係性構築を図るコミュニケーション手段の一つです。

この記事では、メルマガの基本的な知識から、配信の目的やメリット、作成手順まで詳しく解説していきます。

メルマガとは？

メルマガ（メールマガジン）は、企業情報や業界のトレンドなど、読者にとって役立つコンテンツを一斉配信する手法で、顧客との関係性構築を図るメールマーケティングの手法の1つです。

同じ内容のメールを顧客に一斉配信するため、個々への対応は難しい手法ですが、全体に伝えたい新製品のリリース情報や、自社サイト更新のお知らせなどの配信に向いています。

最近では、チャットツールやSNSの流行により、メルマガは時代遅れの手法だと言われることもありますが、BtoBでは今も主流であり、マーケティング施策の中でも効果的な手段の1つであると言えます。

メルマガの目的

メルマガ配信を行う目的は、大きく3つに分けられます。

目的1.伝達

1回で多くの顧客に配信できるメルマガは、効果的に伝達できる手段として活用されます。
「伝達」を目的としたメルマガは、企業や商品の情報や最新のトピックス、会員登録完了のお知らせなどで、おもに顧客満足度の向上を図ります。
商品紹介だけでなく、天気予報や、コラムなど顧客にとって有益な情報を配信することで、顧客に関心を持ち続けてもらうことができるのです。

目的2.送客

「送客」は、メルマガを通じて関心度合いを高め、自社サイトなどの媒体へ自らアクセスしてもらうことを目的として配信します。
メール本文に製品やサービスのリンクを含めることで読者から直接アクションを起こしてもらい、問い合わせや購入を促します。

目的3.購買

「購買」を目的としたメルマガでは、特別なキャンペーンや割引情報、限定オファーなどをメールに含めることで購買を促します。
メルマガを読んだ読者に購入してもらうことが最終目的となりますが、あくまでも読者にとって有益なコンテンツを配信し続けることで、顧客との関係性が構築された後に、顧客自ら「購入したい」と行動を起こしてもらうことが重要です。

これらの目的を達成するためには、メルマガの内容やレイアウトにも工夫が必要です。例えば、興味をひくタイトル設定やコンテンツ、魅力的なキャンペーンや特典の提供、さらに顧客のニーズに合わせ送信のタイミングや頻度も合わせて最適化していくことが重要となります。

メルマガ配信のメリット

ここでは、メルマガを配信することで得られるメリットについて詳しく解説していきます。

低コストで利用できる

メルマガは、手紙やチラシのように印刷や郵送などの費用が掛からないため、比較的低コストで運用することができます。
また、メール配信システムなどを活用することで、迅速に大量のメールを送信することも可能であり、人的コストの抑制にもつながります。

特定のユーザーに絞ってアプローチできる

メルマガは、これまでに自社の商品やサービスの購入履歴のある顧客や、購入履歴はないがメルマガ登録している顧客、年齢や性別などをもとに分類し、分類された性質や属性ごとにそれぞれ異なる内容のメルマガを配信することができます。

このように顧客の状況に合わせた内容のメルマガを配信することで、より効果的なアプローチを行うことができるのです。

即効性のあるプッシュ型施策

まずプル型の施策とは、自社サイトなどに顧客自らアクセスしてもらうことでアプローチを行う施策です。発信した情報を、顧客自ら見つけてもらう必要があるため、プッシュ型に比べ時間がかかります。
これに対してメルマガは、プッシュ型の施策であり顧客に対して企業側から直接アプローチすることができるため、即効性が見込めることもメリットの1つです。

配信形式

メルマガの配信には2つの配信形式があります。

テキストメール

文字（テキスト）のみで構成されたメールのことを「テキストメール」といいます。写真や画像つきのHTMLメールと比べ容量が軽いため送受信者共に負担がかからず、開封時の表示速度が早いことがメリットの1つです。

しかし、写真や画像を使って視覚的に訴求することができるHTMLメールと比べると、テキストメールは文字だけで情報を伝えなければならないため、わかりづらかったり、うまく伝えられない場合もあるでしょう。そのため、テキストメールでは記号などを使って装飾するなど、視覚的な工夫が必要です。

またメールの開封を測定するには、メール内にタグを埋め込む必要があり、タグを埋め込まないテキストメールでは、メールの開封率を測定することができないことがデメリットと言えます。

HTMLメール

HTMLで本文を記述したメールを、「HTMLメール」と呼びます。HTMLを使うとフォントのサイズや色・太さなどを変えたり、画像・動画を挿入したり、クリッカブルなボタンにできたりと、自由なデザインでメール配信ができます。

またHTMLメールでは効果測定のパラメータを埋め込むことで、誰が開封したか、誰がリンクをクリックしたかなどの情報を測定することができます。これらのデータを参考に分析・改善することにより、次回以降のメルマガを配信するときに訴求力の高いメールを作成・配信できることがメリットです。

