【例文付き】展示会の来場率を高める案内状作成の6つのポイント

新規見込み顧客の獲得のために利用される展示会。展示会は、主催者が集客する場合がほとんどであるため、自社から案内状を発送していない企業も多いのではないでしょうか。また案内状を出す場合でも、主催者が発行する展示会の招待用チラシやパンフレットの送付程度に限るケースが多いのではないでしょうか。

しかしせっかく展示会に出展するなら、より高い成果を得たいですよね。そこで今回は、展示会の案内状や招待状で集客効果を上げる方法についてご紹介します。

▼この記事で分かること

• 案内状を送付する目的
• 案内状送付のマナー
• 案内状を書く際の6つのポイント
• 手紙の案内状とメールでの案内状の例文

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展示会とは？見込み顧客の獲得を狙える場

展示会は、同業界や同業種の企業が一堂に会するビッグイベントです。展示会によっては何万人もの来場者が見込まれる場合もあります。展示会に出展し、招待する側の企業にとっては、広く新規の見込み顧客の獲得を狙える有力な集客の場となります。

一方、展示会に来場する側の企業は、会場に足を運ぶことでさまざまな情報の収集や、商品およびサービスの比較、購入などができるというメリットがあります。双方にメリットのある展示会は、BtoBのマーケティング施策として非常に有益であるといえます。

展示会準備についてはこちらに詳しくまとめています。

展示会における案内状の役割とは？

では、展示会における案内状の役割とは何でしょうか。また、似た意味で招待状という言葉も使用されますが、この2つは異なる役割を持ちます。案内状と招待状について、詳しく見ていきましょう。

案内状とは

展示会における案内状とは、来場を促すために送る手紙やメールのことです。開催日時や会場、展示内容などの基本情報を伝えるとともに、出展の目的や魅力を効果的にアピールします。
また案内状は、見込み顧客や既存顧客にとってのメリットや参加する価値を明確にするのがポイントです。ターゲットに合わせたデザインや文章で、受け取った人の興味を引き、実際の来場につなげます。

案内状の役割

案内状とは見込み顧客や既存顧客に対して、自社の展示会ブースに来てもらうことを目的に、自社の出展情報を伝えるものです。展示会の来場者は、限られた時間内で効率よく情報収集するために、事前に見学するブースにある程度の目星をつけています。そのため、自社ブースに来てもらうためには、自社の展示内容やブースの場所をあらかじめ伝えておく必要があり、その役割を担うのが案内状であるといえます。

他にも以下のような目的で活用されます。

展示会認知度の向上

展示会の案内状は、まず参加者に展示会そのものを知ってもらうための重要な手段です。
案内状を受け取った企業や個人が「この展示会が開催されることを知らなかった」とならないように、展示会の日程や場所、開催目的などを明確に伝える必要があります。
案内状を通じて、ターゲット層に展示会の存在を認知させることが、成功の第一歩となります。

参加意欲の向上

案内状は、展示会に対する参加意欲を高めるためのきっかけを作る役割も持っています。
単に展示会の詳細を伝えるだけでなく、参加することで得られるメリットや、他の来場者と差別化できるポイントを伝えることが重要です。

ブランドイメージの強化

展示会案内状は、単なる告知の手段ではなく、企業のブランドイメージを強化するためのツールとしても機能します。デザインや言葉遣い、伝える内容に企業の独自性を反映させることで、受け取る側に「この企業は信頼できる」「革新性がある」など、ポジティブな印象を与えることができます。このように案内状自体が、ブランドメッセージを効果的に伝えるための重要な役割を担います。

展示会は、見込み顧客に対して実際に製品を見て、その場で質問などができる貴重な場です。製品への興味度合いを一気に引き上げ、後々の商談につなげる絶好の機会であるため、案内状によって自社の出展を知らせ、興味を引くことが重要です。

招待状と案内状の違い

招待状は有料展示会などに出展する際に、その展示会のチケットを同封して顧客を招待するために送付するものです。そのため、一般的には自社との関係性の深い相手に対して送ります。

案内状がマーケティング目的であるのに対して、招待状は相手をもてなすために送るものであり、有名な展示会やチケットの取得が難しい展示会などに招待することで、相手との関係をさらに深めることなどが目的といえるでしょう。

展示会の案内状を書く際に配慮すべきマナー

案内状を書く際に考慮すべきビジネスマナーは、以下の3つです。

• ビジネス文書の書式で書く
• 必要事項をもれなく記載する
• 季節に合わせた挨拶を使う

ビジネス文書の書式で書く

見込み顧客に送付する案内状は、ビジネス文書で記載することになるため、基本的な構成が決まっています。そのため、自由に書くのではなく、一般的な書式に沿って書きましょう。そうすることで、案内状などを見た顧客側は、どこに何が書いてあるかを把握しやすくなります。
基本的な構成については、次の見出しで詳しくご紹介します。

