営業担当者にとって、アポイントの獲得は欠かせない業務の1つです。この記事では、アポイントについての概要からアポイント獲得の手法、さらに効果的にアポイントを獲得するコツまで詳しく解説します。
アポイントとは？
アポイントやアポとは、アポイントメントの略で、ビジネスにおいては商談や面会など顧客と会う約束のことを指します。
事前に訪問理由を伝えアポイントを獲得しておくことで、スムーズに面会することができるでしょう。反対に、アポイントを取らずに訪問する「飛び込み営業」という手法もありますが、アポなしでの訪問では会ってもらえないこともあるため、非効率な営業活動になってしまいます。
そのため、顧客や企業を訪問する際は事前にアポイントを獲得することが基本的なビジネスマナーであるといえます。
アポイントを獲得する方法
アポイントを獲得する一般的な方法には、テレアポとメールがあります。詳しく見ていきましょう。
【テレアポ（電話）】
もっとも主流なアポ取りの方法が電話を使ったテレアポです。自社にある個人情報リストをもとに顧客になり得そうな相手に電話をかけることで効率的にアポイントを獲得できるでしょう。またテレアポでは、顧客と直接話しながら話を進めることができるため、相手の温度感がわかりやすく、1人1人に合わせた内容で打診することができます。
テレアポの流れ
- 1.自己紹介
- 電話でのアポ取りの際は、社名・部署・氏名をはっきりと述べ誰からかかってきたかしっかりと相手に伝えることが大切です。丁寧な挨拶をすることで、相手に安心感と信頼感を与えることができます。
- 2.導入
- 次に電話を掛けた経緯・アポイントを取りたい理由を簡潔に伝えましょう。ここでは、相手に興味を持ってもらえそうな内容を伝えることで、そのまま電話を切らずに話を聞いてもらうことが大切です。
- 3.本題
- 本題では、商品やサービスの概要を伝えましょう。売り込みなどセールストークは行わず、相手のメリットとなる内容や直接会って説明を行う必要がある理由も伝えます。
- 4.クロージング
- ここまで話を聞いてもらうことができたら、目的であるアポイントの獲得へ進みます。このとき、「来週の水曜日や木曜日はいかがでしょうか？」といったようにこちらからアポの日程をいくつか提示することがポイントです。少ない選択肢に絞ることでスムーズな調整が可能となります。
【メール】
アポイントを獲得する方法の2つ目はメールを活用した方法です。テレアポに比べ、1度により多くの人にアプローチを行うことができ、効率的な方法であるといえます。また、相手の都合のいいタイミングで開封されることから相手の負担が少ないこともメリットです。
アポ取りメールの構成
- 件名
- アポ取りメールでもっとも重要となるのが件名です。営業担当者には日々多くのメールが届きます。その中から、開封してもらえるメールにするためにも件名にはこだわりましょう。
- 宛名
- まずは相手の名前・会社名を記載します。役職や部署などもわかる場合には記載しておくことでより丁寧な印象を与えることができます。
- 挨拶と自己紹介
- 挨拶では、これまでにやり取りをしたことのある相手には「いつもお世話になっております」、はじめてメールを送る相手には「突然のメールでのご連絡大変失礼いたします」といったように異なる挨拶文を入れるようにしましょう。
- メールの趣旨
- 次に、アポイントメールを送った理由を伝えます。ここでは商品やサービスの紹介やセールストークではなく、「なぜメールを送ったのか」「どういう経緯で連絡先を知ったのか」という内容を伝えましょう。相手に不信感を与えないよう必ず記載しておくことが大切です。
- 本文
- ここではアポイント内容の詳細とアポイントの日程を記載します。日程は相手の都合のいい日を伺うのではなく、こちら側からいくつか候補日を提示しましょう。少ない選択肢の中から選んでもらうことで日程の調整がスムーズに進みます。
- 署名
- 最後に、お礼文と署名を記載します。署名には返信・問い合わせ先となる連絡先を忘れずに記載しましょう。また、返信期限を提示しておくことで迅速に対応してもらえる可能性が高まります。
アポ取りのコツ
ここからは、アポイントを獲得するためのコツについてテレアポとメールそれぞれ解説します。
【テレアポ編】
声のトーンや言葉遣いに注意する
テレアポでは、まだ直接お会いしたことのない相手と話すことも多いでしょう。そうした際に、相手に不信感や不快感を与えないよう声のトーンや言葉遣いに注意が必要です。明るいトーンであることも大切ですが、いかにも営業電話と感じられてしまうこともあるため、落ち着いたトーンで話すことを意識しておきましょう。
