【例文付き】展示会案内状作成の7つのポイントとは？効率良く集客を増やそう

新規見込み顧客の獲得のために利用される展示会。展示会は、主催者が集客する場合がほとんどであるため、自社から案内状を発送していない企業も多いのではないでしょうか。また案内状を出す場合でも、主催者が発行する展示会の招待用チラシやパンフレットの送付程度に限るケースが多いのではないでしょうか。

しかしせっかく展示会に出展するなら、より高い成果を得たいですよね。そこで今回は、展示会の案内状や招待状で集客効果を上げる方法についてご紹介します。

▼この記事で分かること

• 案内状送付のマナー
• 案内状を書く際の7つのポイント
• 手紙の案内状とメールでの案内状の例文

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展示会は見込み顧客の獲得を狙える場

展示会は、同業界や同業種の企業が一堂に会するビッグイベントです。展示会によっては何万人もの来場者が見込まれる場合もあります。展示会に出展し、招待する側の企業にとっては、広く新規の見込み顧客の獲得を狙える有力な集客の場となります。

一方、展示会に来場する側の企業は、会場に足を運ぶことでさまざまな情報の収集や、商品およびサービスの比較、購入などができるというメリットがあります。双方にメリットのある展示会は、非常に有益であると言えます。

展示会における案内状の役割とは？

では、展示会における案内状の役割とは何でしょうか。また、似た意味で招待状という言葉も使用されますが、この2つは異なる役割を持ちます。案内状と招待状について、詳しく見ていきましょう。

案内状とは

案内状とは見込み顧客や既存顧客に対して、自社の展示会ブースに来てもらうことを目的に、自社の出展情報を伝えるものです。

展示会の来場者は、限られた時間内で効率よく情報収集するために、事前に見学するブースにある程度の目星をつけています。そのため、自社ブースに来てもらうためには、自社の展示内容やブースの場所をあらかじめ伝えておく必要があり、その役割を担うのが案内状であると言えます。

展示会は、見込み顧客に対して実際に製品を見て、その場で質問などができる貴重な場です。製品への興味度合いを一気に引き上げ、後々の商談につなげる絶好の機会であるため、案内状によって自社の出展を知らせ興味を引くことは重要です。

招待状と案内状の違い

招待状は有料展示会などに出展する際に、その展示会のチケットを同封して顧客を招待するために送付するものです。そのため、一般的には自社との関係性の深い相手に対して送ります。

案内状がマーケティング目的であるのに対して、招待状は相手をもてなすために送るものであり、有名な展示会やチケットの取得が難しい展示会などに招待することで、相手との関係をさらに深めることなどが目的と言えるでしょう。

案内状を書く際に配慮すべきマナー

案内状を書く際には、ビジネスマナーを考慮する必要があります。ここでは、案内状のマナーについて知っておきましょう。

ビジネス文書の書式で書く

見込み顧客に送付する案内状は、ビジネス文書で記載することになるため、基本的な構成が決まっています。そのため、自由に書くのではなく、一般的な書式に沿って書きましょう。そうすることで、案内状などを見た顧客側は、どこに何が書いてあるかを把握しやすくなります。

基本的な構成については、次の見出しで詳しくご紹介します。

展示会が有料の場合は明記しておく

入場料が必要となる展示会に招待する場合、いくらかかるのかも必ず明記しておきましょう。入場料の記載は、日程や会場の場所と同じように箇条書きにし、入場料がかかるということがわかりやすい様に記載しておきます。

また、展示会に来場してもらいたい特別な既存顧客へは、入場チケットを同封して招待状として送付することも効果的です。

遅くとも開催3週間前までには送る

展示会の案内状や招待状を送るタイミングとしては、仕事上の予定が決まりきっていない、展示会の3週間前〜1ヵ月前が良いとされています。開催直前のタイミングで案内状が届き、どんなに興味をそそる内容だったとしても、既に予定が入っていては来場を見送られてしまうことがほとんどでしょう。

案内状の準備には手間がかかるものですが、ギリギリのタイミングでの送付にならないよう計画を立てて進めましょう。

【基本の書き方】案内状に記載すべき必要事項

案内状の基本的な構成は以下の通りです。

基本構成

・前付け

日付・宛名・差出人などを記載します。

・表題

どのような案内状なのか内容がわかるような件名にします。

・前文

前文は「拝啓」から始まり、季節に合った時候の挨拶を記載するのがビジネスマナーです。

・主文

主文では、具体的な展示会の案内を記載します。

・末文

来場のお願いや、返信の有無などを記載します。「拝啓」を頭語にした場合「敬具」などの結語で締めます。

・別記

展示会の開催日や場所などを記載します。こうした項目は文中に記載すると分かりにくいため、別記として箇条書きでまとめて明記し、読み手にとって分かりやすくすることが大切です。

