展示会マーケティングを効果的にする、お礼メールの書き方と例文

多くの企業が集まる展示会は、自社の商品やサービスを周知する貴重な場です。自社ブースに訪れた来場者は、将来の顧客となる大きな可能性を秘めています。

そのため、お礼メールを通じていかに自然に来場者と接点を持ち、フォローできるかが重要視されています。見込み顧客へ変化させられるか否かは、お礼メールに大きく左右されると言っても過言ではないでしょう。

今回は展示会マーケティングをより効果的なものにできる、お礼メールのメリットや書き方についてご紹介します。

展示会後にお礼メールを送信するメリット

展示会には多くの来場者が訪れ、各企業はさまざまな商品・サービスのブランディングに力を注ぎます。多くの名刺交換が行われるため、リードを大量に獲得する好機とも言えるでしょう。

展示会出展の最終的な目的は顧客獲得を目指すことです。そのため、展示ブースで交換した名刺を見込み顧客として育てる(リードナーチャリング)必要があり、展示会後のファーストステップとしてのお礼メールはとても重要です。ここでは、お礼メールのメリットを2つご紹介します。

1:名刺交換した方へ自社や自社商品を印象付ける

展示会場では多くの企業が名刺交換を行い、お礼メールの送信や返信が行われます。お礼メールの送信をすることで見込み顧客へのリマインド効果が見込めます。

展示会来場者は限られた時間の中で数多くのブースをまわるので、自社のことを覚えている可能性は低く、名刺交換をした事実ですら忘れられていることもあります。

そこで、お礼メールを送信することで、自社商品を「まずは思い出してもらう」ことが期待されます。
お礼メールである以上、過剰なアピールなどは控えるべきですが、展示ブースの内容などブース内での体験談に触れて、自社の展示会のブースを思い出してもらい自社・自社商品を印象付けるようにしましょう。

2:サイトの訪問やお問い合わせなど、次のステップにつながる

お礼メールによる展示ブースや商品の紹介を通じて、自社商品・サービスに興味や関心を持ってもらえた場合、見込み顧客として次のステップにつなげることができます。

しかし、顧客獲得のためにお礼メール内で過剰なアピールをしてしまうと、逆効果になりかねないため注意しましょう。

展示会出展時に、ブースでご案内しているキャンペーンなどがあれば、改めてそのキャンペーンのご案内などをメール内で訴求すると無理なくスムースにアピール出来るでしょう。

展示会後にお礼メールを送る際の6つのポイント

お礼メールは展示会に来場してくださった方々への感謝を述べるメールです。そのため、相手先企業への印象が悪くならないよう、内容には細心の注意を払う必要があります。主に注意すべきポイントは以下の6つです。

間違っても、インターネット上にある「展示会お礼メールテンプレート」などを使った、他社と同じ形式で差別化が出来ないメールなどは極力控えましょう。

【1】展示会から日を開けない

来場者の記憶が新しいうちにお礼メールを送りましょう。ただし、当日は展示会でたくさんの情報を吸収している状態なので、情報がパンクしないよう、翌日から翌々日の間に送るのが良いでしょう。

ブースで大分具体的な商談をしている場合など受注見込みが高い場合は、当日お礼メールをお送りすることで、他社よりも早い対応となり好印象を与えられる場合が多いため、営業担当からの個別対応をおすすめします。

【2】お礼の文はなるべく簡潔に収める

展示会のお礼メールの場合は、必要以上に文章を長くする必要はありません。文章量の目安としては1回スクロールするだけで全体が見渡せる程度の量が良いとされています。

【3】内容は、あくまで「ご来場のお礼」をメインにする

お礼メールの内容は、感謝やお礼の気持ちをメインにすることをおすすめします。情報収集が目的で展示会に訪れる来場者も多いため、本格的にリードナーチャリングの対象とするのは、メール内のURLをクリックした方やメールの開封者に絞り、より効果的なフォローを行いましょう。

【4】展示商品の詳細URLを記載する

展示会の内容を思い出してもらうため、展示していた商品のURLをメール内に記載しておくと親切です。

多くのご来場者様は、ブースで受け取ったチラシは他社のチラシとまとめてバッグや手持ちの袋に詰め込み、興味があった商品でもチラシを見返すことはあまりありません。

いつでも見返せるよう、Webサイト上の商品詳細ページをお送りすることはお礼メールの必須条件と言っても過言ではないでしょう。

また、リードナーチャリングを考える場合は、上のようにクリックした方だけをアプローチ対象として限定するための条件にも利用できます。

【5】展示ブースの内容や案内を盛り込む

展示ブースの内容や案内を盛り込んでおくと、自社をより強く印象付けることができます。お礼がメインとはいえ、自社を認識してもらうために不可欠な情報です。

HTMLメールでの配信をする場合には、ブースの写真や訴求したメインの商品の写真画像を載せると更に思い出していただきやすく効果的です。

【6】お礼メールの中には配信停止用リンクを設定する

配信停止用リンクの設定は忘れずに行いましょう。今後の案内が不要な方にメールを送り続けるリスクを軽減できるため、自社へのマイナスイメージを未然に防ぐことにつながります。

お礼メール送信の例文

それでは先ほどご紹介したポイントをふまえ、実際にお礼メールの例文を作成してみましょう。メールの文面に掲載すべき項目は(1)差出人(2)件名(3)お礼本文(4)展示ブース・商品の案内(5)送信者情報(6)配信停止用のURLの6つです。

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【差出人】:●●太郎<abcdefg@example.jp>
【件名】:▲▲様【×××展示会】ご来場のお礼
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
○○株式会社
▲▲様

平素より大変お世話になっております。先日はお忙しい中、【×××展示会】にて
当社のブースへとお立ち寄りいただき、誠にありがとうございました。

【株式会社○△商事】展示ブースの総括を務めました【●●太郎】と申します。

■■が特徴の「(自社商品・サービス名)」は、▲▲様にとって
有益な情報となりましたでしょうか?

説明が至らない点もあったかと思いますが、何卒ご容赦くださいますよう
お願い申し上げます。

<弊社ブース展示商品一覧>
【1】(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)

【2】(自社商品・サービス名)
(商品詳細のURL)

弊社商品の資料請求やデモのご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともよろしくお願い致します。

————————————————————————-
株式会社 ○△商事 △□総務部
●● 太郎
〒000-0000 東京都○○区△△1-2-3 □□ビル 7F
TEL:111-1111-1111(直通)  222-2222-2222 (代表)
MAIL:abcdefg@example.jp
————————————————————————-
本メールは【×××展示会】でアンケートにお答えいただいた方や、
名刺を交換させていただいた方を対象にお送りしております。
今後配信を希望されない場合は、以下URLより配信停止をお申し付けください。
【配信停止用URL】http://aaaa.bbbb.jp/

おわりに

展示会マーケティングにおけるお礼メールは扱い方次第で強力なツールとなり、来場者との個別の接触となる最初のステップになります。お礼の枠を超えることなく、文章は簡潔にまとめましょう。

件名の工夫や送信タイミングなど、展示会マーケティングをより効果的にできる方法は他にも多く存在します。お礼メールで相手を不快にさせないよう注意しつつ、自社展示ブース案内や商品・サービスの情報を盛り込み次のステップへつなげることが、展示会マーケティングの目標の1つになるでしょう。

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