基礎から解説!展示会で名刺交換するコツとは?

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基礎から解説!展示会で名刺交換するコツとは?

出展した展示会の成果を高めるためにも、欠かせないのが名刺交換です。しかしほとんどの来場者は情報収集が目的で展示会に訪れており、名刺交換を嫌がる人も少なくなく、「思った以上に名刺交換ができなかった」という方も多いのではないでしょうか。

そこでこの記事では展示会でより多くの名刺交換を行うためのテクニックと、展示会後の名刺活用のコツまで詳しく解説していきます。

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展示会における名刺交換の目的

展示会での名刺交換の目的は、「見込み顧客情報の獲得」です。
まず企業が展示会出展を行う目的の一つとして見込み顧客を増やし、売上につなげることがあげられます。そのためにはより多くの見込み顧客情報を獲得することが求められ、その第一歩となるのが名刺交換です。

獲得した全ての名刺が成約につながるわけではないため、より多くの名刺獲得が必要となります。

名刺交換の課題

上述したように、展示会での名刺交換は欠かせない施策である一方、思うように名刺交換ができないという課題があります。
これは、個人情報が記載されている名刺を安易に渡したくないと考える来場者が多いためです。

興味のある企業だけに名刺を渡そうと考えている来場者との名刺交換を成功させるには、名刺交換のタイミングが重要となります。

そのタイミングとは、自社の商品やサービスに対し興味や関心を持ったときです。自社ブースに訪れてくれた来場者にすぐに名刺交換をお願いするのは、不信感を持たれてしまうこともあります。まずは会話の中で自社に興味をもってもらうことが大切です。この会話の中で自社に関心を持ってもらうことができれば、スムーズな名刺交換ができるでしょう。

スムーズな名刺交換を行うには?

ここでは、スムーズに名刺交換を行うために意識しておきたい3つのポイントを解説していきます。

1.第一印象が大切

まず初めに意識しておきたいのが第一印象です。警戒心を持たれないようなコミュニケーションや、身だしなみにも十分な配慮が必要です。

名刺交換の課題として解説したように、安易に名刺交換をしたくないと考える来場者も多くいます。そんな中での突然の声かけは、警戒心や不信感につながってしまう場合もあるでしょう。そうならないためにも穏やかなトーンでの挨拶や、強引さのない会話運びなど、第一印象で警戒心や、不信感を持たれない対応が大切です。

2.積極的な声かけ

第一印象を意識しながらも、自社ブースに訪れた来場者には積極的な声かけを行いましょう。コミュニケーションを図ることで、自社商品への関心度合いを把握することにもつながります。

声かけの際は、まずは挨拶をし、軽い自己紹介をしたあと自社の商品やサービスについての話を進めます。このとき一方的に話すのではなく、相手に合わせて会話を進めることが大切です。

名刺交換は会話の流れの中で持ちかけるようにしましょう。またこのとき、強引さや押し売り感が強くならないよう配慮することも大切です。

3.名刺はすぐ出せるようにしておく

名刺交換の際は、丁寧に手際よく行うことが重要です。ここまでコミュニケーションを図りせっかく名刺交換のチャンスが訪れたときに、名刺を持っていなかったり、段取りが悪いと印象が悪くなってしまうこともあります。

会話の中での名刺交換のチャンスを逃さないためにも、名刺は片手ですぐ出せるよう用意しておくなど常に出しやすいようにしておきましょう。

展示会名刺を効果的に活用する方法

展示会で獲得した名刺は、展示会後にアフターフォローを行うことで成約へとつなげることが重要となります。このとき効果的に名刺を活用するためにも、意識しておくべき3つのコツをご紹介します。

相手の情報は、名刺の裏にメモする

展示会中は、多くの名刺交換を行うため、後日名刺を見てもどのような相手だったか、どんな会話をしたか思い出せないこともあるでしょう。

そこで、後日見返した時にも相手や会話を思い出せるよう、名刺を受け取ったらすぐに来場者の特徴や、関心のある商材、会話の内容などを名刺の裏にメモを残しておきましょう。

優先順位をつけて分類する

展示会後、多くの名刺へのフォローアップを行うことになります。このとき全員に同じフォローを行うのではなく、見込み度合いや温度感に合わせてフォローアップを行うことが効果的です。
そのためにも、獲得した名刺は優先順位をつけグループ分けしておくことが大切です。また、このとき個々の判断でグループ分けするのではなく、あらかじめ基準を定めておきましょう。

名刺をデータ化する

獲得した名刺は、データ化して保存しましょう。データ化し管理することで、社内での情報共有がスムーズになり、フォローの際の重複や抜け漏れもなくすことができます。効率的かつ効果的に名刺を管理するためにも、データ化することが欠かせません。

名刺交換を成功させる3つのテクニック

ここまで、基本的な名刺交換の流れやポイントを解説してきましたが、ここからは名刺交換の成功率を高めるテクニックについても見ていきましょう。

基本的なマナーの徹底

展示会で来場者に良い印象をもってもらうためにも、以下の基本的な名刺交換のマナーは徹底しておきましょう。

  • 先に自分から名刺を差し出す。
  • 名刺は両手で受け取る。
  • 相手の氏名や会社のロゴに指を置かない。
  • 両手で名刺を受け取り「頂戴します」と一言添える。
  • 相手の氏名や役職を確認し、速やかにしまう。

チラシやノベルティの配布

チラシやパンフレット、ノベルティなどの活用も効果的です。自社ブースに訪れた来場者に配布することで、話しかけるきっかけとなったり、相手の興味関心を惹くことにもつながるでしょう。
また配布の際に、キャッチフレーズを用いて声かけを行うことも効果的です。自社のターゲット層に響くキャッチコピーをあらかじめ準備しておきましょう。

来場者一人にかける時間は2分まで

一日に多くの来場者が訪れる展示会では、一人の来場者に時間をかけすぎないようにしましょう。限られた時間の中でより多くの名刺を獲得するためにも、一人にかける時間は2分前後とし、短時間で自社への興味関心度合いを見極められるようにしましょう。

おわりに

展示会は出展することが目的ではなく、出展後、獲得した名刺に対してアフターフォローを行い、売上へとつなげることが最大の目的と言えます。
そのためにも、展示会では見込み顧客となる名刺を1枚でも多く獲得し、その先の施策へとつなげることが重要となるのです。

この記事では、こうした展示会後の施策を効率的に行うため、効率的に名刺を獲得すると共に、その後の施策へとつなげる効果的な名刺の管理方法についても解説してきました。ぜひ参考にしてみてください。