展示会出展の際にかかる費用には、さまざまなものがありますが、少しでもコストを抑えて出展したいと考えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、一般的にかかるとされる費用の項目や、その相場、さらに費用を抑える方法について詳しく解説していきます。
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Contents
展示会出展にかかる費用と相場
まず展示会に出展する際にかかる費用の主な内訳と相場について見ていきましょう。
出展費用の内訳
以下が出展費用の内訳です。それぞれ詳しく解説します。
- 出展料金
- ブース施工費
- ブース装飾費
- 集客などにかかる広告費
- 人件費などの運営費
出展料金
展示会への出展には、出展料金がかかります。この出展料金とは会場使用料やブース料金です。展示会では、出展するスペースの単位を「小間」と呼びます。1小間3ｍ×3ｍで設定されるのが一般的となり、利用する大きさにより費用が異なります。
- 出展費用の相場
- 1小間（3ｍ×3ｍ）20～100万
日本最大の見本市の主催会社であるRX Japan主催の展示会は、集客力が高いことから1小間約45万円ほどと他の展示会と比べ、高くなる傾向にあります。
ブース施工費
展示会では出展料金だけでなく、出展ブースの施工費用もかかります。具体的には、壁面や床面の工事、電気工事費用などがこれにあたります。
展示会によっては、主催者側があらかじめ必要な設備を整えたパッケージブースというブースが用意されている場合もあります。
パッケージブースの利用により、費用を抑えることができますが他のブースと似てしまうことから自社の特徴やオリジナリティを出すことが難しいことも考えられます。
- ブース施工費の相場
- 1小間（3ｍ×3ｍ）30～100万
ブース装飾費
次にブース装飾費です。展示ブースの装飾は、自社の印象や集客に大きく影響する部分です。ここでの費用は装飾をどこまでこだわるかによって、大きく変動します。
凝りすぎた装飾は費用が膨らみますが、反対に費用を抑えることを意識しすぎた結果、他のブースと比べ見劣りし、集客力が弱いブースになってしまうことも考えられるため、バランスが重要となるでしょう。
またブース装飾とは、商品映像を流す大型ディスプレイやLED照明、音響機器なども含まれます。ほかにも、パネルやポスターなど、レンタルを活用することで費用を抑えられる場合もあります。
- ブースの装飾費の相場
- 1小間（3ｍ×3ｍ）20～100万円
広告費
展示会では、ただ来場者がブースに立ち寄ってくれるのを待つだけでは効率的とは言えません。効果的な集客を行うためにも、事前に自社の既存顧客への招待状や、自社サイトでの告知をおこなうことが重要です。また当日の集客には、チラシやノベルティの活用が効果的と言えます。
こうした事前集客にかかる宣伝費やチラシやノベルティの制作にかかる費用などが広告費となります。
- 集客費用の相場
- 10～50万円
人件費
展示会当日のブース運営や、接客を行うスタッフ、コンパニオンを雇った場合の人件費もかかります。またブースで着用するスタッフTシャツや、展示会場までの交通費、宿泊費なども人件費となります。これは、展示会場までの距離によっても大きく変動する部分です。
- 人件費の相場
- 全体の10～20％程度
展示会出展の費用を抑えるには
展示会出展の費用は少しでも抑えたい所ですが、抑えすぎることで出展の効果を下げてしまうこともあるでしょう。そこで、出展効果への影響が少ない部分で費用を抑える方法について解説します。
出展料金の安い展示会へ出展する
展示会の出展料金は、展示会の規模によっても大きく異なります。行政が主導する展示会は比較的安価なことも多いなど、開催元によって費用の差が出るでしょう。そういったことも踏まえて出展する展示会を選ぶ必要があります。
また早期予約割引を提供している展示会の場合、早めに申し込むことで割引を受けることができるため、早めに出展の計画を立てておくことも重要です。
補助金や助成金を活用する
補助金や助成金を活用することで、出展費用を半分ほどに抑えることができる場合もあります。主に、自治体や、地方公共団体などが販売促進を目的として中小企業を対象に補助金や助成金制度を設けています。
申請することで必ず支給されるとは限りませんが、募集期間中に必要書類を提出し、審査を受けられる準備をしておきましょう。
ブース設営費をかけすぎない
ブースの設営にかかる費用は少しでも抑えたい所です。例えば、パネル製作を自社で行ったり、出展に必要なテーブルや椅子、ディスプレイに必要な備品は購入する代わりにレンタルを活用することでコストを抑えることができるでしょう。
自社に合ったブースサイズを検討する
出展スペースは、自社の製品やサービスを展示する上で最適な大きさを確保しましょう。小さめのスペースにすることで出展料金を抑えることができますが、狭すぎるブースでは製品やサービスの良さを伝えにくいこともあるでしょう。
