展示会後のアフターフォローで受注へ!獲得名刺の効果的な活用方法

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展示会後のアフターフォローで受注へ!獲得した名刺の効果的な活用方法

展示会で名刺の獲得目標数を立てて多くの名刺を集めても、有効に活用できず、保管したまま放置しているという営業担当者も多いのではないでしょうか。
では、展示会出展後に名刺をどのように活用すれば、営業成果を最大化させ受注につなげることができるのでしょうか。

展示会で名刺を獲得したらそこで終わりではなく、営業活動の始まりであることを理解し、正しいアフターフォローで成果に結び付けましょう。
そこで今回は、展示会で獲得した名刺の効果的な活用方法についてご紹介します。

アナログ管理ではなくデータで管理

展示会で集めた名刺は、どのように管理するのが良いのでしょうか。

営業担当者の中には、名刺を輪ゴムで止めて「2017年5月●●展示会」のようにまとめて保管している方もいると思います。

しかし、そのようなアナログ管理を続けていると、そのまま引き出しの肥やしになる可能性が高いです。

名刺をデータで管理すれば、企業の資産である顧客リストとして、活用を最大化することができるでしょう。

名刺を見ながら1枚ずつ手入力をしなくても、今は名刺をスマホやスキャナーで撮影するだけでデータ化してくれるツールも多くあります。このようなツールを活用しても良いでしょう。

見込み度合いによってセグメント

展示会のアフターフォローで一番多い間違いは、集めた名刺全てに対して、同じフォローをしとうとしてしまうことです。

全ての名刺に手厚くフォローしようとすると膨大な時間と労力が掛かり、獲得までのコストを押し上げてしまう原因になります。

展示会で集めた名刺は、見込み顧客となる相手もフランクに渡していることが多く、せっかくフォローしても「取りあえず資料だけ送っておいて」などの断り文句が続くことも多いでしょう。

効率良くフォローするためには、まず、見込みの度合いによって顧客をセグメントしましょう。例えば、相手の決裁権の有無と商品への興味の有無によってAからDのアルファベットでセグメントする場合、以下のようになります。

・決裁権があり、商品への興味がある → A
・決裁権はないが、商品への興味がある → B
・決裁権はあるが、商品への興味がない → C
・決済権と興味、どちらもない→D

セグメントの内容は商品によって自由に変えてしまっても構いません。
上記の例を参考に、名刺の整理をする際に優先度をつけて管理を行うと、アフターフォローの効率アップに繋がります。

多くの人と次々コミュニケーションを取る展示会では、ボールペンで名刺に直接記載したり、セグメント毎のボックスを用意したりといった方法で、時間をかけずにふるいわけしましょう。

見込みの高い名刺は即フォロー

できる営業担当者ほど名刺獲得からフォローまでの時間が短いと言われますが、展示会後のフォローでは特にスピード感が重要な要素となります。

展示会の来場者はできるだけ多くのブースを回ろうとするため、1つのブースあたりの滞在時間が短くなりがちです。そのような状況下で名刺交換をしても、相手が自分のことを明確に覚えているとは限りませんし、時間がたつほど記憶は薄れてしまいます。

そのため、名刺交換をしたときの会話内容や自分自身のことを覚えているうちにフォローを行うことが大切です。

前項でセグメントしたAとBに当てはめて、例えば下記のようなフォローをしましょう。

・決裁権があり、商品への興味があるA
 → 当日のうちに、お礼と商談アポイントのお願いのメールを送り、翌日電話をかける
・決裁権はないが、商品への興味があるB
 → 翌日には、お礼と商談アポイントのお願いのメールを送る

中長期的にフォローしていく

展示会後のフォローでよくありがちな間違いの1つが、アフターフォローが単発で終わってしまうことです。

例えば、名刺交換をした相手に電話をした際に「また1カ月後に電話してください」と言われても、電話を掛け直さない営業担当者は多いでしょう。

しかしフォローしないままでは、見込み顧客が実際に検討を始めたタイミングがつかめず、競合に流れてしまうでしょう。顧客との接点が多いほど、顧客が自社のことを覚えてくれて、受注につながる確率も上がります。

展示会後、前項でセグメントしたCとDのような相手に対しては、例えば下記のような中長期的なフォローを心掛けましょう。

・決裁権はあるが、商品への興味がないC
 →定期的に情報提供などのメールを送り、
  Webサイトの訪問等のアクションがあった際に電話でアプローチする
・決済権と興味、どちらもないD
 →定期的に情報提供などのメールを送る

成果を上げるために大切なのは、単発のフォローで終わらせないで顧客に対して中長期的にフォローしていくことです。

1回のアプローチで諦めるのではなく、名刺の管理方法を見直して中長期的に良好な関係を作っていくことを意識しましょう。

展示会後のフォローについて、下記の記事も是非参考にご覧ください。
「展示会マーケティングを効果的にする、お礼メールの書き方と例文」

データ管理やフォローを効率的にするために

目の前の案件で忙しい営業担当者が、中長期的なフォローまで手がまわらない場合は多いでしょう。その原因の1つとして考えられることが、対象の見込み顧客を探すことが手間になるようなアナログの名刺管理です。

アナログ管理をしている場合、電話を掛けて話した内容も、手書きのメモで残すというようにアプローチもアナログになり、大切な情報が大量の名刺の山に埋もれてしまうこともあります。

例えばマーケティングオートメーション(MA)ツールを用いて、データ形式での管理を行っていれば、名刺の情報だけでなく、これまでのやりとりの履歴や、顧客のステータス等もツール上で管理され、求める情報にいつでもすぐにアクセスできます。

Web上での見込み顧客の行動履歴もわかるので、見込みの確度が上がっているタイミングをつかむことができ、営業チャンスの取りこぼしが減り、より効率的なデータ管理やアフターフォローを実現できるでしょう。

おわりに

今回は、展示会で獲得した名刺の効果的な活用方法についてご紹介しました。

展示会に参加して名刺を集めてもなかなか成果につながらないという方は、展示会で得た名刺をどう活用して、見込み顧客にどうアプローチするのかを見直すことが必要かもしれません。
大切なのは、展示会に参加したら顧客の温度感によって名刺をセグメントしておくこと、名刺をデータ管理することで顧客情報を取り扱いやすくすることです。

展示会後の見込み顧客に対して単発のアプローチで終わるのではなく、中長期的にフォローすることで効率的に受注へつなげていくことを意識しましょう。

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