自社セミナー開催時の手順を3ステップで解説! | マーケティングオートメーション List Finder(リストファインダー)

自社セミナー開催時の手順を3ステップで解説!

イベント/セミナー

LinkedIn にシェア
Pocket

自社セミナー開催に必要な「企画・準備」「運営」「アフターフォロー」の3ステップ

BtoBビジネスのマーケティングのひとつに、自社開催セミナーがあります。セミナーは熱量が高い顧客を獲得できます。営業担当者が直接顧客と対話したり、アンケートで顧客が求めているものを知ったり、自社製品を宣伝できたり…セミナーは顧客とコミュニケーションをとるよい機会です。

しかし、何となくセミナーを開催し続けている、セミナーでどうやってリードを獲得したらよいかよく分からないという声も聞きます。そこで今回は、見込み顧客獲得につながる自社セミナーを開催するためのステップをご紹介します。

自社セミナーは見込み顧客の獲得や育成に役立つ

ダイレクトに情報が受け取れるセミナーは、開催する企業側としても新規見込み顧客の獲得に直結するだけでなく、実際に見込み顧客に会って名刺交換や話ができる機会となるため、見込み顧客をナーチャリング(育成)する好機です。

1対1の商談を行うよりハードルが低く、まだ検討が終わっていない担当者でも気軽に参加できるのもセミナー開催のメリットです。有益なセミナーが開催できれば、検討途中のウォームリードをホットリードへ引き上げられるかもしれません。

しかし、段取り良くセミナー運営をしないとクレームとなり、せっかくの見込み顧客を失うことになりかねません。そうならないために、BtoBビジネスにおいて効果的な運営セミナー開催を可能とする3ステップをしっかりと押さえておきましょう。

List Finder資料ダウンロード

BtoB向けセミナー開催のための3ステップ

BtoB向けセミナーには、toCとは異なる注意事項やポイントが存在します。3つのステップごとに、どのような段取りがあるのか見ていきましょう。

ステップ1「企画・準備」

企画・準備段階からセミナーは始まっています。BtoB向けセミナー準備のポイントをいくつか紹介していきます。

ターゲットを設定する

まず、セミナー開催の目的や趣旨に沿ったターゲットを設定します。どのような立場でどんな課題を持っている顧客なのか、自社製品の検討状況などを整理しましょう。

企画内容やタイトルを決める

次に、ターゲットに対して情報をどのような構成で提供していくかを決定します。「参加者が求める情報は何か」に焦点を合わせてコンテンツを作成すると、見込み顧客の心をガッチリとつかめるセミナーとなるでしょう。

集客するためにはリードの興味をひくタイトル付けも重要です。

日程や会場を決める

日程や会場調整もセミナー集客を左右するポイントです。どのエリアでいつ開催するのが効果的なのかは、行動ターゲティングやWebアクセス解析などで分析した顧客データをもとに判断してもよいでしょう。

集客する

セミナー内容や日時が決定したら、準備と合わせて集客も並行して行います。既にコンタクトの取れる見込み顧客には、セミナー告知のメール配信やDM発送をしましょう。

新規に見込み顧客を獲得したい場合は、自社サイトのほか、リスティング広告、オウンドメディア、SNS、セミナーの告知を行っているサイトやメディアへの協賛依頼など、幅広く検討していきます。

セミナーの集客に関しては、下記の記事で詳しく解説しています。
「自社開催セミナーに集客する方法、告知サイトの選び方とは?」

LPや申し込みフォームを作成する

ランディングページ(LP)や申し込みフォームの作成をします。LPには、セミナーの内容や参加をおすすめしたい人、参加するメリット、講師の紹介、日時、場所、料金、申し込みフォームのURLなどを記載しておきます。

申し込みフォームには、氏名、メールアドレス、企業名、電話、要望・ご意見を記入してもらいましょう。

運営マニュアルの作成、当日の段取りを確認する

当日の段取りをスムーズにするために、運営マニュアルを作成しておきましょう。必要な備品・機材についても、開催場所に用意されているか、自社で準備するかを確認しておきます。

セミナー資料・自社製品資料・アンケートを作成する

遅くとも前日までに配布物の準備や印刷を行っておきましょう。配布物の内容はセミナーに関することはもちろん、自社や自社商品・サービスの資料、セミナーのアンケートも準備しておきます。せっかくのチャンスなので、参加者の悩みや属性など、今後のマーケティングに役立つ項目をアンケートに盛り込みましょう。

ステップ2「運営」

次にステップ2、セミナー当日の「運営」です。

いくら準備万端にしても、予定していた会場準備ができなかったり、プロジェクターの故障が起こったりするなど想定外の事態に陥る可能性はあります。そのため、リハーサルは必ず行い、開始時間より早めに来場する参加者のために受付は早めにスタンバイします。