必要事項を漏れなく記載する

展示会の案内状を書く際の必要事項とは、

• 開催日時
• 会場へのアクセス方法
• 自社展示ブースの位置
• 展示内容
• 問い合わせ先

など、参加者が迷わず来場できる情報を漏れなく記載します。特に会場までの地図や交通手段については、初めて訪れる人でも分かりやすいように詳細に書き添えると親切です。

季節に合わせた挨拶を使う

季節に合わせた挨拶を使うことも案内状をより丁寧な印象にするための配慮です。文頭では、季節感を反映した挨拶文を取り入れることで、受け取る側に温かみや誠意を伝えることができます。
たとえば、春なら「春暖の候、皆様にはますますご清栄のことと存じます」や、秋なら「錦秋の候、ますますのご健勝をお祈り申し上げます」といった一文を添えると、洗練された印象を与えます。

【基本の書き方】案内状に記載すべき必要事項

展示会の案内状を作成する際には、読み手が必要な情報を一目で理解できるように整理することが重要です。ここでは、案内状の基本的な構成と、それぞれの項目に記載すべき内容を詳しく解説します。

基本構成

• 日付
• 宛名・差出人
• 件名
• 本文
• 別記

日付

作成した日付ではなく、発送する日やお渡しする日を記載します。開催の日程はわかりやすく記載しておきましょう。
ビジネス文書として適切な書式を守り、和暦または西暦で統一することが重要です。

宛名・差出人

• 宛名：受け取る相手の会社名・部署名・氏名
• 差出人：自社の会社名・部署名・担当者名

社名・部署名・役職名・氏名（敬称）の順で記載しましょう。また、社名や部署名は省略せず正式名称で記載し、正式な署名があるとより信頼性が高まります。

件名

件名は案内状の目的を明確に伝えるため、簡潔で内容がわかるような件名にします。たとえば、

• 「〇〇展示会のご案内」
• 「【ご招待】〇〇展示会 開催のご案内」

など、受け取った瞬間に展示会の案内状であることが分かるようにします。

本文

本文は、「前文」「主文」「末文」で構成されます。
前文は「拝啓」から始まり、季節に合った時候の挨拶を記載するのがビジネスマナーです。主文では、具体的な展示会の案内を記載し、末文には、来場のお願いや返信の有無などを記載します。
また「拝啓」を頭語にした場合「敬具」などの結語で締めます。

別記

別記では、展示会の開催日や場所などを記載します。こうした項目は文中に記載すると分かりにくいため、別記として箇条書きでまとめて明記し、読み手にとって分かりやすくすることが大切です。
別記として記載すべき内容は以下の通りです。

• 展示会の日時や場所
• 展示会の会場へのアクセス
• 参加費用の有無（参加費用が必要な場合は金額も記載）
• 自社の展示内容
• 自社ブースの出展場所
• 問い合わせ先

展示会の案内状例文

ここでは、手紙で送る案内状とメールで送る案内状、それぞれの例文をご紹介します。

手紙での案内状

メールでの案内状

展示会の案内状を書く際の6つのテクニック

では、実際に案内状を作成する際のポイントを見ていきましょう。

1.顧客に応じて文面を変える

より多くの見込み顧客の来場を促すため、出展の目玉など自社ブースの特徴をアピールすることが重要です。しかし毎年、同じ内容の案内状を送付していては、ブースへの来場者数は伸びません。必ず、毎回内容を変更するなどの工夫を行いましょう。

2.来場目的に合わせた内容を送る

展示会への来場目的は、情報収集、業界動向などの市場調査、商品やサービス購入にあたっての他社比較など、多岐にわたります。そのため、来場目的が違う相手に同じ案内状を送っても、効果は期待できません。展示会への効果的な集客を実現するには、来場者の来場目的をしっかりとつかむことがポイントです。

まずは、自社の持つ見込み顧客のリストを精査することから始める必要があります。取引状況や問い合わせの内容をもとに、案内状を送付する見込み顧客を分類し、見積もり検討中や、導入検討中、メルマガの登録者など、細かく整理しましょう。

整理が終わったら、各分類ごとに案内状の作成を行います。休眠顧客にはバージョンアップした新商品やサービスの機能を前面に押しだしたり、検討を始めたばかりの企業には、デモンストレーションや体験ブースの案内を中心に構成したりと工夫をしましょう。

3.アピールポイントとなる来場者にとってのメリットを記載する

案内状には来場してもらうことで、来場者が得られるメリットを記載しておくことも効果的です。
自社ブースでお渡しする予定のノベルティや、無料相談の時間を設けていることなど、来場したいと思ってもらえる内容を記載しましょう。

