展示会でのヒアリングシート活用法 とは?入れるべき5項目について解説

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展示会でのヒアリングシート活用法 とは?入れるべき5項目について解説

成果のある展示会にするためには、来場者から多くの情報を聞き出すことのできるヒアリングシートの活用が欠かせません。
これから展示会を開催する予定の担当者の中には、アンケートとヒアリングシートどちらを活用するべきかお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、ヒアリングシートとアンケートの違いや、ヒアリングシート活用のメリット、さらにはヒアリングすべき項目まで詳しく解説していきます。

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ヒアリングシートとは?

ヒアリングシートとは、見込み顧客から聞き出したい情報などをまとめたチェックシートです。展示会だけでなく商談などの際にも活用されます。

今回は展示会向けのヒアリングシートについて解説していきます。ヒアリングシートの活用は、名刺獲得同様、展示会後のスムーズで効果的なアフターフォローを行うためにも欠かせない情報となります。

来場者から聞き出したい情報は何か事前に質問事項を決めておき、ヒアリングシートの内容として落とし込んでおきます。また来場者の負担とならないよう短時間で回答してもらうためにも、チェック形式での作成がおすすめです。

アンケートとの違い

展示会来場者に対して、アンケートを活用している企業もあるでしょう。ヒアリングシートとアンケートの大きな違いは、誰がシートに記入するかです。

ヒアリングシートは、展示会で来場者と対話している担当者が来場者へ質問し、担当者がシートへと記入していきます。
これに対してアンケートは、アンケート用紙を来場者に手渡し来場者自身に直接回答を記入してもらいます。

アンケートを活用する場合は、アンケートを記入してもらう回答ブースが必要となるなどの制約もありますが、ヒアリングシートであればその場で回答を得ることができます。

展示会でヒアリングシートを活用するメリット

ここからは、ヒアリングシートを活用するメリットについて見ていきましょう。

アンケートよりも売り込み感を抑えられる

1つ目のメリットは、ヒアリングシートの活用はアンケートに比べ過度な売り込み感を抑えられることです。
まずアンケートでは、もともと回答する項目が決まっているため、予算などを伺う項目であっても段階を踏むことなく踏み込んだ質問をすることになってしまいます。これは、来場者にとって売り込み感を感じたり、不信感や不快感を与えてしまうこともあるでしょう。

これに対してヒアリングの場合、来場者の温度感に合わせて質問を変えたり、現状や課題などを聞きながら段階的に話を進めることができるため、来場者への抵抗感を抑えることにつながります。

担当者が記入することで「面倒くさい」をなくせる

ヒアリングシートの活用は、アンケートに比べ「面倒くさい」と断られることを減らすことができます。

まず展示ブースで来場者にアンケートを書いてもらうタイミングとしては、主に展示ブースを全て見終わたあとであることが多いでしょう。この時点で来場者にとっての目的は終わっているため、そこからアンケート回答を依頼されると「面倒くさい」「次のブースを見たい」といった理由からアンケートへの回答を断られることもあります。

しかし、ヒアリングシートの場合は展示ブースを紹介した流れでそのままヒアリングに移ることができ、自然な流れで時間をかけずに回答を得ることができるのです。

アンケートよりも回答数を獲得しやすい

3つ目のメリットは、アンケートよりも多くの回答を獲得しやすいことです。上述した2つのメリットからもわかるようにヒアリングシートの活用は、アンケートでは答えづらかったり、記入すること自体が面倒くさいといったアンケートのデメリット部分を補うことができます。

このように来場者にとっての負担を減らすことができるヒアリングシートを活用することで、アンケートに比べ詳しい内容でより多くの回答数を得ることができるでしょう。

名刺交換のきっかけになる

4つ目のメリットは、名刺交換を行うきっかけとなることです。展示会開催の目的を「見込み顧客の獲得」としている企業も多いでしょう。これには、1枚でも多くの名刺交換を行うことが求められます。

ヒアリングシートを活用することで、自然な流れで名刺交換を行うことができます。ヒアリングを行う際は、回答をもらって終わりではなく、必ず名刺交換を行うことも意識しておきましょう。

展示会でヒアリングすべき5つの項目

展示会でヒアリングすべき項目は以下の5つです。それぞれ詳しくご紹介します。

  1. 来場の目的
  2. 観覧したブース
  3. 課題やニーズ
  4. 現在の導入状況
  5. 来場者の情報

1.来場の目的

まず初めにヒアリングしておきたいのは、この展示会に来場した目的です。さらに自社ブースに立ち寄ってくれた理由も伺いましょう。

このとき、事前に想定できる回答をいくつか用意しておき選択肢形式にしておくと、文字を記入する手間が省け、よりスムーズにヒアリングを進められます。

2.観覧したブース

この展示会で観覧した自社以外のブースについてもヒアリングしておきましょう。
来場者が回答しやすいよう、それぞれのブースに番号を振ったものを用意しておくと良いでしょう。

