出展時に役に立つ、展示会見学レポートの書き方とは

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出展時に役に立つ、展示会見学レポートの書き方とは

企業が見込み顧客を獲得する集客施策の1つ、展示会。さまざまな業界やテーマで日々展示会が開催され、多くの人が来場しています。
今後出展の予定がある企業では、自社出展時の参考のため、他の展示会の見学を上司から指示されることがあるかもしれません。業務の一環として展示会に足を運ぶので、見学後には報告書の提出が必要でしょう。

展示会見学の報告書は、自社が出展する際にとても貴重な資料になります。どのような内容をどのようにアピールするか、その方針の決定にも役に立ちます。
そこで今回は、展示会報告書の書き方についてご紹介します。

展示会見学時のテーマ

展示会を限りある時間の中で効率よく見学するために、まずは目的意識の設定が必要です。そのためには、自分なりの見学テーマを持っておくと良いでしょう。

自社出展時の参考にするなら、下記のようなポイントをおさえて見学することで、効率よく見てまわることができ、報告書のイメージ作りにも役立つので、スムーズに作成することができます

誰に何を伝えようとしているか

出展している企業がブースの展示物を通して、どんな課題を持った企業に、自社製品のどんな価値や強みを伝えようとしているか、考えながら見学してみましょう。

どんな風に表現しているか

前述の「誰に」「何を」伝えようとしているかに即して、それをどう出展側の企業が実践しているのか、表現方法を注目して見学します。ブースの見せ方やキャッチコピー、チラシや配布資料など、参考になるポイントは多くあります。

自社に流用したら、なにができるか

展示会の出展物、表現方法を見て、自社が出展した際にどのように流用できるか、自社の出展時に取り入れたいポイントはあるかを考えながら見学してみましょう。考えたことが、そのまま報告書に記載する内容に利用できます。

展示会見学の見るべきポイントについて、下記の記事も是非参考にしてください。
「出展効果を上げたい!展示会での効果的な集客方法・4つのポイント」

展示会見学時のまわり方

展示会は、会場内に数多くの企業ブースがひしめき合っています。そんな膨大な情報の中から、自分の欲しい情報だけを効率よく獲得してまとめるのは大変です。

事前に注目するべき企業がわかっていて、展示会の会場一覧や出展内容の情報が前もって手に入るのであれば、自分のテーマに合わせた見学ルートができるかどうか事前に確認をしましょう。

そうでない場合は、まずは全体を一通りみてまわり、気になるブースをチェックします。その後、チェックしたブースを再度訪れ、前述したポイントに即して改めて見学します。自分の所感や、自社出展時の参考になるポイントを控えておきましょう。

写真や実際の出展社のパンフレット等を報告書に添付すると、さらに分かりやすいレポートに仕上がるので、撮影が許されていれば写真を撮ったり、パンフレットやチラシを貰っても良いでしょう。

報告書の書き方

展示会見学の報告書は、一般的には、展示会に訪れた日時、場所、展示会名など基本的な情報を載せ、見学の目的や所感をまとめて報告します。
細かく枚数等が求められていないなら、一般的にはA4用紙1枚程度の分量で問題ないでしょう。

実際に書く際のポイントは、「短くまとめる」ことです。文章が長くては結論が分かりにくく、報告書には適しません。一見してポイントが分かり、説得力のある内容を目指してください。

内容としては、展示会で見たものや説明を受けた内容を羅列するだけでは、自社で役に立つ報告書にはなりません。自分が良いと思った製品のアピール方法、印象に残ったイベント等を、理由とともに報告しましょう。

自社が展示会に出展する側になったとき、見学者の視点からまとめられた報告書があれば必ず役に立ちます。どのようなポイントを押さえれば、来場者に効果的なアピールができるのか、そのヒントを過去の報告書から得られるようにします。

おわりに

展示会には数多くのブースがあり、報告書をまとめるだけでも大変です。しかし、テーマや目的意識を持って見学すれば、将来の出展にも役立つ報告書が作成できます。良いと思ったポイントを生かして、自社の出展時に最大の効果を得られるようにしましょう。

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