4.展示会サイトのリンクを記載する

自社サイトや展示会の出展告知用サイトのURLを記載しておくことも、来場意欲を高めるために効果的といえます。手紙での招待状の場合は、QRコードを掲載しておくことでサイトへのアクセスがしやすく、アクセスしてもらえる可能性も高まるでしょう。

5.展示会が有料の場合は明記しておく

入場料が必要となる展示会に招待する場合、いくらかかるのかも必ず明記しておきましょう。入場料の記載は、日程や会場の場所と同じように箇条書きにし、入場料がかかるということがわかりやすい様に記載しておきます。
また、展示会に来場してもらいたい特別な既存顧客へは、入場チケットを同封して招待状として送付することも効果的です。

6.製品やサービスの資料を添付する

展示会の案内状を書く際には、単に展示会への招待を伝えるだけではなく、出展する商品の特長や提供するサービスの概要が分かる資料を一緒に添付することで、来場の動機づけを強化できます。

たとえば、その製品の概要やスペック、用途などを詳しく説明したパンフレットやカタログを添えると、相手はより具体的なイメージを持ちやすくなります。また、添付する資料には、展示会でのデモンストレーションや特典に関する情報も記載しておくと、来場意欲をさらに高めることができるでしょう。

展示会案内状を効果的に作成するための4Uの法則

4Uの法則は、広告やマーケティングにおいて、メッセージを効果的に伝えるために重要な4つの要素を指します。

• Useful（有益性）
• Urgent（緊急性）
• Ultra Specific（具体性）
• Unique（独自性）

これらを元に、展示会案内状を作成するときの具体的なポイントをお伝えします。

1.Useful（有用性）

案内状には、展示会が参加者にとってどれだけ有益であるかを伝える必要があります。参加することで得られる具体的なメリットや価値を明示しましょう。たとえば、新しい知識や業界の最新情報など、参加者にとっての有用性をアピールします。

2.Urgent（緊急性）

展示会への参加を促すためには、受け取った相手に「すぐに行動しなければならない」と感じさせる緊急性を伝えることが重要です。案内状には、申し込み期限や参加枠の制限などを明記し、早めに参加することの重要性を強調します。

3.Ultra Specific（具体性）

案内状には、具体的な日程、場所、プログラム内容などを明確に記載することで、参加者に「どのようなイベントか」「何をするのか」を具体的にイメージさせます。曖昧な表現を避け、参加者がすぐに行動できるような詳細情報を提供します。

4.Unique（独自性）

他の展示会と差別化できる特徴や、展示会独自の魅力を伝えましょう。参加者にとって、何がこの展示会を特別なものにしているのかを強調します。特定の展示物やイベント、ゲストスピーカーなど、他にはない独自の要素を際立たせます。

案内状の配布方法

展示会案内状の配布方法について、それぞれの特徴や効果的な使い方を説明します。

手渡し

手渡しは、直接的でパーソナルな方法です。特に重要な顧客や商談の機会がある場合、手渡しで案内状を渡すことで、より強い印象を与えることができます。企業のイベントや展示会に参加する前に顔を合わせる機会があれば、直接渡すことで関係を深めやすくなります。

メリット

• 受け取った相手に強い印象を残せる
• 顧客との信頼関係が構築しやすい
• 手渡しの場でその場で質問や説明ができる

デメリット

• 対面で配布するため、ターゲットの数が限られる
• 時間や場所に制約がある

郵送

郵送は、広範囲に案内状を届けるための一般的な方法です。特に多くの顧客や参加者に向けて一斉に案内を送ることができ、企業の本格的な告知として有効です。

メリット

• 幅広いターゲットに一斉に配布できる
• 物理的な印刷物として残るため、受け取る側に記憶に残りやすい
• 封筒に入れることで、より正式で信頼感を与えることができる

デメリット

• 配布コストや時間がかかる
• 受け取った相手がそのまま見落とす可能性もある

メール

メールは、手軽に短期間で大量に案内状を送ることができる方法です。特に、過去に展示会に参加した顧客や見込み顧客に向けては、すぐにアクションを促すことができ、登録や参加の促進にも役立ちます。

メリット

• 迅速かつ低コストで配布可能
• 登録フォームやリンクを挿入して、簡単に行動に移してもらえる
• 繰り返し送ることが可能で、リマインドとして活用できる

デメリット

• メールが見過ごされる可能性がある
• スパムフォルダに入る可能性がある
• 受け取る側が手軽に参加を決めにくい

SNS

SNSを活用することで、若年層やインターネットを頻繁に利用する層に向けて、展示会の情報をシェアすることができます。視覚的にインパクトを与えたり、広範囲に拡散を促したりできます。