セミナー資料は受付で名刺と交換で渡しても、セミナー会場の机上に置いておいてもよいでしょう。また、自社や自社商品・サービス、セミナーについてのアンケートも作成して資料と共に渡します。

受講者が多い場合は、配布物を会場の各座席に置いておくと受付をスムーズに進めることができます。

配置した人員を効率的に稼動させ、参加者にとって居心地のよい空間作りを心がけるようにします。大規模なセミナーを開催する場合は、受付とは別に会場内の誘導係も必要でしょう。少人数のセミナーなら、空き時間に参加者と気軽にコンタクトしてもよいです。

セミナー終了後に、質疑応答できなかった人のために、セミナー講師や営業担当者などとの個別相談会を設けるのもおすすめです。

ステップ3「アフターフォロー」

セミナーの開催が終了しても、事後タスクは続きます。

申し込みフォームの入力情報やいただいた名刺を元に、参加者に来場のお礼メールを送りましょう。アンケート結果から、自社商品に興味がありそうな見込み顧客には、電話での積極的なアプローチも有効です。

自社サイトやSNSでセミナー当日の様子を掲載し、参加者の声とともに開催の報告と来場のお礼を行えば、次回参加しようか迷っている人へよい判断材料になります。

欠席者についてもフォローが必要です。自社に興味や関心を持っている潜在的な見込み顧客であることに変わりありません。「次回はぜひお会いしたい」というメッセージと、開催の予定があれば次回のセミナーの告知を送ってみましょう。

社内では、申込者数と実際の来場者数と差異を計算したり、アンケート内容を分析したりして、商品やサービスの改善、次回のセミナー企画などに役立てます。営業部門、企画部門、マーケティング部門などそれぞれが実益を得られるセミナー運営となるよう準備から最後まで気を抜かないようにしましょう。

自社セミナー開催前に考慮すべきポイント

セミナーは顧客のために行うものなので、見込み顧客の立場に立ったセミナー開催を計画しましょう。人数・日時・場所について、BtoB向けセミナーで気を付けたいポイントを解説していきます。

セミナーの参加人数は大人数である必要はない

セミナーはできるだけ多くの受講者を集めた方が良いと思われるかもしれません。しかし、見込み顧客が少ないBtoB向けで多くの受講者を集めようとした場合、セミナー集客のターゲットが広がってしまい、セミナーの内容がほやけ、フォローする受講者の質がバラバラになりがちです。

そのため、参加者を顧客化することが目的のセミナーは、沢山の受講者を集めることを目標とせず、顧客になりそうな人を集めることを第一にしましょう。

また、参加希望者が想定より多かった場合は、複数回のセミナー開催を検討します。セミナー参加者が多すぎると終了後の個別相談会などにつながりにくいだけでなく、一度に大人数のアフターフォローが必要となるため、十分なフォローができない可能性が出てきます。

こうした点を考慮したうえで、参加予定人数を決定し次に開催日時と場所の選定を行いましょう。

セミナー開催日時は平日午前中か遅い時間に

BtoBでセミナーを開催する際には、土日や祝日ではなく平日にセミナーを開催しましょう。

開催場所に来てもらうことになるため、開催時間はセミナー終了後に帰社できる午前中や自宅に直帰できる遅い時間に開催するように考慮します。

セミナー開催場所は自社都合と参加者目線のバランスを取って決める

セミナー会場を選ぶ際には、以下のポイントを考慮しましょう。

  • 参加者のアクセスの良さ(駅や会社から近い、駐車場がある)
  • 会場の雰囲気(明るく清潔感があるか)
  • 会場の広さ(参加者が全員座れる、机が置ける、製品デモができる…など)
  • 会場の利用料金(プロジェクターや机・椅子などの備品の料金にも注意)

セミナーの開催場所に関しても、開催日時と同様に参加者側の立場を考慮して検討する必要があります。一方でアクセスの良い会場は利用料金が高いこともあります。予算など自社の都合と参加者側の立場の両方の観点から、会場を決定するようにしましょう。

効率よくセミナーを開催するためには、マーケティングオートメーションの活用も視野に入れて

今回は、効果的に自社セミナーを開催するためのステップをご紹介しました。

自社が運営するセミナーを開催するにあたっては、「企画・準備」「運営」「アフターフォロー」といったステップを段取り良く進めていく必要があります。しかし、やることがたくさんあるため、丁寧にフォローし続けられないという担当者も多いでしょう。

マーケティングオートメーションを使えば、見込み顧客への集客メールの配信や問い合わせフォームの作成、スケジュールの管理、開催後のアフターフォローが簡単にできます。マーケティングオートメーションである「List Finder」は比較的導入しやすい3万円台から利用できます。

List Finderのセミナー管理機能については、こちらに詳しくまとめていますので、是非参考にしてください。

LinkedIn にシェア
Pocket

ページの先頭に戻る