展示会の案内状、招待状で自社ブースへの集客効果を出す方法

新規見込み顧客獲得のために、利用する展示会。展示会は、主催者が集客する場合がほとんどなので、自社から案内状を発送していない企業も多くあるでしょう。また案内状を出す場合でも、主催者が発行する展示会招待用チラシやパンフレットの送付程度に限っているケースが多いのではないでしょうか。

しかしせっかく展示会に出展するなら、より高い効果を得たいですよね。そこで今回は、展示会の案内状や招待状で集客効果を出す方法についてご紹介します。

展示会は見込み顧客の獲得を狙える

展示会は、同業界や同業種の企業が一堂に会するビッグイベントです。展示会によっては何万人もの来場者が見込まれるものもあります。展示会に出展し、招待する側の企業にとっては、広く新規の見込み顧客の獲得を狙える有力な集客の場です。

展示会に招待される、来場する側の企業は、会場に足を運んだだけで、さまざまな情報の収集、商品およびサービスの比較、購入などができるというメリットがあります。双方にメリットのある展示会は、マーケティングには欠かせないツールとなっています。

では、会場への来場者数と比較して、自社のブースへの訪問者や展示会以後の商談数を考えた場合はどうでしょう。総来場者数を考えると、思ったほど成果を感じられないという場合も多いのではないでしょうか。
展示会の総集客数を上げるのではなく、自社ブースへの集客効果を出すには、どのような集客アクションを起こせばよいのか、考えてみましょう。

展示会の案内状、招待状の送り方

一般的な展示会は、主催社が企画・運営を行います。集客も主催社が併せて行うため、出展社の多くは、自社のホームページに展示会への招待の文面や案内を掲載したり、来場して欲しい企業に、主催者発行のパンフレットを送付したりする程度の案内で済ませている企業が多いのではないでしょうか。

ここに大きな落とし穴があるのです。来場者は、先にも述べたようにさまざまな目的で展示会に足を運びます。情報収集、業界動向などの市場調査、商品やサービス購入にあたっての他社比較…など、その目的は多岐にわたります。来場目的が違う相手に同じ案内状を送って、果たして効果的といえるのでしょうか。

展示会への効果的な集客を実現するには、来場者の来場目的をしっかりとつかむことがポイントになります。案内状や招待状を送るときは、その目的に合った内容のものを送るようにしましょう。

そのためには、自社の持つ見込み顧客のリストを精査することから始めます。取引状況や問い合わせの内容をもとに、案内状を送付する見込み顧客がどのステージにいるのかで分類するのです。かつて顧客であったけれど今は休眠化している、見積もりの検討中、商品の検討を開始したばかり、メルマガに登録したサイトへの来場者など、ステージごとに整理していきましょう。

整理が終わったら、取引のステージごとに案内状や招待状の作成を行います。休眠顧客にはバージョンアップした新商品やサービスの機能を前面に押しだしたり、検討を始めたばかりの企業には、デモンストレーションや体験ブースの案内を中心に構成したりと工夫をします。

メールで送る場合は、読んだ担当者が上司や関係部門に転送しやすいというメリットがあり、ストも安く済むのも魅力です。件名をインパクトのあるものにするなどの工夫次第で、開封率も高まるので検討してみると良いでしょう。

はがきや封書にて展示会への招待を行う場合には、面倒でも一文コメントを手書きで加筆するのがおすすめです。読み手に「あなたは特別な存在ですよ」というメッセージを送ることは来場効果に有効です。開封率の高さが期待できる、仕掛けのあるシール付きはがきや封書といったDMを選ぶのも良いでしょう。

新規の見込み顧客の集客には

直接メールや封書などで案内状を送ることができない、送る先の企業名も住所も担当者も分からない相手には、自社のさまざまなコンテンツを使って積極的に展示会の情報を発信して展示会の案内状や招待状代わりにしていきましょう。

例えば、自社のWebサイトのランディングページに大きく掲載するなどは効果的です。SNSでの拡散を望むなら、シェアボタンの設置も忘れないようにしましょう。

プレゼント企画、サンプルの提供、ノベルティなどの特典があれば、積極的に宣伝しましょう。

おわりに

今回は、展示会の案内状や招待状で集客効果を出す方法についてご紹介しました。
展示会で自社のブースに効果的に集客するには、案内状や招待状を積極的に送ることが重要です。送り先を取引のステージごとに分類し、それぞれに適した内容で案内状や招待状を作成しましょう。

自社コンテンツでの情報発信も新規見込み顧客に対して有効ですので、積極的に展示会開催の情報発信を行うことが重要です。情報提供が豊富な、頼れる企業だということを少しでも分かってもらう工夫を通して、展示会の集客効果を高めていきましょう。

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