展示会マーケティングを効果的にする、お礼メールの書き方と例文

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展示会マーケティングを効果的にする、お礼メールの書き方と例文

多くの企業が集まる展示会は、自社の商品やサービスを周知する貴重な場です。自社ブースに訪れた来場者は、将来の顧客となる大きな可能性を秘めています。

そのため、お礼メールを通じていかに自然に来場者と接点を持ち、フォローできるかが重要視されています。見込み顧客へ変化させられるか否かは、お礼メールから始まるフォローに大きく左右されると言っても過言ではないでしょう。

今回は展示会マーケティングをより効果的なものにできる、お礼メールのメリットや書き方についてご紹介します。

展示会後にお礼メールを送信するメリット

展示会には多くの来場者が訪れ、多くの名刺交換が行われるため、リードを大量に獲得する好機と言えます。

展示会出展の最終的な目的は顧客獲得です。そのため、展示ブースで名刺交換した相手を、見込み顧客として育てる、リードナーチャリングが必要であり、展示会後のファーストステップとしてのお礼メールはとても重要です。

ここでは、お礼メールのメリットを2つご紹介します。

1:自社や自社商品を印象付ける

お礼メールの送信をすることで見込み顧客へのリマインド効果が見込めます。
展示会来場者は限られた時間の中で数多くのブースをまわるので、自社のことを覚えている可能性は低く、名刺交換をした事実ですら忘れられていることも多くあります。

そこで、お礼メールをきっかけに、自社商品を「まずは思い出してもらえる」ことが期待できます。

お礼メールである以上、過剰なアピールなどは控えるべきですが、展示ブースの内容などブース内での体験談に触れて、自社の展示会のブースを思い出してもらい、自社・自社商品を印象付けるようにしましょう。

2:サイトの訪問やお問い合わせなど、次のステップにつながる

お礼メールによる展示ブースや商品の紹介を通じて、改めて自社商品・サービスに興味や関心を持ってもらえた場合、Webサイトの訪問やお問い合わせをしてもらえる等、見込み顧客として次のステップにつなげることができます。

しかし、顧客獲得のためにお礼メール内で過剰なアピールをしてしまうと、逆効果になりかねないため注意しましょう。

展示会出展時に、ブースで案内していたキャンペーンなどがあれば、再度そのキャンペーンの案内をメール内で訴求すると、スムーズにアピール出来るでしょう。

展示会お礼メールの3Step

Step1:リードをセグメントする

自社に導入するべき製品を探しに来た人、単に情報収集が目的の人、会社からの指示で来た人など、展示会来場者の目的は様々です。自社ブースで名刺交換したそれぞれのリードも同様で、見込み顧客になり得る可能性に大きな開きがあると言えます。

例えばブースで自社製品にとても興味を持ってくれたリードと、ノベルティのためだけに名刺交換したリードに、同じような内容、タイミングでお礼メールを送っても、あまりメリットはありません。

名刺交換したリードに一斉に同じメールを送るのではなく、見込み顧客になりそうな確度によってリードをセグメントし、セグメント毎にお礼メールを送り分けましょう。

展示会後のリードのセグメントやフォローについて、下記の記事も是非参考にご覧ください。
「展示会後のアフターフォローで受注へ!獲得名刺の効果的な活用方法」

Step2:メールを配信する

インターネット上にある「展示会お礼メールテンプレート」などをそのまま使った、他社と同じ形式で差別化が出来ないメールなどは極力控え、印象良く相手企業へ来場の感謝を伝えましょう。
そのために押さえるべきポイントをご紹介します。

展示会お礼メールを作る際のポイント

展示会お礼メールを作る際のポイント

【1】文章はなるべく簡潔に収める

展示会のお礼メールの場合は、必要以上に文章を長くする必要はありません。文章量の目安としては1回スクロールするだけで全体が見渡せる程度の量が良いとされています。

【2】展示商品の詳細URLを記載する

多くの来場者は、ブースで受け取ったチラシは他社のチラシとまとめてバッグや手持ちの袋に詰め込み、よほど興味があった商品以外はチラシを見返すことはあまりありません。

興味のあるリードにはより詳しく知ってもらうため、展示していた商品のURLをメール内に記載しておくと親切です。

マーケティングオートメーションを使っている場合は特に、Webページを訪問してもらうことが重要です。メール内のURLをクリックしてWebページを訪問してもらうことで、ブラウザのCookieと見込み顧客の情報を紐づけることができ、その後のフォローを見込み顧客毎にカスタマイズする、Webページに訪問したリードだけをアプローチ対象にする等の対応が可能になります。

Webサイト上の商品詳細ページをお送りすることは、お礼メールの必須条件と言っても過言ではありません。

【3】展示ブースの内容や案内を盛り込む

メールに実際の展示ブースの内容や案内を盛り込んでおくと、来場者も思い出しやすく、また自社をより強く印象付けることができます。お礼がメインとはいえ、自社を認識してもらうために有効な情報です。

HTMLメールでの配信をする場合には、ブースの写真や訴求したメインの商品の写真画像を載せると更に思い出していただきやすいでしょう。

【4】配信停止用リンクを設定する

今後のメール配信停止用のリンクの設定は忘れずに行いましょう。今後の案内が不要な方にメールを送り続けるリスクを軽減でき、自社へのマイナスイメージを未然に防ぐことにつながります。

