オプトイン/アウトとは?メールマーケティング担当者なら必須の法律を解説

メールマーケティング

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オプトイン/アウトとは?メールマーケティング担当者なら必須の法律を解説

メールマーケティングでは「オプトイン方式」で取得したメールアドレスにメール配信を行わなければなりません。「オプトイン」について正しく理解できているでしょうか?

この記事では「オプトイン」と「オプトアウト」の違い、オプトイン取得方法、「個人情報保護法」や「特定電子メール法」など、メールマーケティング担当者なら守らねばならないことを分かりやすく解説していきます。

メールマーケティングにおける「オプトイン」「オプトイン方式」とは?

「オプトイン」とは英語で書くと「Opt in」で、「~を選ぶ」「~を決める」という意味です。メールマーケティングにおける「オプトイン」とは、「メルマガ配信を承諾する」「受信を希望する」という意味で使われます。

「特定電子メールの送信の最適化等に関する法律」(以下、特定電子メール法)が施行され、受信者の承諾を得なければ(=オプトイン)、広告メールを配信できなくなりました。

「オプトイン方式」とは、同意を得た者に対してのみ送信を認めることです。総務省から発行されている「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律のポイント」の中で、詳しく解説されています。

「オプトアウト方式」との違いとは?

メールマーケティングにおける「オプトアウト(Opt out)」とは、受信を希望していない人にメールが配信されることを指します。つまり、オプトアウト方式とは、「受信者が受信拒否するまで配信される」方式でした。

特定電子メール法の施行前は、受信者の受諾が無くても広告メールなどの配信ができたのです。迷惑メールの配信が問題となった現在は、オプトアウト方式は必要な事項を委員会に届け出なければ利用できません。違反すると罰金などになります。

メルマガ担当者なら知っておきたい2つの法律「個人情報保護法」「特定電子メール法」

「個人情報保護法」と「特定電子メール法」という2つの法律により、メール配信はオプトアウト方式からオプトイン方式に変わりました。メールマーケティングを行うにあたり、この2つの法律を避けて通れません。

メルマガ担当者なら押さえなければならない2つの法律の重要ポイントを解説します。

個人情報保護法とは

「個人情報保護法(個人情報の保護に関する法律)」とは、企業や団体に個人情報を大切に扱い有効に活用するよう定めた法律のことです。

個人情報保護法によると、対象は「個人情報を取り扱う全ての事業者」で、個人情報とは「他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるもの」としています。

メール配信も同法の対象となります。2017年の法改正で「個人データを第三者に提供する場合、原則としてあらかじめ本人の同意を得なければなりません」(個人情報保護法第23条第1項)という記載が追加され、オプトアウト方式は原則禁止となったのです。

(参考:個人情報保護委員会「個人情報保護法ハンドブック」)

特定電子メール法とは

「特定電子メール法(特定電子メールの送信の適正化等に関する法律)」とは、インターネットやメールの普及により、迷惑メールが問題化したことをきっかけに制定された法律です。

メール配信をするときは、特定電子メール法にのっとって送信しなくてはなりません。同法で押さえておきたいポイントは以下の2点です。

  • 特定電子メールを送信するときは許可を得た送信先へ送信する(オプトインを取得する)
  • メールを配信するときは配信者の情報、配信停止する方法、苦情や問い合わせの受付先などを記載しなくてはならない

(参考:総務省「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」)

メール配信システムとしてMAツールを導入検討しているなら、さらにクッキー取得についても理解しておく必要があります。MAツールと関連法についてはこちらのページで詳しく解説しています。

メルマガのオプトインの取得例

メルマガのオプトインを取得する方法は、「プライバシーポリシー」の中にオプトイン取得を含める方法と、メルマガ購読申込ボタンの2つがあります。

1、プライバシーポリシー・個人情報の取扱いに関する同意ページ

個人情報の取り扱いに関する同意文の中に、オプトイン取得を含める方法です。

例文
当社が取得する個人情報は、取扱商品およびサービスに関するご案内・営業活動に使わせていただきます

例えば、弊社ではセミナー申込、資料請求フォームなどで「※弊社の「プライバシーポリシー」にご同意いただいた上で、お申込みください。」と記載し、プライバシーポリシーへのリンクを設置しています。