メリット

• 大規模なターゲットにアプローチできる
• シェアやリポストを通じて自然に拡散される可能性がある

デメリット

• SNSを利用していない層にはリーチできない
• 投稿の内容が一方通行になりやすい

Webサイト

自社のWebサイトに展示会の案内ページを設け、そのページへのリンクを他のメディアやSNSでシェアする方法です。特に、展示会の詳細や申込フォーム、参加特典などを詳しく記載することができ、参加者が必要な情報をすぐに確認できるようになります。

メリット

• 参加者が自由に情報を取得できる
• 他のメディアと連携させて集客できる
• アクセス解析を通じて効果を測定できる

デメリット

• Webサイトのアクセスがなければ効果が薄い
• 受け取った人が直接的なアクションに結びつかない場合がある

案内状の効果的な送付のタイミング

展示会案内状の送付タイミングとリマインドについては、参加者に効果的にアプローチし、関心を引きつけるために重要です。以下に、理想的なタイミングとリマインド方法について詳しく説明します。

遅くとも開催3週間前までには送る

展示会の案内状や招待状を送るタイミングとしては、仕事上の予定が決まりきっていない、展示会の3週間前〜1カ月前が良いとされています。開催直前のタイミングで案内状が届き、どんなに興味をそそる内容だったとしても、既に予定が入っていては来場を見送られてしまうことがほとんどでしょう。案内状の準備には手間がかかるものですが、ギリギリのタイミングでの送付にならないよう計画を立てて進めましょう。

1週間前にはリマインド

展示会案内状の送付後、参加者に対してフォローを行うことは非常に重要です。案内状を送っただけでは、参加を確定させることは難しいため、効果的なフォローを行い、来場を促す必要があります。このフォローは、顧客との関係性に応じて、メールや電話などの手段を使い分けることがポイントです。

件名: 展示会まであと1週間！ご参加の準備はお済みですか？

〇〇株式会社
〇〇様

お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。

いよいよ来週、〇月〇日に開催される展示会まであと1週間となりました。
ご参加の準備はお済みでしょうか？

まだ登録がお済みでない場合、今すぐ下記のリンクからお申し込みください。

展示会概要:
開催日: 〇月〇日
時間: 〇〇時〜〇〇時
場所: 〇〇会場
特典: 先着100名様にプレゼント！参加者限定セッションも実施予定です。

詳細・登録はこちら（リンク）

展示会では、最新技術のデモンストレーションや、
業界のエキスパートによる講演など盛りだくさんの内容をご用意しております。
是非この機会にご参加ください。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご参加の確認をよろしくお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、どうぞご遠慮なくお知らせください。

それでは、当日お会いできることを楽しみにしております。
よろしくお願い申し上げます。

〇〇株式会社
〇〇（担当者名）
電話: 〇〇-〇〇〇-〇〇〇〇
メール

展示会の来場率を高める案内状送付のポイント

ここでは、案内状送付前に確認しておきたいポイントについて確認しておきましょう。

①手紙とメールを使い分ける

案内状は顧客との関係性に応じて、手紙とメールを使い分けることが効果的です。
案内状をメールで送った場合は、読んだ担当者が上司や関係部門に転送しやすいというメリットがあり、コストも安く済むのが魅力です。件名をインパクトのあるものにするなど工夫次第で、開封率も高まるので検討してみましょう。

また、はがきや封書などDMで展示会の案内を行う場合には、コメントを一文手書きで加筆するのがおすすめです。読み手に「あなたは特別な存在ですよ」というメッセージを送ることで、来場してもらいやすくなるでしょう。

②案内状送付以外の手段も活用する

案内状は、過去に最低1回はやりとりがある、連絡先が判明している見込み顧客に対して送るものです。つまり企業名や氏名、メールアドレスなどの情報が全く不明な人に対しては送ることができません。そのような相手には、自社のさまざまなコンテンツを使って積極的に展示会の情報を発信しましょう。

たとえば、自社のWebサイトのランディングページに大きく掲載するなどは効果的です。SNSでの拡散を望むなら、シェアボタンの設置も忘れないようにしましょう。他にもプレゼント企画やサンプルの提供、ノベルティなどの特典がある場合は積極的に宣伝を行い、少しでも多くの新規の見込み顧客の集客につなげましょう。

まとめ：案内状で展示会の集客効果を高めよう

今回は、展示会の案内状で集客効果を出す方法についてご紹介しました。展示会で自社のブースに効果的に集客するには、案内状を積極的に送ることが重要です。送り先を見込み度合いなどで分類しつつ、それぞれに適した内容で案内状を作成しましょう。

自社コンテンツでの情報発信も新規見込み顧客に対して有効であるため、積極的に展示会開催の情報発信を行うことが重要です。情報提供を豊富に行う頼れる企業だということを分かってもらう工夫を通して、展示会の集客効果を高めましょう。

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