営業担当者にとって、アポイントの獲得は欠かせない業務の1つです。この記事では、アポイントについての概要からアポイント獲得の手法、さらに効果的にアポイントを獲得するコツまで詳しく解説します。
- ▼この記事で分かること
-
- 営業担当者：電話・メールでアポイントを獲得する方法や流れ、顧客に不信感を抱かせないための伝え方がわかる！
- マーケティング担当者：営業担当者にリードをパスしてもなかなかアポが獲得できない理由や対応策がわかる！
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Contents
アポイントとは？
アポイントやアポとは、アポイントメントの略で、ビジネスにおいては商談や面会など顧客と会う約束のことを指します。
事前に訪問理由を伝えアポイントを獲得しておくことで、スムーズに面会することができるでしょう。反対に、アポイントを取らずに訪問する「飛び込み営業」という手法もありますが、アポなしでの訪問では会ってもらえないこともあるため、非効率な営業活動になってしまいます。
そのため、顧客や企業を訪問する際は事前にアポイントを獲得することが基本的なビジネスマナーであるといえます。
アポイントを獲得する方法と流れ
アポイントを獲得する一般的な方法には、テレアポとメールがあります。詳しく見ていきましょう。
電話でアポイントを獲得する方法
もっとも主流なアポ取りの方法が電話を使ったテレアポです。自社にある個人情報リストをもとに顧客になり得そうな相手に電話をかけることで効率的にアポイントを獲得できるでしょう。またテレアポでは、顧客と直接話しながら話を進めることができるため、相手の温度感がわかりやすく、1人1人に合わせた内容で打診することができます。
具体的にヒアリングを行うことができるので、その後の商談担当者に引き継ぎやすく、受注率向上にも効果があります。メールよりもテレアポのほうがアポ化率が高くなることが多いので、顕在層向けの顧客には電話でのアプローチがおすすめです。
テレアポの流れ
- 1.自己紹介
- 電話でのアポ取りの際は、社名・部署・氏名をはっきりと述べ誰からかかってきたかしっかりと相手に伝えることが大切です。丁寧な挨拶をすることで、相手に安心感と信頼感を与えることができます。
- 2.導入
- 次に電話を掛けた経緯・アポイントを取りたい理由を簡潔に伝えましょう。ここでは、相手に興味を持ってもらえそうな内容を伝えることで、そのまま電話を切らずに話を聞いてもらうことが大切です。
- 3.本題
- 本題では、商品やサービスの概要を伝えましょう。売り込みなどセールストークは行わず、相手のメリットとなる内容や直接会って説明を行う必要がある理由も伝えます。
- 4.クロージング
- ここまで相手に話を聞いてもらうことができたら、目的であるアポイントの獲得へ進みます。このとき、「来週の水曜日や木曜日はいかがでしょうか？」といったようにこちらからアポの日程をいくつか提示することがポイントです。少ない選択肢に絞ることでスムーズな日程調整が可能となります。
メールでアポイントを獲得する方法
アポイントを獲得する方法の2つ目はメールを活用した方法です。テレアポに比べ、1度により多くの人にアプローチを行うことができ、効率的な方法であるといえます。また、相手の都合のいいタイミングで開封されることから相手の負担が少ないこともメリットです。
テレアポよりもメールのほうがアプローチの漏れが少なく、特に潜在顧客から準顕在顧客にアプローチすることで、アポ化率の向上が期待できるでしょう。
アポ取りメールの構成
- 件名
- アポ取りメールでもっとも重要となるのが件名です。営業担当者には日々多くのメールが届きます。その中から、開封してもらえるメールにするためにも件名にはこだわりましょう。
- 宛名
- まずは相手の名前・会社名を記載します。役職や部署などもわかる場合には記載しておくことでより丁寧な印象を与えることができます。
- 挨拶と自己紹介
- 挨拶では、これまでにやり取りをしたことのある相手には「いつもお世話になっております」、はじめてメールを送る相手には「突然のメールでのご連絡大変失礼いたします」といったように異なる挨拶文を入れるようにしましょう。
- メールの趣旨
- 次に、アポイントメールを送った理由を伝えます。ここでは商品やサービスの紹介やセールストークではなく、「なぜメールを送ったのか」「どういう経緯で連絡先を知ったのか」という内容を伝えましょう。相手に不信感を与えないよう必ず記載しておくことが大切です。
- 本文
- ここではアポイント内容の詳細とアポイントの日程を記載します。日程は相手の都合のいい日を伺うのではなく、こちら側からいくつか候補日を提示しましょう。少ない選択肢の中から選んでもらうことで日程の調整がスムーズに進みます。
- 署名
- 最後に、お礼文と署名を記載します。署名には返信・問い合わせ先となる連絡先を忘れずに記載しましょう。また、返信期限を提示しておくことで迅速に対応してもらえる可能性が高まります。
