自社セミナー開催に必要な「企画・準備」「運営」「アフターフォロー」の3ステップ

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自社セミナー開催に必要な「企画・準備」「運営」「アフターフォロー」の3ステップ

BtoBビジネスのマーケティングのひとつに、自社開催セミナーがあります。セミナー運営を成功させるためにはどのようなステップを踏んでいけばよいのでしょうか。
そこで今回は、効果的に自社セミナーを開催するためのステップをご紹介します。

自社セミナーの重要性

ダイレクトに情報が受け取れるセミナーは、開催する企業側としても新規見込み顧客の獲得に直結するだけでなく、実際に見込み顧客に会って名刺交換や話ができる機会となるため、見込み顧客をナーチャリング(育成)する好機です。

ですが、段取り良くセミナー運営をしていかないと、クレームとなり、せっかくの見込み顧客を失いかねない状況になってしまうことも。そうならないために、BtoBビジネスにおいて効果的な運営セミナー開催を可能とする3ステップをしっかりと抑えておきましょう。

自社セミナーの3ステップ

自社セミナーの開催には、次の3ステップがあります。ステップ1「企画・準備」、ステップ2「運営」、ステップ3「アフターフォロー」です。ステップごとに、どのような段取りがあるのかを見ていきましょう。

ステップ1「企画・準備」

自社が運営するセミナーを開催するにあたって、その起点は「企画・準備」です。

まず、セミナー開催の目的や趣旨に添って、ターゲットを設定します。どのような立場の、どんな課題を持っている顧客なのか、自社製品の検討状況はどの程度かなどを整理しましょう。

次に、ターゲットに対して、どのような情報をどのような構成で提供していくかを決定します。「参加者が求める情報は何か」に焦点を合わてコンテンツを作成すると、見込み顧客の心をガッチリとつかむセミナーとなるでしょう。

日程や会場調整、当日の人員確保も大切です。どのエリアでいつ開催するのが効果的なのかは、行動ターゲティングやWebアクセス解析などで分析した顧客データをもとに判断してもよいですね。

当日の人員確保は、セミナーのスムーズな開催に欠かせません。営業担当者を中心に、セミナーの参加者が求める情報を持っている人員を配置しましょう。

ただ待っていても参加者は集まりませんから、集客も重要です。
既にコンタクトの取れる見込み顧客には、セミナー告知のメール配信やDM発送、SNSでの発信をすると良いでしょう。

新規に見込み顧客を獲得したい場合は、自社サイトのほか、リスティング広告、オウンドメディア、SNS、無料でセミナーの告知を行っているサイトやDM配信、メディアへの協賛依頼など、幅広く検討してみるとよいでしょう。

注意したいのは、1度きりの告知ではあまり集客効果は期待できないということです。タイミングを50日前、30日前、7日前など3回程度設定してみるなど、複数回告知してみましょう。

どのコンテンツを使用するにも、申し込みフォームの作成が必要です。興味を持ってくれた見込み顧客を逃さないよう、ファーストステップは抜け漏れがないように取り組みましょう。

セミナーの集客に関して、下記の記事も参考にご覧ください。
「自社開催セミナーに集客する方法、告知サイトの選び方とは?」

ステップ2「運営」

次にステップ2、セミナー当日の「運営」です。

いくら準備万端といっても、予定していた会場準備ができなかったり、プロジェクターの故障が起こったりと、想定外の事態に陥る可能性はあります。リハーサルは必ず行い、開始時間より早めに来場する参加者のために受付は早めにスタンバイします。

受付時に参加者から名刺をいただくなど、顧客情報の収集を確実に行いましょう。

セミナー資料は受付で名刺と交換で渡しても、セミナー会場の机上に置いておいてもよいでしょう。また、自社や自社商品・サービス、セミナーについてのアンケートも作成して資料と共に渡します。せっかくのチャンスなので、参加者の属性など、今後のマーケティングに役立つ項目を盛り込みましょう。

配置した人員を効率的に稼動させ、参加者にとって居心地のよい空間作りを心がけるようにします。大規模なセミナーを開催する場合は、受付とは別に、会場内の誘導係も必要でしょう。少人数のセミナーなら、空き時間に参加者と気軽にコンタクトしてもよいでしょう。

セミナー終了後に、質疑応答できなかった人のために、営業担当者などとの個別相談会などを設ける方法もおすすめです。

ステップ3「アフターフォロー」

セミナーの開催が終了しても、事後タスクは続きます。

申し込みフォームの入力情報やいただいた名刺を元に、参加者に来場のお礼メールを送ります。アンケート結果から、見込みの度合いが高いと思われる見込み顧客には、電話での積極的なアプローチも有効です。

自社サイトなどでも、セミナー当日の様子を掲載し、開催の報告と来場のお礼を行っても良いでしょう。

欠席者についてもフォローが必要です。欠席であっても、自社に興味や関心を持っている潜在的な見込み顧客であることに変わりありません。「次回はぜひお会いしたい」というメッセージと、開催の予定があれば、次回のセミナーの告知を送ってみましょう。

社内では、申込者数と実際の来場者数と差異を計算したり、アンケート内容を分析したりして、商品やサービスの改善、次回のセミナー企画などに役立てます。営業部門、企画部門、マーケティング部門などそれぞれが実益を得られるセミナー運営となるよう準備から最後まで気を抜かないようにしたいですね。

おわりに

今回は、効果的に自社セミナーを開催するためのステップをご紹介しました。
自社が運営するセミナーを開催するにあたっては、「企画・準備」「運営」「アフターフォロー」といったステップを段取り良く進めていく必要があります。これら全てを人の手で行うと、情報や進捗状況の管理にミスが起こることもあるでしょう。

そんな悩みを解決するために、マーケティングオートメーションが注目されています。見込み顧客やスケジュールの管理、集客へのアプローチ、開催後のアフターフォロー等を手助けしてくれるマーケティングオートメーションには、導入しやすい価格帯のものも多くあります。効率よく自社セミナー開催をするために、ぜひ検討してみてください。

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