自社の出展にも役立つ展示会見学レポート(報告書)の書き方とは

企業が見込み顧客を獲得する集客施策の1つが展示会です。さまざまな業界やテーマで日々展示会が開催されており、多くの人が来場しています。

今後出展の予定がある企業では、自社出展時の参考のため、他の展示会の見学を上司から指示されることがあるでしょう。業務の一環として展示会に足を運ぶため、見学後には報告書の提出が必要となる場合も多いはずです。

展示会見学の報告書は、自社が出展する際にとても貴重な資料になります。どのような内容をどのようにアピールするか、その方針の決定にも役立ちます。そこで今回は、展示会報告書の書き方について詳しくご紹介します。

展示会レポート(報告書)とは？

展示会レポート（報告書）は、展示会に参加した社員が見聞きした内容について、自社の上司などに伝えるために作成する報告書のことです。展示会報告書の作成は、業務の一環であるため、部下が展示会で目的とする情報を収集しているか、目的と外れた行動を取っていないか把握するために、上司は展示会報告書を確認します。

また、展示会報告書には情報共有の意味合いがあり、展示会に出展している企業の商品やサービスなどの情報、自社が展示会に出展する際に役立つポイントなど、自社に役立つさまざまな情報を収集することが可能です。

そのため、展示会に参加した社員は、そこで収集した情報を自社に持ち帰る必要があります。展示会報告書では、収集した有益な情報を分かりやすくまとめるなどして、把握しやすい状態にすることが求められます。

展示会レポートを書くための事前準備

良い報告書を書くには、見学開始前の事前準備が肝心です。報告書を提出することを念頭においてブースを回れば、後で苦労することもありません。

では、どのような事前準備が必要なのでしょうか。1つずつポイントを押さえていきましょう。

1.見学の目的を明確にしておく

まずは、展示会見学の目的を明確にしておきましょう。自社の出展に向けての見学なのか、情報収集の為の見学なのか、目的を設定しておくことで必要な情報のみに絞ってレポートにまとめることができます。

また見学の目的は、レポートのテーマとしても使うことができるため、レポート作成をスムーズに行うことにもつながります。

2.見学ルートを先に決めておく

展示会は、会場内に数多くの企業ブースがひしめき合っています。そんな膨大な情報の中から、自分の欲しい情報だけを効率よく獲得してまとめるのは大変です。

事前に注目するべき企業がわかっていて、展示会の会場一覧や出展内容の情報が前もって手に入るのであれば、自分のテーマに合わせた見学ルートを会場に入る前に考えておきましょう。

3.ブース見学用のチェックリストを作成しておく

次に展示会の見学目的に合わせて、各ブースでのチェックリストを作成しておくことをおすすめします。チェックリストを作成しておけば、各社のブースに立ち寄った際に収集する情報が明確になり、報告書を作成しやすくなります。

特に、以下の3点は必ず押さえるようにしましょう。

誰に何を伝えようとしているか

出展している企業がブースの展示物を通して、どんな課題を持った企業に、自社製品のどんな価値や強みを伝えようとしているかを考えながら見学してみましょう。

どんな風に表現しているか

前述の「誰に」「何を」伝えようとしているかに即して、それをどう出展側の企業が実践しているのか、表現方法に注目して見学します。ブースの見せ方やキャッチコピー、チラシや配布資料、接客やノベルティなど参考になるポイントは多くあります。

自社に流用したら、なにができるか

展示会の出展物や表現方法を見て、自社が出展した際にどのように流用できるか、取り入れたいポイントはあるかを考えながら見学してみましょう。そうすれば、考えたことをそのまま報告書に記載する内容として利用できます。