【電話編】成功の秘訣は「不信感」を抱かせないこと！アポイントを獲得するためのコツや注意点
ここでは電話でアポイントを獲得するためのコツや注意点を解説します。
声のトーンや言葉遣いに注意する
テレアポでは、まだ直接お会いしたことのない相手と話すことも多いでしょう。そうした際に、相手に不信感や不快感を与えないよう声のトーンや言葉遣いに注意が必要です。明るいトーンであることも大切ですが、いかにも営業電話と感じられてしまうこともあるため、落ち着いたトーンで話すことを意識しておきましょう。
目的を簡潔に伝える
時間の限られているテレアポでは、アポイントを取りたい目的を短時間で伝える必要があります。事前にトークスクリプトを用意しておくなどし、簡潔にわかりやすく伝えることがポイントです。
メリットを伝える
テレアポでは相手の関心を惹くために、短い時間で興味を惹く一言を用意しておくことが効果的です。相手にとって、この電話にメリットや課題に対する解決策があることを伝えましょう。
例えば、顧客の課題を知る方法として、下記があります。
- リードの獲得元を確認する
- 会社のホームページを確認する
- 過去の接触履歴や架電メモを確認する
上記から課題を確認・分析したうえでテレアポをすると、アポ率向上が期待できるでしょう。
日時を確認する
相手が訪問に応じてくれたら、所要時間を伝え日時を設定します。このとき、相手の都合のいい日時を伺うか、こちらから候補の日時を提示するかは相手の反応に合わせて対応しましょう。アポイントにあまり乗り気ではない相手に対しては、こちらから日時を提示したほうがスムーズでしょう。
電話をするタイミングも重要
テレアポではまずは電話に出てもらえないことには話が進みません。そのため、相手にとって電話に出やすい時間帯やタイミングを見極める必要があります。
忙しい時間は業種によって様々ですが、一般的には夕方から退勤時間あたりは自席にいることが多いと考えられます。
【メール編】ポイントは「わかりやすく」「簡潔」に！アポイントを獲得するためのコツと注意点
ここではメールでアポイントを獲得するためのコツや注意点を解説します。
わかりやすい件名の設定
届いたメールで一番初めに目にするのが件名です。ここで興味をもってもらうことができなければメールを開いてもらうことすらできません。そこで、件名は具体的な数字を入れて興味を惹くことや、相手にメリットを感じてもらえるような内容にするなど工夫が必要です。
また、件名が長いと途中で切れてしまい内容が伝わりにくくなるので18文字程度にまとめるのがコツです。
内容は簡潔にする
相手は一日に多くのメールに目を通します。そのため長すぎる文章や、内容のわかりにくいメールは最後まで読んでもらえないでしょう。
そこで、メールの内容は「目的」「用件」を明確にし、簡潔にまとめるようにしましょう。またテレアポ同様、言葉遣いや誤字脱字には注意が必要です。
候補日時を複数提示する
メールでアポイント日程を調整する場合、やり取りの回数が多くなってしまうものです。相手の負担を減らすためにもメールのやり取りを最小限にする工夫をしましょう。そこで、アポイント日程は相手に伺うのではなく、こちらからいくつかの候補日を提示し、その中から選んでもらうことが効果的です。
また、日程調整ツールを活用することで日程調整を自動化し、このようなやり取りを減らすことができます。
送信するタイミング
最後に、メールのタイミングや頻度にも注意しましょう。相手の忙しい時間帯や締め切り前など、返信の確率が低い時期は避けるようにし、適切なタイミングで送信することも重要となります。
アポ取りメールの例文
ここでは、これまで取引のない相手にメールを送る場合の例文を見ていきましょう。メールの内容に警戒心や、不信感を抱かれないよう失礼な言葉遣いになっていないか、誤字脱字がないかなど送信前には必ず確認することも大切です。
- 【件名】
- 「サービス名〇〇」について面談のご案内/〇〇株式会社 氏名
- 【本文】
- 株式会社〇〇
ご担当者様突然のご連絡にて失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見しご連絡いたしました。この度、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、
ぜひ〇〇様とお会いしてご紹介させていただきたく、ご連絡をいたしました。
もしよろしければ、直接内容をご説明できればと考えております。下記日程のご都合はいかがでしょうか？
=====================
【日程の候補】・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
=====================上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
- 【署名】
「できる営業」はアポイント獲得後のフォローも徹底している！