別記に記載すべき内容

• 展示会の日時や場所
• 展示会の会場へのアクセス
• 参加費用の有無（参加費用が必要な場合は金額も記載）
• 自社の展示内容
• 自社ブースの出展場所
• 問い合わせ先

展示会の案内状を書く際の7つのポイント

では、実際に案内状を作成し、見込み顧客に送付する上でのポイントを見ていきましょう。

1.毎回同じ内容で送ることは避ける

より多くの見込み顧客の来場を促すため、出展の目玉など自社ブースの特徴をアピールすることが重要です。
しかし毎年、同じ内容の案内状を送付していては、ブースへの来場者数は伸びません。必ず、毎回内容を変更するなどの工夫を行いましょう。

2.来場目的に合わせた内容を送る

展示会への来場目的は、情報収集、業界動向などの市場調査、商品やサービス購入にあたっての他社比較など、多岐にわたります。そのため、来場目的が違う相手に同じ案内状を送っても、効果は期待できません。展示会への効果的な集客を実現するには、来場者の来場目的をしっかりとつかむことがポイントです。

まずは、自社の持つ見込み顧客のリストを精査することから始める必要があります。取引状況や問い合わせの内容をもとに、案内状を送付する見込み顧客を分類し、見積もり検討中や、導入検討中、メルマガの登録者など、細かく整理しましょう。

整理が終わったら、各分類ごとに案内状の作成を行います。休眠顧客にはバージョンアップした新商品やサービスの機能を前面に押しだしたり、検討を始めたばかりの企業には、デモンストレーションや体験ブースの案内を中心に構成したりと工夫をしましょう。

3.来場者にとってのメリットを記載する

案内状には来場してもらうことで、来場者が得られるメリットを記載しておくことも効果的です。自社ブースでお渡しする予定のノベルティや、無料相談の時間を設けていることなど、来場したいと思ってもらえる内容を記載しましょう。

4.展示会サイトのリンクを記載する

自社サイトや展示会の出展告知用サイトのURLを記載しておくことも、来場意欲を高めるために効果的といえます。
手紙での招待状の場合は、QRコードを掲載しておくことでサイトへのアクセスがしやすく、アクセスしてもらえる可能性も高まるでしょう。

5.手紙とメールを使い分ける

案内状は顧客との関係性に応じて、手紙とメールを使い分けることが効果的です。案内状をメールで送った場合は、読んだ担当者が上司や関係部門に転送しやすいというメリットがあり、コストも安く済むのが魅力です。件名をインパクトのあるものにするなど工夫次第で、開封率も高まるので検討してみましょう。

また、はがきや封書などDMで展示会の案内を行う場合には、一文コメントを手書きで加筆するのがおすすめです。読み手に「あなたは特別な存在ですよ」というメッセージを送ることで、来場してもらいやすくなるでしょう。

6.案内状送付以外の手段も活用する

案内状は、過去に最低1回はやりとりがある、連絡先が判明している見込み顧客に対して送るものです。つまり企業名や氏名、メールアドレスなどの情報が全く不明な人に対しては送ることができません。
そのような相手には、自社のさまざまなコンテンツを使って積極的に展示会の情報を発信しましょう。

例えば、自社のWebサイトのランディングページに大きく掲載するなどは効果的です。SNSでの拡散を望むなら、シェアボタンの設置も忘れないようにしましょう。他にもプレゼント企画やサンプルの提供、ノベルティなどの特典がある場合は積極的に宣伝を行い、少しでも多くの新規の見込み顧客の集客につなげましょう。

7.送付後のフォローも忘れずに行う

案内状は送付して終わりではなく、展示会への来場を促すフォローを行いましょう。ここでのフォローはメールや電話が効果的です。
顧客との関係性に応じて、使い分けましょう。

案内状の例文

ここでは、手紙で送る案内状とメールで送る案内状、それぞれの例文をご紹介します。

手紙での案内状

メールでの案内状

案内状で集客効果を高めよう

今回は、展示会の案内状で集客効果を出す方法についてご紹介しました。展示会で自社のブースに効果的に集客するには、案内状を積極的に送ることが重要です。送り先を見込み度合いなどで分類しつつ、それぞれに適した内容で案内状を作成しましょう。

自社コンテンツでの情報発信も新規見込み顧客に対して有効であるため、積極的に展示会開催の情報発信を行うことが重要です。情報提供を豊富に行う頼れる企業だということを分かってもらう工夫を通して、展示会の集客効果を高めましょう。