配信方法

メルマガにはいくつかの配信方法があります。それぞれのメリットやデメリットについても把握し、自社に合わせた配信方法を選定する必要があります。

メール配信システム

メール配信システムは、メール配信に特化しているツールでありメルマガの作成から配信まで効率的に行うことができます。また、複数の宛先に一斉メールを送信したり、送信したメールの開封率やリンクのクリック率の測定を行うことも可能です。
ほかにもメール配信機能の備わったMAツールなどを活用する方法もあります。

BCC送信

使用しているメールソフトのBCC機能を活用する方法です。複数のアドレスに一斉送信する際、BCCに入れたメールアドレスは他の受信者には表示されません。

普段使用しているメールソフトを使うため、他のシステムを導入する必要がなく手軽な方法である一方、送信者のアドレス登録に時間がかかることや、設定者のミスによる個人情報の漏洩リスクに注意する必要があります。

ExcelとOutlookを使用

ExcelとOutlookを使用した配信は、まず内容をExcelで作成してからOutlookに情報を反映させて配信を行います。この方法も他のシステムの導入の必要がないため、コストはかかりませんが、Excel VBAを使用するためプログラミングの知識が必要であり、難易度の高い方法であるともいえます。

Googleスプレッドシートやドキュメントを使用

Googleが提供するスプレッドシートやドキュメント機能を使って配信する方法です。スプレッドシートで配信リストを作成し、さらにドキュメントで本文を作成したのち配信を行います。どちらも無料で活用できますが、「Google Apps Script」というGoogleのプログラミング言語を使って連携させる必要があり、知識が必要です。また、1日の送信数に制限があることがデメリットともいえるでしょう。

メルマガ作成4つのステップ

ここまで配信形式や、配信方法について解説してきました。ここからは実際のメルマガ作成方法について紹介します。

【ステップ1】目的・ターゲットの設定

はじめにメルマガを配信することで達成したい具体的な目的とターゲットを明確にしておきましょう。目的が定まることで、次のステップであるメール作成をスムーズに進めることができます。ターゲットの属性や興味関心、ニーズなどを把握し、それに合わせた内容を配信することが重要です。

【ステップ2】メールの作成

次に、メール本文を作成していきます。

コンテンツの選定

メルマガに掲載するコンテンツを選定します。最上部にあるコンテンツ以外は閲覧される可能性が低くなるため、1度の配信にコンテンツは1つにするのが良いでしょう。
読者に最後までメールを読んでもらうためにも、読者が興味を持ち、役立つ情報を提供することが求められます。

レイアウトの作成

メルマガの見た目やデザインを考えます。読みやすさや視覚的な魅力を重視し、テキスト、画像、リンクなどを適切に配置しましょう。

送信元・署名の設定

メルマガの差出人名や署名を設定します。差出人が信頼性のある人物や組織であることを示すため、適切な情報を記載しましょう。

【ステップ3】配信

次に、メール配信形式や配信方法を決めます。
実際にメルマガをテスト送信し、表示やリンクなどに問題がないか確認しておくことも大切です。テスト配信の結果、必要に応じて修正や改善を行います。

メルマガは定期的に配信することで、継続的な関係を築き、読者のニーズに応えることができます。また、読者のニーズや行動パターンに合わせて、最適な送信タイミングを設定することも重要です

【ステップ4】効果測定

配信後は、メルマガの成果を定期的に分析し、開封率やクリック率などの指標をチェックします。それに基づいて改善点を見つけ、次回の配信に活かすことが重要です。

メルマガ配信時の注意点

メルマガを配信する際には、注意すべき法律が2つあります。トラブルにつながらないよう事前に必ず確認しておきましょう。

特定電子メール法

特定電子メール法とは、迷惑メールの送信を規制するための法律です。
インターネットの普及に伴い、電子メールによる一方的な広告宣伝を送りつける迷惑メールが社会問題となりました。そこで、電子メールの利用について良好な環境の整備を図るため、特定電子メール法が施行されました。

メールの一斉配信を行うメルマガ配信は、この特定電子メール法の対象となります。そこで配信の際には以下の3つを徹底しましょう。

個人情報保護法

個人情報保護法とは、個人情報の適正な取扱いに関し、事業者が守るべき義務などを定める法律で、全ての事業者が対象となります。

この法律において個人情報とは、「生存する個人に関する情報であって当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの」とされており、メルマガ配信に使用する、氏名とメールアドレスが個人情報に当たり、個人情報保護法が適用されます。そのため、セキュリティ対策には万全の注意を払う必要があります。

おわりに

時代遅れの施策と言われることもあるメルマガ配信ですが、BtoBではまだまだメリットの多いマーケティング手法であると言えます。

効果的なメルマガ配信にするためにも、目的や読者の特性に合わせ、適宜内容をブラッシュアップさせ配信を行いましょう。