【例文つき】展示会のお礼メールの書き方を解説！成果を最大化するポイントは？

多くの企業が集まる展示会は、自社の商品やサービスを周知する貴重な場です。自社ブースに訪れた来場者は、将来の顧客となる大きな可能性を秘めています。

そのため、お礼メールを通じていかに自然に来場者と接点を持ち、フォローできるかが重要視されています。見込み顧客へ変化させられるか否かは、お礼メールから始まるフォローに大きく左右されると言っても過言ではないでしょう。

そこで今回は展示会マーケティングをより効果的なものにできる、お礼メールのメリットや書き方についてご紹介します。
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▼この記事で分かること

• お礼メールを送信することのメリット
• お礼メールの効果を高める7つのポイント
• お礼メールを送付する手順
• 確度別お礼メール例文

お礼メールを送信する目的

まずは、展示会後にお礼メールを送信する目的について確認しておきましょう。

展示会には多くの来場者が訪れ、多くの名刺交換が行われるため、リードを大量に獲得する好機と言えます。
しかしせっかくもらった名刺をそのままにしてしまっては意味がありません。展示会後も気を緩めずにしっかりとアフターフォローを行う必要があるのです。

展示会出展の最終的な目的は顧客獲得です。そのため、展示ブースで名刺交換した相手を、見込み顧客として育てるリードナーチャリングが必要であり、展示会後のファーストステップとしてのお礼メールはとても重要となります。

展示会出展の効果を最大限にするためにも、展示会後にお礼メールを送信し、自社や自社商品への関心度合いを引き上げることがお礼メールの目的といえます。

展示会後にお礼メールを送信することで得られるメリットとは？

ここでは、お礼メールのメリットを2つご紹介します。

自社や自社商品を印象付けることができる

お礼メールの送信をすることで、見込み顧客へのリマインド効果が見込めます。
展示会来場者は限られた時間の中で数多くのブースをまわるので、自社のことを覚えている可能性は低く、名刺交換をした事実ですら忘れられていることも多くあります。

そこで、お礼メールをきっかけに、自社商品を「まずは思い出してもらえる」ことが期待できます。

お礼メールである以上、過剰なアピールなどは控えるべきですが、展示ブースの内容などブース内での体験談に触れて、自社の展示会のブースを思い出してもらい、自社・自社商品を印象付けるようにしましょう。

サイトの訪問やお問い合わせなど、次のステップにつながる

お礼メールによる展示ブースや商品の紹介を通じて、改めて自社商品・サービスに興味や関心を持ってもらえた場合、Webサイトの訪問やお問い合わせをしてもらえる等、見込み顧客として次のステップにつなげることができます。

しかし、顧客獲得のためにお礼メール内で過剰なアピールをしてしまうと、逆効果になりかねないため注意しましょう。

展示会出展時に、ブースで案内していたキャンペーンなどがあれば、再度そのキャンペーンの案内をメール内で訴求すると、スムーズにアピール出来るでしょう。

効果的なお礼メールにするための7つのポイント

効果的なお礼メールを送信するためにも、意識しておきたいポイントを6つご紹介します。

【1】当日中に送信する

展示会来場者は一日にいくつものブースを回ります。その多くのブースの中から自社を印象付けるためにもお礼メールはなるべく時間を置かずに送信することがポイントです。
可能であれば当日中に、遅くても翌日から翌々日の間には送信しましょう。

またこのとき、確度が高いと判断できる見込み顧客には優先的にお礼メールを送信します。
確度の高い見込み顧客へは、自社製品の強みや、ブースで特に興味を持ってもらえたポイント等をメール内容に盛り込み、展示会での記憶が薄れないうちに次の具体的な商談や提案につなげることが重要です。
そのためにも、展示会来場の当日中にお礼メールを送るようにしましょう。展示会からの帰社中や、会社に戻ってからのタイミングでメールを開いてもらえるといいですね。

反対に情報収集目的など、まだ具体的な検討には至らないリードに対してお礼メールを送るタイミングとしては、当日は展示会でたくさんの情報を吸収している状態なので、情報がパンクしないよう、翌日から翌々日の間をおすすめします。

今は製品に興味がなくても、実際に検討するタイミングで自社を思い出してもらえる、気軽に相談してもらえる関係づくりを、お礼メールから始めましょう。

【2】リードの確度に合わせて文面を変える

展示会には、さまざまな目的の来場者が訪れます。例えば、商品の購入を検討している担当者、反対に自社商品の売り込みに来ている営業担当者もいるでしょう。また、目的は情報収集のみという人もいます。

お礼メールを送る際は、その中から見込み確度に合わせ、それぞれ内容の異なるメールを送りましょう。

【3】タイトルが重要！文章はなるべく簡潔に収める

展示会のお礼メールの場合は、必要以上に文章を長くする必要はありません。文章量の目安としては1回スクロールするだけで全体が見渡せる程度の量が良いとされています。
しかし、メール自体を開封してもらうことができなければ内容を見てもらうことができません。そこで、メールを開封したいと思わせるタイトルの設定が重要となります。