3.課題やニーズ

ヒアリングシートを活用する上で一番聞いておきたいのがこの課題やニーズです。この展示会へ来場した目的にも通ずるところがあるでしょう。

まずは顧客視点に寄り添い、どのような悩みや課題があるのか聞き出します。ここで来場者の課題を明確にすることができれば、課題解決につながる商品やサービスを提案することにもつながります。

4.現在の導入状況

来場者の現状についても聞いていきます。まずはすでに何らかのサービスを導入しているのかどうか。導入している場合であれば、そのサービスによって課題解決につながっているのか確認しましょう。

このとき、すでにサービスを導入している場合でも実際には課題が解決できていないのであれば自社の商品やサービスを紹介することもできるでしょう。

5.来場者情報

来場者の情報を聞いておくことも会話をスムーズに進めるために必要です。ここでは、性別・年齢の基本情報のほかに部署や役職も確認しておきましょう。このとき、名刺交換することができていればよりスムーズに情報を把握できるでしょう。

ここで特に重要な情報は、所属部署です。部署により課題やニーズ、抱えているタスクなどが異なります。また、決裁に関わる役職であるかどうかも把握できるとその後のアフターフォローをスムーズにおこなえるでしょう。

展示会でヒアリングを行う際の注意点

ヒアリングすべき項目についてご紹介しましたが、ここからは、ヒアリングの際に意識しておきたい注意点についても確認していきましょう。

予算と導入時期はヒアリングしない

1つ目の注意点は、展示会場では予算や導入時期のヒアリングは控えることです。初対面でまだ関係性を築けていない来場者に対して、予算や導入時期といった踏み込んだ質問をすると、相手は「売り込まれるのではないか?」といった不安感や不信感を抱かせてしまうことになり兼ねません。

展示会場では、あくまで来場者側の課題をヒアリングすることに徹し、予算と導入時期は次のステップと考えておきましょう。

誘導にならない話し方を意識する

もう1つの注意点は「話し方」です。
求めている回答を引き出したいと思うことで、来場者の回答を誘導してしまうことも少なくありません。

ヒアリングを行う際は、あくまでもこちらは聞く側の立場であることを忘れないようにしましょう。「この人なら話しても大丈夫」と思ってもらえることで、来場者の本音を聞き出しやすくなります。
またこのとき、来場者が回答しやすいように選択形式にすることも効果的です。

展示会後のアフターフォローの手法

ヒアリングを行った来場者へは、展示会後のアフターフォローを忘れてはいけません。アフターフォローを行うことで来場者から見込み顧客へと関心度合いを高めていくことができるからです。

またアフターフォローは、来場者の興味・関心度合いに合わせて手法を使い分けることが効果的です。ここでは、3つの手法をご紹介します。

電話

展示会のアフターフォローでよく使われる手法の1つが電話です。ヒアリングで直接話を伺っていることから、電話でのアフターフォローもしやすいでしょう。

展示会場では短時間しか会話することができないため、現状やニーズを全て把握することが難しいものです。そこで電話でのアフターフォローをきっかけに改めて認識のすり合わせや、課題を明確化することができます。

しかし全ての来場者を電話でフォローすることは時間やコスト的にも難しいため、来場者の中でも温度感が高いと判断できる人に絞って架電する必要があります。

メール

メールも展示会のアフターフォローでよく使われる手法です。メールは、時間をかけず一度に多くの人へのアプローチが可能というメリットがあります。

あらかじめ設定した条件に基づいて自動送信できるシナリオメールや、見込み度合いに応じて段階的にメールを配信するステップメールなど来場者の反応や見込み度合いに合わせてメールを配信しましょう。

DM

DM(ダイレクトメール)もアフタフォローの手法の1つで、メールよりも丁寧な印象を与えることができたり、開封率が高いとされる手法です。

しかし、メール配信に比べ手間やコストがかかるため、電話同様、見込み度合いが高いと判断できる来場者に絞って活用する必要があります。

おわりに

いかがでしたでしょうか。この記事では、ヒアリングシートとアンケートの違いや、ヒアリングシート活用のメリット、ヒアリング項目について解説してきました。

展示会終了後、成果を測る指標ともなるヒアリング件数を増やすためにも、来場者に対してスムーズな対応が求められます。
そのためにも、ご紹介した項目を踏まえヒアリングシートを作りこんでおくなど十分な事前準備をおこなって展示会当日を迎えましょう。