目的を簡潔に伝える
時間の限られているテレアポでは、アポイントを取りたい目的を短時間で伝える必要があります。事前にトークスクリプトを用意しておくなどし、簡潔にわかりやすく伝えることがポイントです。
メリットを伝える
テレアポでは相手の関心を惹くために、短い時間で興味を惹く一言を用意しておくことが効果的です。相手にとって、この電話にメリットや課題に対する解決策があることを伝えましょう。
日時を確認する
相手が訪問に応じてくれたら、所要時間を伝え日時を設定します。このとき、相手の都合のいい日時を伺うか、こちらから候補の日時を提示するかは相手の反応に合わせて対応しましょう。アポイントにあまり乗り気ではない相手に対しては、こちらから日時を提示したほうがスムーズでしょう。
電話をするタイミングも重要
テレアポではまずは電話に出てもらえないことには話が進みません。そのため、相手にとって電話に出やすい時間帯やタイミングを見極める必要があります。
忙しい時間は業種によって様々ですが、一般的には夕方から退勤時間あたりは自席にいることが多いと考えられます。
【メール編】
わかりやすい件名の設定
届いたメールで一番初めに目にするのが件名です。ここで興味をもってもらうことができなければメールを開いてもらうことすらできません。そこで、件名は具体的な数字を入れて興味を惹くことや、相手にメリットを感じてもらえるような内容にするなど工夫が必要です。
また、件名が長いと途中で切れてしまい内容が伝わりにくくなるので18文字程度にまとめましょう。
内容は簡潔にする
相手は一日に多くのメールに目を通します。そのため長すぎる文章や、内容のわかりにくいメールは最後まで読んでもらえないでしょう。
そこで、メールの内容は「目的」「用件」を明確にし、簡潔にまとめるようにしましょう。またテレアポ同様、言葉遣いや誤字脱字には注意が必要です。
候補日時を複数提示する
メールでアポイント日程を調整する場合、やり取りの回数が多くなってしまうものです。相手の負担を減らすためにもメールのやり取りを最小限にする工夫をしましょう。そこで、アポイント日程は相手に伺うのではなく、こちらからいくつかの候補日を提示し、その中から選んでもらうことが効果的です。
また、日程調整ツールを活用することで日程調整を自動化し、このようなやり取りを減らすことができます。
送信するタイミング
最後に、メールのタイミングや頻度にも注意しましょう。相手の忙しい時間帯や締め切り前など、返信の確率が低い時期は避けるようにし、適切なタイミングで送信することも重要となります。
アポ取りメールの例文
ここでは、これまで取引のない相手にメールを送る場合の例文を見ていきましょう。警戒心や、不信感を抱かれないよう失礼な言葉遣いになっていないか、誤字脱字がないかなど送信前には必ず確認することも大切です。
- 【件名】
- 「サービス名〇〇」について面談のご案内/〇〇株式会社 氏名
- 【本文】
- 株式会社〇〇
ご担当者様突然のご連絡にて失礼いたします。
株式会社〇〇の〇〇と申します。
貴社のホームページを拝見しご連絡いたしました。この度、貴社の事業において弊社のサービスがお役に立てるのではないかと思い、
ぜひ〇〇様とお会いしてご紹介させていただきたく、ご連絡をいたしました。
もしよろしければ、直接内容をご説明できればと考えております。下記日程のご都合はいかがでしょうか？
=====================
【日程の候補】・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
・○月○日（曜日） ○：○○～○：○○
=====================上記以外でも、〇〇様のご都合のよい日時を折り返しご指示いただければ幸いに存じます。ご多忙のところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。
- 【署名】
おわりに：アポ獲得後のフォローも大切
アポイントを獲得できた後も、アポ当日までフォローを行うことが大切です。メールでアポイントを獲得した場合には、改めてお礼のメールを送信しましょう。その際、日程の確認も同時に行うことでお互いに日程の確認ができ、相手に丁寧な印象を印象を与えることにもつながります。
さらに、アポの前日にはリマインドメールを送信することでアポイントのキャンセルを防ぐことができるでしょう。