2、資料請求・登録フォーム内の「メルマガ購読」申込ボタン

資料請求や登録フォームなどの中に、メルマガ購読申込ボタンを入れる方法です。

例文
○○より、取扱商品およびサービスに関するお知らせを配信させていただきます。ご希望のメルマガにチェックを入れてください

最初からチェックが入っていると、ユーザーはそのまま同意ボタンを押してしまうかもしれません。メルマガ購読のチェックボタンはユーザー自身に押してもらうようにしましょう。

メルマガ配信時に記載しなければならない情報とは

特定電子メール法では、一部の例外を除き、広告メール配信時に送信者情報や購読解除方法などの表示を義務付けています。この章では、メルマガ配信時に記載しなければならない情報を、例文付きで解説していきます。

電子メール配信で表示が義務付けられている情報

広告メール配信時に必ず入れなければならない情報は以下の通りです。

  1. メールの送信者の氏名又は名称、住所
  2. オプトアウトの通知を受けるための電子メールアドレス等 (List Finderでは配信除外ページが設定可能)
  3. 電子メールの送信等の方法によってオプトアウトできる旨
  4. 特定電子メールの送信についての苦情、問合せ等を受け付けること のできる電話番号、電子メールアドレス等

自社のメルマガをもう一度見直してみてください。

オプトアウト(配信停止の手続き)例文

受信者が配信停止の手続きをできるよう、文末にオプトアウトの方法を明確に記載しておきましょう。

例文
  • 配信停止はこちらをクリック願います
  • 配信停止はお手数ですが○○@xxx.comへ空メールをしてください など

メルマガの解除を恐れて複雑な方法にすると、受信者にとって不快なだけで自社への信用を無くすかもしれません。「クリックするだけ」「空メールをするだけ」など、受信者が簡単にオプトアウトできるようにしておきましょう。

MAツール「List Finder」を使ってメール配信をすれば、配信停止手続きをした人の除外設定が簡単にできます。配信ツールを使えば、エクセルで管理するより、担当者の負担が軽くなります。

「List Finder」を使ったメール配信で成果を出した事例集はこちらから無料ダウンロードできます。

List Finder導入&活用事例~メール活用編~ダウンロード

メルマガが配信された理由(例文)

同意を得たはずでも、相手がオプトインしたことを忘れているかもしれません。
「このメールは○○へ会員登録をして頂いた方へお送りしています」「セミナーへご参加いただいた方に配信しています」といったメールアドレスの取得方法、配信されている理由を本文に入れておくと、親切な印象を持たれるでしょう。

ちなみに、名刺交換をした人や展示会などでアンケートに回答いただいた方へのメルマガ送信は問題ありません。名刺交換をしたあるいはアンケートに回答した時点で情報が自社のものとなるからです。

とはいえ、いきなりメルマガが配信されると悪い印象を持たれるかもしれません。
こちらにも「名刺交換をさせていただいた方々に配信しています」「今後、メルマガ配信をご希望されない方は配信解除手続きをお願いします」などといった文章を必ず入れておきましょう。

適切な方法で取得したアドレスへ、メルマガ配信をしよう

個人情報保護法や特定電子メール法は利用者の個人情報を守るために制定されました。どちらもメールマガジン配信時には必ず守らねばならない法律です。

メールマーケティング担当者なら、個人情報保護法や特定電子メール法について簡単にまとめた「個人情報保護法ハンドブック」「特定電子メールの送信等に関するガイドライン」について、一通り目を通しておきましょう。

メールマーケティングには個人情報保護法や特定電子メール法などの知識が不可欠です。弊社のサポートでは運用開始前に不明点を解消できますので、ぜひご活用ください。
サポートの詳細はこちらです。

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