確度が高いリードに送る際のポイントと例文

すぐに商談に繋がりそうなリードに対しては、一斉配信とわかるような定型的なお礼メールではなく、できる限りリードごとに個別に送るようにしましょう。

自社製品の強みや、ブースで特に興味を持ってもらえたポイント等をメール内容に盛り込み、提案した営業から直接送ることで、展示会での記憶が薄れないうちに、次の具体的な商談や提案につなげましょう。

そのためには、展示会来場の当日中にお礼メールを送るようにしましょう。展示会からの帰社中や、会社に戻ってからのタイミングでメールを開いてもらえるといいですね。

上記で紹介したポイントをふまえ、実際にお礼メールの例文をご紹介します。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【差出人】:●●太郎<abcdefg@example.jp>
【件名】:▲▲様【×××展示会】ご来場のお礼
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社
▲▲様

平素より大変お世話になっております。先日はお忙しい中、【×××展示会】にて
当社のブースへとお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

【株式会社○△商事】展示ブースにてご案内させていただきました【●●太郎】と申します。

■■が特徴の「(自社商品・サービス名)」は、▲▲様にとって
有益な情報となりましたでしょうか?

<弊社ブース展示商品一覧>
【1】(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)
【2】(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)

貴社と同業種の企業様での活用事例など、▲▲様のご参考になる情報をお持ちし、
改めて提案の機会をいただけますと幸いです。

どうぞ今後ともよろしくお願い致します。
————————————————————————-
株式会社 ○△商事 △□総務部
●● 太郎
〒000-0000 東京都○○区△△1-2-3 □□ビル 7F
TEL:111-1111-1111(直通)  222-2222-2222 (代表)
MAIL:abcdefg@example.jp
————————————————————————-
今後配信を希望されない場合は、以下URLより配信停止をお申し付けください。
【配信停止用URL】http://aaaa.bbbb.jp/

確度が低いリードに送る際のポイントと例文

情報収集目的など、まだ具体的な検討には至らないリードに対して、自社製品の宣伝をしても逆効果です。そういったリードは、お礼メールはあくまでもお礼にとどめ、その後の関係構築に繋げましょう。

製品自体に興味はなくても、その他の視点からリードに関係性の高い内容にし、興味喚起を促します。セミナーやホワイトペーパー案内を盛り込んでも効果的です。

送るタイミングとしては、当日は展示会でたくさんの情報を吸収している状態なので、情報がパンクしないよう、翌日から翌々日の間をおすすめします。

今は製品に興味がなくても、実際に検討するタイミングで自社を思い出してもらえる、気軽に相談してもらえる関係づくりを、お礼メールから始めましょう。

このようなポイントをふまえると、例えば下記のようなお礼メールになります。

――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
【差出人】:●●太郎<abcdefg@example.jp>
【件名】:【×××展示会ご来場のお礼】業務効率化の3つのポイントとは?
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社
▲▲様

平素より大変お世話になっております。先日はお忙しい中、【×××展示会】にて
当社のブースへとお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

<弊社ブース展示商品>
(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)

弊社商品の資料請求やデモのご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。

また、業務効率化のお役に立つ3つのポイントを資料にまとめました。
貴社のお役に立つと幸いです。
(資料ダウンロードのURL)

今後も、最新の情報をご紹介していきたいと考えております。
どうぞよろしくお願い致します。
————————————————————————-
株式会社 ○△商事 △□総務部
●● 太郎
〒000-0000 東京都○○区△△1-2-3 □□ビル 7F
TEL:111-1111-1111(直通)  222-2222-2222 (代表)
MAIL:abcdefg@example.jp
————————————————————————-
本メールは【×××展示会】でアンケートにお答えいただいた方や、
名刺を交換させていただいた方を対象にお送りしております。
今後配信を希望されない場合は、以下URLより配信停止をお申し付けください。
【配信停止用URL】http://aaaa.bbbb.jp/

Step3:展示会お礼メール後のフォロー

お礼メールを送って終わりでは、せっかく展示会で獲得したリード情報も十分に活かすことができません。

営業からのフォロー

お礼メール後は、商談になりそうな確度の高い見込み顧客には、営業が直接電話でフォローし、確実に次の営業ステップへと進めましょう。

その際に役立たせたいのが、お礼メールに対してのリードの反応です。送ったメールを開封してくれたかどうか、Webサイトを訪問しているか、訪問しているようであれば、どのページをどのくらい閲覧しているのか、リードの閲覧状況から、課題や興味度合いを測り、それぞれのリードに合わせた次のフォローを行いましょう。

継続的なメール配信と結果分析

営業からのフォローはまだ不要と思われる確度の低いリードには、定期的な情報提供をし、具体的な検討時期に確実に自社を思い出してもらえるよう、関係を作っていきましょう。

お礼メールを送りっぱなしにするのではなく、メールの開封率や本文に記載したURLのクリック率など、リードからどんな反応があったのかを分析しましょう。分析結果を、より興味を持ってくれそうな内容や、より反応の良いメール作りの参考にし、次の情報提供に活かします。

展示会お礼メールへの反応によってリードをセグメントし、それぞれのセグメントに合わせた次の情報提供を行うとより良い結果が期待できるかもしれません。

メールの効果測定、分析について、下記の記事も是非参考にご覧ください。
「メルマガ配信は効果測定が重要!分析の際に確認すべきポイント」

おわりに

展示会マーケティングにおけるお礼メールは扱い方次第で強力なツールとなり、来場者との個別の接触となる最初のステップになります。
お礼メールで相手を不快にさせないよう注意しつつ、自社展示ブース案内や商品・サービスの情報を盛り込み、次のステップへつなげましょう。

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