アポイントを獲得できた後も、アポ当日までフォローを行うことが大切です。メールでアポイントを獲得した場合には、改めてお礼のメールを送信しましょう。その際、「〇〇日の△時に伺います」など、日程の確認も同時に行うことでお互いに日程の確認ができ、相手に丁寧な印象を印象を与えることにもつながります。
さらに、アポの前日にはリマインドメールを送信することでアポイントのキャンセルを防ぐことができるでしょう。
アポ前日に送るリマインドメール
- 【件名】
- 〇月〇日〇時からのアポイントについて
- 【本文】
- お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。日程が近づいて参りましたので、〇月〇日のアポイントの件について
改めてご連絡をさせていただきました。アポイントの詳細は下記の通りです。
=====================
日時：〇月〇日〇時～
場所：弊社 〇階
(東京都〇〇区～～～～)
内容：弊社サービスの概要説明など。
=====================以上になります。
なお、当日は私と部長の〇〇の2名となります。
急遽、ご都合が合わない時は私宛(090-0000-0000)にご連絡をいただけますと幸いです。それでは当日、お気を付けてご来社くださいませ。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
アポ打診の電話・メールをしてもアポ獲得ができない2つの理由と対応策
アポ打診の電話・メールをしても、なかなかアポが獲得できない場合、「電話・メールの内容が悪い」というよりも、他に原因がある可能性があります。
獲得したリードがターゲットではない
セールスやマーケティングチームが獲得したリードの中には「自社のターゲットではないリード」があります。というのも、獲得したすべてのリードがすべて「自社のターゲットリード」になることはないからです。
例えば、BtoB向けのツールを販売している会社であれば、BtoC向けにビジネスをしている会社はターゲットになりづらく、アポ打診の電話・メールをしてもアポ獲得は難しいです。
他にも、アポ獲得、受注につなげることが難しいリードでいうと、
- 学生
- 主婦
- 競合会社
- 個人事業主
などが挙げられます。上記のリードにアポ打診をしてもアポを獲得するのは難しいでしょう。
自社のターゲットに合ったリードを獲得するためにも、自社の顧客となり得る企業の業種や規模などを整理し、その情報に合うリストを準備することが重要です。自社のターゲットとなるリストが増えれば、アプローチする優先順位が明確になり、工数削減が期待できます。そしてアポ率も高くなるでしょう。
自社のターゲットに合ったリードを獲得し、顧客に対して適切なアプローチを行う方法はこちらの記事が参考になります。
顧客の購買意欲を把握できていない
アポ打診のメールを送ってアポを獲得するためには、顧客の課題や悩みを把握し、適切なタイミングでアプローチをしなければなりません。顧客の購買意欲を把握せず、ただ闇雲にアプローチすると、下記のようなデメリットが生じます。
- タイミングの悪いアプローチによるアポ獲得機会の消失
- ニーズを上手く掴めないため、結果、他社のサービスに決まってしまう
- 最悪の場合、これまでの付き合いが無くなる
闇雲なアプローチを続けていても、アポ率の劇的な向上は難しいでしょう。
顧客の購買意欲を向上させ、商談獲得を最大化させる「MAツール」
とはいえ、相手の購買意欲を事前に把握することは難しいです。それを可視化する方法として「MAツール」があります。
MAツールは、見込み顧客(リード)の獲得～育成や、営業がアプローチすべきリードの抽出といったマーケティング活動を自動化・効率化し、生産性を向上させながら商談獲得数を最大化するツールのことです。
マーケティングオートメーション(MA)を活用すれば、見込み顧客リストをツール上で管理しながら一斉メール配信で連絡を取り続け、購買意欲の向上や商談化の可能性が高まっている人を可視化することができます。人力で行えば膨大な工数がかかるマーケティング・営業活動の工程を、その名の通り自動化・省力化することで、商談獲得数の増加に寄与できるのです。
アポイントメールを送ってもなかなかアポが取れないという方は、メール内容や送付タイミングを最適化するためにMAツールの導入も検討してみることをおすすめします。
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おわりに
今回は、アポイント獲得のためのコツや注意点、例文などをご紹介しました。顧客から「一度、詳しく話を聞いてみたい」と思ってもらえるような工夫が重要になります。今回の電話・メールの例文を参考に、皆さんのビジネスのお役に立てば幸いです。
また、「電話やメールの内容を改善してアプローチしているけど、なかなかアポにつながらない…」という方であれば、マーケティング活動を効率化し、商談獲得数を最大化する「MAツール」の導入を検討してみても良いでしょう。