ブースサイズ検討の際は、費用ももちらんですが、自社にとって適切なサイズを検討することが大切です。また、小さなスペースでも効果的な展示を行う方法や、ブース内の配置を工夫することも考えてみましょう。
展示会を複数回出展する
展示会への出展は、1度きりではなく複数回出展することでコストを抑えることができます。例えば、同じ展示会ブースであればディスプレイなどにかかる装飾費を抑えることができるでしょう。
また、複数回出展を行うことで、展示会出展のノウハウを蓄積することや、自社の認知度向上につながるなど多くのメリットがあります。
ブース設営を制作会社に依頼する際のポイント
ブース設営の際、ブースデザインなど自社で全て行うことでコストカットにはなりますが、手作りのブースと制作会社に依頼したブースとでは、完成度にも大きな差が出るでしょう。費用対効果を考えたときにも、コストを抑えることによって効果的な集客を行えないブースよりも、ある程度コストをかけた効果的なブースを設営することが重要となります。
そこで、ここではブースの設営を制作会社に依頼する際に覚えておきたいポイントについてご紹介します。
サポート範囲を確認しておく
まずは、どこまでサポートしてもらえるのかその範囲について事前に確認しておくのが良いでしょう。制作会社によってはデザインや設営はもちろん、宣伝や運営まで担ってくれるところもありますが、反対に制作だけを請け負う会社もあります。
制作から運営まで一貫してサポートしてもらうことができれば、展示会効果の最大化を見込めることや、スタッフの負担軽減などメリットも多いでしょう。
自社のニーズや予算に合わせて、それぞれの会社の特徴や、サポート範囲を事前に確認してから依頼することが重要となります。
これまでの実績を確認する
制作会社を選ぶ際は、これまでの実績についても確認しておきましょう。過去の施行事例やポートフォリオを見ることでクオリティやイメージを把握できます。
また、展示会当日の搬入トラブルや、渋滞による設置の遅れ、音響機器の不具合などといったトラブル発生の際の対応力も選定の上で重要な要素ですので、過去の実績などを確認しておくと良いでしょう。
信頼できる担当者に依頼する
制作会社を決めてからも用件や目的、デザインイメージの共有など何度も打ち合わせを行うことになるでしょう。ブースの規模によっては、展示会までの2.3か月をかけて準備を行うことも珍しくありません。
そのため、制作会社の担当者とはストレスなく円滑なコミュニケーションが図れることも大切なポイントとなるでしょう。
展示会出展時の注意点
最後に、展示会出展時に忘れてはいけないポイントについて解説します。
目的を明確にしておく
展示会に出展する際は、出展の目的を明確化しておくことが重要です。展示会への出展目的は「新規見込み顧客の獲得」「企業や商品の認知拡大」「既存顧客との関係性の構築」など企業によってそれぞれ異なるでしょう。
まずは、自社の課題を洗い出し、その課題を解決するために行うべき施策を目的とすることが大切です。目的を明確にしておくことで、チーム全体として目指す指標も見えてくるため、展示会準備や集客においても効果的に進めることができます。
自社の合うテーマの展示会に出展する
展示会出展の際には、自社に合うテーマの展示会を選定する必要があります。展示会には、それぞれテーマがあり、例えば「マーケティングテクノロジー」「営業支援病院設備」などといったある特定のテーマに沿って開催されます。
展示会では、設定されたテーマに関心がある人が集まるため、自社に合ったテーマの展示会に出展することで自社商品に興味・関心を持ってくれそうな見込み顧客が来場することになります。
また、他社や主催者も展示会の宣伝をおこなうため、自社だけで開催するセミナーやイベントと比べても幅広く集客が望めるでしょう。
ブースの装飾に手間をかけすぎない
ブース装飾は、来場者に自社のイメージを伝えたり、ブランディングにおいても重要な要素となりますが、装飾デザインを凝りすぎたり、手間をかけすぎてしまうとコストがかさんでしまいます。
そこで、ブース装飾では目立たせるべきポイントを絞り、効果的に来場者へ伝わるデザインにすることを意識しておきましょう。
展示会後のアフターフォローが大切
展示会終了後は、その後のフォローの方法を考えておきましょう。出展により多くの集客ができたとしても、そこから商談が発生しなければ高い費用を払って出展した意味がなくなってしまいます。
そこで展示会後は、お礼メールや郵送による資料の送付、電話でのフォローなどそれぞれ見込み度合いに合わせた施策をおこなうことが大切です。
展示会当日は見込み度合いがあまり高くないと判断した顧客も、継続的なアフターフォローをおこなうことで、徐々に見込み度合いを高めていくことも展示会出展の効果を最大限引き出すために欠かせないポイントです。
まとめ
今回ご紹介した出展費用を抑える方法を活用することで、展示会出展にかかる費用を少しでも抑えることにつながるでしょう。
しかし、費用を抑えることばかりを意識しすぎることで出展の効果を下げてしまう可能性もあります。
出店効果と費用を抑えることを両立するためにも、費用の全体像を把握し、事前の計画と準備をおこなうことが重要と言えます。
