セミナーの案内メールは、セミナーの集客数に大きく影響します。この記事では、セミナー主催者向けにセミナー案内メールの基本的な書き方から、集客数を高めるメール作成のテクニックなど詳しく解説します。
- ▼この記事で分かること
-
- セミナー案内メールの構成
- 集客を高める5つのテクニック
- 効果的な配信方法
- セミナー案内メールテンプレート
- マーケティングオートメーションツール
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Contents
セミナー案内メールの構成
セミナー案内メールの基本的な構成は以下のようになります。詳しく見ていきましょう。
- 件名
- 宛名
- 挨拶文
- 本文（セミナー内容）
- 主催者情報
件名
受信したときに一番初めに目にするのが件名となり、メールの開封率を左右する部分でもあります。メールを開封してもらうためにも工夫が必要となるでしょう。
【〇/〇開催】「セミナータイトル」開催のご案内
宛名
メールの本文では、一番初めに相手の名前や会社名を記載します。部署や役職も記載することで、より丁寧な印象を与えることができるでしょう。
また個人名が記載されていることで自分宛のメールであると感じ、メールを読み進めてもらえる可能性が高まります。
〇〇〇〇株式会社
〇〇部
〇〇〇〇様
挨拶文
セミナー内容を伝える前に、挨拶文を記載しましょう。あまり長くなってしまわないよう差出人の名前と、セミナー開催のお知らせである旨を簡潔に伝えます。
また、過去に取引がない相手へは挨拶文の後、「貴社のホームページを拝見しご連絡いたしました。」のようにメールを送った経緯を説明することで不信感を取り除けるでしょう。
△△様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
弊社では、定期的に無料セミナーを開催しております。
今回のセミナーでは、〇〇〇に悩まれている担当者様向けに、〇〇〇をお伝えいたします。
△△様にお役立ていただけそうな内容でしたので、ご連絡させていただきました。
セミナー内容
ここでは、セミナーの基本情報について記載しましょう。主な基本情報は以下の4つです。受信者が参加すべきセミナーであるか判断することができるよう、しっかりと必要な情報を伝えることが大切です。
- 開催日時
- 会場
- 開催形式
- 登壇者情報
主催者情報
最後に、メールを読んでいただいたお礼と自分の名前や会社名、問い合わせ先となるメールアドレスや電話番号といったセミナー主催者の情報を記載します。
主催元の情報が明確なことで、信頼性を高めることにもつながります。
株式会社〇〇〇〇
メールアドレス
電話番号
URL
集客率を高めるセミナー案内メール作成5つのテクニック
セミナーメールの基本的な構成について理解したところで、ここからは作成時に意識しておきたいポイントについてご紹介していきます。
①ターゲットを絞り込む
自社で保有する全ての顧客リストにメールを配信しても集客率を高めることは難しいでしょう。セミナーに参加してもらうためには、メールの受信者にとって自分がこのセミナーに参加する意味があると感じてもらう必要があります。
そこで、セミナーメールを配信する際には、開催されるセミナーの内容に合わせ、あらかじめターゲットを絞り込んでおく必要があるのです。
②件名を工夫する
メールを開封し、本文を読み進めてもらうためには、件名を見て用件がわかることや、開封したくなる件名が設定されていることが重要です。以下のポイントを意識した件名設定を行ってみましょう。
- 受信者にとって開封するメリットとなるインセンティブの押し出し
- 興味を引くキラーワードを入れる
- 数字を活用し具体性を出す
- 短文で具体的な件名にする
- 表示される文字数の上限となる30字前後に収める
件名設定のコツは、以下の記事で詳しく解説しています。
➂セミナー内容は詳細に伝える
せっかくメールを読み進めてもらえても、セミナー内容がわかりづらかったり、不備があると参加率の向上にはつながりません。そこでセミナー内容はわかりやすく、詳細に伝えることが大切です。
しかし、文章量が多く長いメールは読まれにくい傾向にあるため、端的で理解しやすいように記載することを意識しておきましょう。
④セミナーに参加するメリットを伝える
本文では、セミナーに参加することで得られるメリットを提示することもポイントとなります。ここで重要となるのは、顧客視点に立ってメリットを考えることです。受信者にとってのメリットとはどのようなものか考えるためには、以下の内容を意識してみましょう。
- ターゲットにどのような課題やニーズがあるか
- どのようなことを知りたいと考えているか
- どのような情報に価値を感じるか
⑤画像を挿入する
本文に画像を挿入することも、受信者の興味や関心を惹くことに効果的です。メールを開封した際に目にするファーストビューにバナーなどのアイキャッチとなる画像があると印象に残り、他社との差別化にもつながるでしょう。
またHTML形式のメールでは、本文に画像を挿入できるだけでなく、CTAボタンの差し込みや、文字色や文字サイズの変更も可能なためより印象的なメールの作成が可能です。
- セミナーのテーマを一目で理解できるような画像
- セミナーの信頼性や専門性を高める登壇者のプロフィール写真
- セミナー会場を視覚化できる画像
- CTAを強調する画像
セミナー案内メールを効果的に配信する3つのポイント
セミナー案内メールは、配信のタイミングや配信方法によってより効果を高めることができます。
受信者が閲覧しやすいタイミングに配信する
セミナー案内メールの開封率は、配信する時間帯や曜日といったタイミングも大きく影響します。メールには読まれやすいタイミングがあるため、受信者が閲覧しやすい時間帯を狙って送信するようにしましょう。
