ちゃんとできてる?受注につながる営業のお礼メールとクロージング

マーケティング全般

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営業担当の方は、日々目標達成のためにアポ取りや商談を行っていることでしょう。準備や商談はうまくできるのに、なかなかその先の成約に繋がらないというお悩みはありませんか?今回は、営業活動をしっかりと受注につなげるための「お礼メール」と「クロージング」についてご紹介します。

営業後のお礼メールはなぜ必要なのか?

「お礼メールは重要」と先輩や上司から言われている方も多いでしょう。しかし、日々の営業活動で忙しく「ま、送らなくてもいいか」と考えてはいませんか?お礼メールは、営業活動を受注につなげるための第一歩です。まずは、なぜお礼メールが重要なのか、その理由をご紹介します。

お客様へ感謝を伝え信頼関係を構築

今後、会社同士の関係性を構築していくためには、信頼関係が需要になります。営業の対応は、そのままその会社の印象につながるので、お礼メールは信頼関係構築の第一歩と言えるでしょう。営業訪問の後には、時間を割いてもらったことに対しての感謝の気持ちを伝えましょう。

お互いの認識に相違がないかの確認

商談の場で、お客様から宿題をいただいたり、次回の約束をしたりすることも少なくありません。話した内容をお礼メールに記載をしておけば、お互いの認識に相違がないかの確認ができます。また、いただいた宿題などのタスクも記載しておくことで、対応の抜け漏れを極力なくすことに繋がります。

お礼メールを送る際のポイントと注意点

では実際にお礼メールを送る際は、どんなタイミングで、どんな内容のメールを送れば良いのでしょうか。ここからは、お礼メールを送る際に覚えておきたいポイントと、気を付ける点について、お礼メールの例文をご紹介します。

基本的には当日中に送る

お礼メールは、基本的に営業訪問した日のうちに送りましょう。もし当日中が難しくても、翌日の早い段階で送りたいところです。

何に関しても、“お礼”を伝えるのは早い方が良いですよね。お礼メールなのに遅くなってしまっては、「何故いまさら」と逆に悪い印象を与えてしまう可能性もあります。早めのお礼メールで、今後お客様となり得る方に好印象を持ってもらいましょう。

一日に何件も営業訪問が入っていて、とても1件1件お礼メールを送る時間がない場合は、お礼メールのテンプレとして使えるような定型文を用意しておくと良いですね。

お礼メールだとわかりやすい件名と内容に

仕事をしていると、毎日たくさんのメールを受け取りますよね。相手に届いたたくさんのメールの中にあっても、伝えたい内容がしっかりと相手に伝わるように、メールは簡潔にわかりやすく書きましょう。これはお礼メールに限ったことではありませんが、特に、お礼だから、営業中のお客様だからと、丁寧すぎる文章にすると、かえって読みづらいメールになってしまうので注意が必要です。

例えば、下記のポイントに気を付けましょう。
 ・お礼の旨を件名の前半に入れる
 ・一文を長くしすぎない(50文字以内が目安)
 ・無理して漢字を使いすぎない
 ・文章は5行を目安にブロック分けする

感謝の気持ちと、宿題などの伝えたいこと、確認したいことが一読して伝わる内容になっているか、送る前に一度確認することをお勧めします。

お礼メールの文例

本日のお礼(株式会社○○ ○○)

株式会社○○
○○様

お世話になっております。株式会社○○の○○です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、
誠にありがとうございました。

ご提案いたしました、弊社の〇〇について、
ご検討の程、よろしくお願い致します。

ご不明点等ございましたら、
どうぞお気軽にご連絡ください。
今後とも、何卒宜しくお願い申し上げます。

ご面談のお礼(株式会社○○ ○○)

株式会社○○
○○様

本日○○をご紹介いたしました、
株式会社○○の○○です。

ご多忙にもかかわらず、面談の機会をいただき、
誠にありがとうございました。

面談の際にいただきました宿題について、
下記の通りご報告いたします。

 ・○○○○○○○○○○
 ・○○○○○○○○○○

次回は、○○について詳しくご紹介させていただきたく、
それ以外にも気になる点等ございましたら、
お気軽にお申し付けください。

それでは、次回〇月〇日〇時より、
どうぞ、よろしくお願い申し上げます。

クロージングはタイミングが重要

つづいてクロージングについてですが、まずクロージングとは、営業担当がお客様に働きかけ、成約に結び付ける活動を指します。それまでの活動が実を結ぶかどうかが決まる、営業の肝といっても過言ではないでしょう。

しかし、いざクロージングの電話やメールを送っても、「まだ検討している途中」、「連絡が多すぎる」などと言われてしまうケースも少なくありません。成約につなげるクロージングは、そのタイミングを見極めることが重要なのです。では、どのようにタイミングを見極めるべきでしょうか。

お客様から質問の連絡があった時

お客様から質問の連絡があったということは、成約を想定して、具体的な検討が進んでいる証拠と言えるでしょう。単に質問に回答するだけでなく、検討の状況を必ず確認しましょう。「現在はどういう検討状況なのか」「いつ頃判断ができそうなのか」等を確認し、もし判断してもらえるタイミングが長引きそうであれば、次回の連絡タイミングを約束しておくことが大切です。

お客様がWebサイトを閲覧しに来た時

もちろん、検討が進んでいるすべてのお客様が連絡をしてくれるわけではありません。インターネットの台頭により、BtoBでも、お客様が製品やサービスを検討する際は、サービスサイトや企業サイトを閲覧するというデータがあります。

最近では、商談した相手が自社のWebサイトを閲覧すると、その行動が可視化できるツールが数多く存在します。商談後にお客様がWebサイトを閲覧しに来たタイミングをしっかりと掴むことで、クロージングのタイミングを逃さず連絡することが可能になります。

また、お客様がWebサイトのどのページを閲覧しているかで、興味のある製品やサービス、懸念点等を推し量ることができるので、クロージングの際のトークを工夫することもできます。

テストクロージングの活用

先にご紹介した方法でタイミングを掴んだと思っても、いま一つお客様の意思が汲めない場合や、なかなか成約に踏み切ってもらえない場合に活用できる営業方法として、テストクロージングがあります。

方法としては、お客様に、検討から成約に少し詰めた話や質問をして、お客様の反応を見ます。例えば、「ご成約の場合、納期は〇〇頃になります。」といった成約を前提にした話をしたり、「A~Cのプランをお選びになりますか?」といった具体的な成約内容の話をしたりしてみます。

「まだ検討中だから」などと、話がほとんど進まないお客様は、おそらくまだ確度が低いため、クロージングには早い、もしくは見込みは極めて低いでしょう。確度が高めのお客様は、こういった成約に向けての話をする中で、成約後のイメージができていき、意思を固めやすくなります。

成約に向けて、お客様の検討度合いを確認する、また確度の高いお客様の背中を、成約に向けて押してあげる効果があるのです。

さいごに

今回は、成約につなげるためのお礼メールとクロージングについてご紹介しました。膨大な量のリストの中から、やっとの思いでアポイントを獲得できて、商談にこぎつけられたというお客様もいるでしょう。ぜひこの記事を参考にしていただき、そんな営業活動を実りのあるものにしていきましょう。

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