展示会レポートに必要な5つの項目

展示会の様子をわかりやすく伝えるためには、以下の5つの項目が必要です。

• 展示会名・会場・見学日
• レポート作成者・作成日
• 展示会の参加目的
• 見学内容
• 所感

展示会名・会場・見学日

展示会名、展示会が開催された会場名、見学日時の記載は必須です。いつどこで開催された展示会のレポートなのかわかりやすいように記載しましょう。

レポート作成者と作成日

誰が書いたレポートなのか、氏名だけでなく部署、役職も記載しておきます。また、レポートがどの時点での情報なのか伝えるためにも作成日も忘れずに記載しましょう。

展示会の参加目的

展示会参加前に明確にしておいた目的を明記します。この目的が、展示会レポートのテーマにもなります。

見学内容

目的を踏まえて、見学内容を記載していきます。複数の企業が参加する合同展示会の場合は、どの企業のブースのことなのかもわかるようにしておきましょう。ここでは、事前に作成したチェックリストに基づいて事実を記載します。

所感

最後に、見学者が展示会を見学して感じたことを記載します。

展示会レポートの例文

展示会見学の報告書は、一般的には展示会に訪れた日時、場所、展示会名など基本的な情報を載せながら見学の目的や所感をまとめて報告します。

またこのとき、5W1H「いつ(When)」「どこで(Where)」「誰が(Who)」「何を(What)」「なぜ(Why)」「どのように(How)」を意識することで読み手にわかりやすい報告書にすることができるでしょう。

展示会レポートを書く際の4つのポイント

ここからは、報告書を書く際に意識しておきたいポイントを紹介します。

展示会参加後、なるべく早く作成する

展示会レポートを作成する際は、展示会見学後なるべく早い段階で作成に取り掛かりましょう。
メモをとっていても時間が経過すると、どうしても記憶は薄れてしまいます。見学の記憶が鮮明な当日中、もしくは翌日中には作成することが望ましいでしょう。

短くまとめて「事実」と「所感」は明確に分ける

実際に報告書を書く際に最も意識すべきポイントは、「事実」と「所感」を分けることです。また、文章が長くては結論が分かりにくく報告書には適していません。一見してポイントが分かり、説得力のある内容を目指してください。

内容として、展示会で見たものや説明を受けた内容を羅列するだけでは、自社に役立つ報告書にはなりません。そのため、展示会の場所や日時、展示を行っていた会社とその展示内容、展示されていた商品の金額や機能を記載します。自分が良いと思った製品のアピール方法、印象に残ったイベントなども簡潔に事実としてまとめ、最後に自分なりの所感を書くようにしましょう。

自社で活かせるポイントを1つでも多く記載する

報告書を書く際は、売買条件の比較検討、自社の抱えている問題解決の手掛かりになりそうなポイントを簡単にまとめることで、内容が充実します。

自社が展示会に出展する側になったとき、見学者の視点からまとめられた報告書があれば必ず役に立ちます。どのようなポイントを押さえれば、来場者に効果的なアピールができるのか、そのヒントを後から読み返したときに得られるようにすることが大切です。

写真やパンフレットなど参考資料は多めに貰う

写真や実際の出展社のパンフレットなどを報告書に添付することで、さらに分かりやすいレポートに仕上がります。
パンフレットやチラシをもらったり、撮影が許可されていれば、報告書に活用できるブース全体や展示の様子、個別の展示物も撮影しておきましょう。

展示会レポートを書く際の注意点

展示会の報告書では、見学者が実際に見てきた展示会の様子などの客観的な事実、見学者が展示会を見学して感じた自分の意見・所感を記入することになります。

この際にそれらが1つの項目にまとめられていると要点が分かりにくく、読みづらい報告書となります。

そのため、事実と見学者の意見・所感などの項目は必ず分けて記載し、報告書を見る上司などが読みやすくなるようにまとめましょう。

おわりに：有効な展示会見学レポートを作成しよう

展示会には数多くのブースがあり、報告書をまとめるだけでも大変です。しかし、テーマや目的意識を持って見学すれば、将来の出展にも役立つ報告書が作成できます。

良いと思ったポイントを生かし、自社の出展時に最大の効果を得られるようにしましょう。