たとえば、始業時間にメールチェックすることを想定し午前中に送信したり、外回りから帰って来る終業時間間際に送信することがおすすめです。
また休み明けである月曜日は、多くのメールが届いていることが想定でき、自社のメールが埋もれてしまうことも考えられます。そのため、週半ばに送るなど相手に読んでもらえる可能性の高いタイミングを考え送信しましょう。
さらに読まれやすいタイミングは、ターゲットによっても異なるため自社のターゲットにとって開封しやすいタイミングを考慮しましょう。
メール配信システムの活用し、異なる内容のメールを配信する
メール配信ツールやMAツールのメール配信機能を活用することで、複数人への一斉送信が効率的に行えるようになります。また、メールリストをセグメントすることでセグメントごとに異なる内容のメールを配信することもできるため、それぞれセグメントされたグループの課題やニーズに合わせた内容でメールを配信でき、より効果的なセミナー案内メールとなるでしょう。
また、ツールを導入することで開封率の確認やアクセス解析も容易になり、人的コストを削減することにもつながります。MAツールの活用については、以下の記事をご覧ください。
リマインドメールを配信する
セミナー案内メールはセミナー開催当日までに何度かリマインドメールを配信することも、参加率の向上につながります。申し込み日から開催日までの間が空く場合、忘れられていることもあるため前日や、当日に確認のメールを送信することが有効です。
コピペで使える！セミナー案内メール例文
ここからは、実際に使えるセミナー案内メールの例文を4つご紹介します。それぞれのシチュエーションに合わせて活用してみてください。
既存顧客向けセミナー案内メール
- 件名：【〇/〇開催】セミナータイトル
-
〇〇〇〇株式会社
〇〇部
△△様いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
弊社では、定期的に無料セミナーを開催しております。
今回のセミナーでは、〇〇〇に悩まれている担当者様向けに、
〇〇〇をお伝えいたします。
〇〇様にお役立ていただけそうな内容でしたので、ご連絡させていただきました。【日時】〇月〇日（〇） 〇：〇〇～〇：〇〇
【開催場所】〇〇〇〇〇（住所）【こんな方におすすめ！】
・セミナー内容【登壇者紹介】
〇〇株式会社
〇〇事業部 〇〇部
〇〇〇〇【申し込み方法】
https://～（〇/〇締め切り）ぜひ、お気軽にお申込みくださいませ。
それでは、△△様のご参加お待ちしております。株式会社〇〇〇〇
メールアドレス
電話番号
URL
新規顧客向けセミナー案内メール
- 件名：【〇/〇開催】セミナータイトル
-
突然のご連絡にて失礼いたします。株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見し、ご連絡いたしました。この度、貴社の事業において弊社セミナーがお役に立てるのではないかと思い、
ご紹介させていただきたく、ご連絡をいたしました。【日時】〇月〇日（〇） 〇：〇〇～〇：〇〇
【開催場所】〇〇〇〇〇（住所）【こんな方におすすめ！】
・セミナー内容【登壇者紹介】
〇〇株式会社
〇〇事業部 〇〇部
〇〇〇〇【申し込み方法】
https://～（〇/〇締め切り）ぜひ、お気軽にお申込みくださいませ。
株式会社〇〇〇〇
メールアドレス
電話番号
URL
オンラインセミナー案内メール
- 件名：【〇/〇開催】セミナータイトル
-
〇〇〇〇株式会社
〇〇部
△△様いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
この度、オンライン形式で参加可能な無料セミナーを開催いたします。
場所を選ばずご自宅やオフィスからご参加いただけるこの機会に、ぜひご参加ください。【日時】〇月〇日（〇） 〇：〇〇～〇：〇〇
【開催形式】オンライン（URL）
【参加費】無料【こんな方におすすめ！】
・セミナー内容【登壇者紹介】
〇〇株式会社
〇〇事業部 〇〇部
〇〇〇〇【申し込み方法】
https://～（〇/〇締め切り）
定員は100名です。お早めにお申し込みください。ぜひ、お気軽にお申込みくださいませ。
それでは、△△様のご参加お待ちしております。株式会社〇〇〇〇
メールアドレス
電話番号
URL
リマインドメール
〇〇株式会社
〇〇部 部長
△△様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
先日は弊社が開催する「セミナータイトル」へお申し込みいただき、誠にありがとうございます。
まもなくセミナー開催日となりますので、改めてご案内申し上げます。
【日時】〇月〇日（〇） 〇：〇〇～〇：〇〇
【開催場所】〇〇〇〇〇（住所）
【登壇者紹介】
〇〇株式会社
〇〇事業部 〇〇部
〇〇〇〇
それでは当日お会いできることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇〇〇
メールアドレス
電話番号
URL
まとめ
いかがでしたでしょうか。この記事では、セミナー主催者向けにセミナー案内メールの書き方についてご紹介しました。
セミナー参加率を高めるためには、案内メールを送信して終わりではなく、メールの開封率やURLへのアクセスを測定することが大切です。メール配信ツールを活用している場合は、これらを可視化し、改善を行うことが可能となります。開封率が低い場合には、件名や配信のタイミングを見直すなどし、セミナーへの参加率向上を目指しましょう。
セミナー準備や集客方法については、以下の記事で詳しく解説しています。