例えば、見込み顧客にメリットとなるキャンペーンなど有用な情報であると思ってもらえるタイトルの設定を意識しましょう。

【4】展示商品の詳細URLを記載する

多くの来場者は、ブースで受け取ったチラシを他社のチラシとまとめてバッグや手持ちの袋に詰め込み、よほど興味があった商品以外はチラシを見返すことはあまりありません。

興味のあるリードにはより詳しく知ってもらうため、展示していた商品のURLをメール内に記載しておくと親切です。

マーケティングオートメーションを使っている場合は特に、Webページを訪問してもらうことが重要です。メール内のURLをクリックしてWebページを訪問してもらうことで、ブラウザのCookieと見込み顧客の情報を紐づけることができ、その後のフォローを見込み顧客毎にカスタマイズする、Webページに訪問したリードだけをアプローチ対象にする等の対応が可能になります。

Webサイト上の商品詳細ページをお送りすることは、お礼メールの必須条件と言っても過言ではありません。

【5】展示ブースを思い出してもらえる一文を

メールに実際の展示ブースの内容や案内を盛り込んでおくと、来場者も思い出しやすく、また自社をより強く印象付けることができます。お礼がメインとはいえ、自社を認識してもらうために有効な情報です。

HTMLメールでの配信をする場合には、ブースの写真や訴求したメインの商品の写真画像を載せると更に思い出していただきやすいでしょう。

【6】次のアクションを明示する

お礼メールには必ず次のアクションにつながる「CTA」を設置しましょう。せっかくお礼メールを読んでもらえても、見込み顧客が次にとるべき行動がわからなければコンバージョンにはつながりません。

そこで、お礼メールにはホワイトペーパーの紹介や、問い合わせフォームなど、見込み度合いに合わせた次のアクションを明示しておきましょう。

【7】配信停止用リンクを設定する

今後のメール配信停止用のリンクの設定は忘れずに行いましょう。
今後の案内が不要な方にメールを送り続けるリスクを軽減でき、自社へのマイナスイメージを未然に防ぐことにつながります。

展示会お礼メールの送り方を3Stepで解説！

ここでは、お礼メール送信から、その後のフォローまでの手順についてご紹介します。

Step1：リードをセグメントする

まずは、お礼メールを送信するリードをセグメントします。
自社に導入するべき製品を探しに来た人、単に情報収集が目的の人、会社からの指示で来た人など、展示会来場者の目的は様々です。自社ブースで名刺交換したそれぞれのリードも同様で、見込み顧客になり得る可能性に大きな開きがあると言えます。

例えばブースで自社製品にとても興味を持ってくれたリードと、ノベルティのためだけに名刺交換したリードに、同じような内容、タイミングでお礼メールを送っても、あまりメリットはありません。

名刺交換したリードに一斉に同じメールを送るのではなく、見込み顧客になりそうな確度によってリードをセグメントし、セグメント毎にお礼メールを送り分けましょう。

Step2：メールを配信する

インターネット上にある「展示会お礼メールテンプレート」をそのまま使うなど、他社と同じ形式で差別化できないメールは極力控え、誠意を込めて相手企業へ来場の感謝を伝えることが大切です。

ここでは、基本の構成について確認しておきましょう。

Step3：展示会お礼メール後のフォロー

お礼メールを送って終わりでは、せっかく展示会で獲得したリード情報も十分に活かすことができません。お礼メール後のフォローが重要です。
ここでは、お礼メール後のフォロー方法2つをご紹介します。

・営業からのフォロー

お礼メール後、商談になりそうな確度の高い見込み顧客には、営業が直接電話でフォローし、確実に次の営業ステップへと進めましょう。

その際に役立たせたいのが、お礼メールに対してのリードの反応です。送ったメールを開封してくれたかどうか、Webサイトを訪問しているか、訪問しているようであれば、どのページをどのくらい閲覧しているのか、リードの閲覧状況から、課題や興味度合いを測り、それぞれのリードに合わせた次のフォローを行いましょう。

・継続的なメール配信と結果分析

営業からのフォローはまだ不要と思われる確度の低いリードには、定期的な情報提供を行い、具体的な検討時期に確実に自社を思い出してもらえるよう、関係を作っていきましょう。

このようにお礼メールは送りっぱなしにするのではなく、メールの開封率や本文に記載したURLのクリック率など、リードからどんな反応があったのかを分析しましょう。
分析の結果を、より興味を持ってくれそうな内容や、より反応の良いメール作りの参考にし、次の情報提供に活かします。

また、展示会お礼メールへの反応によってリードをセグメントし、それぞれのセグメントに合わせた次の情報提供を行うとより良い結果が期待できるかもしれません。

【確度別】展示会お礼メールの例文

お礼メールを送る際は、来場者の見込み確度に合わせそれぞれ内容の異なるメールを送ることが効果的です。ここでは、見込み確度の高い【今すぐ客】とまだ具体的な検討には至っていない【そのうち客】それぞれに合わせた例文をご紹介します。

【今すぐ客】確度が高いリードに送る例文

すぐに商談に繋がりそうなリードに対しては、一斉配信とわかるような定型的なお礼メールではなく、提案した営業から直接リードごとに個別に送るようにしましょう。

【そのうち客】確度が低いリードに送る例文

情報収集目的など、まだ具体的な検討には至らないリードに対して、自社製品の宣伝をしても逆効果です。そういったリードへのメール内容はあくまでもお礼にとどめ、その後の関係構築に繋げましょう。

製品自体に興味はなくても、その他の視点からリードに関係性の高い内容にし、興味喚起を促します。セミナーやホワイトペーパー案内を盛り込んでも効果的です。

メール作成時のポイント

・感謝の気持ちを伝える

お礼メールでは、基本的に来場の感謝を伝えることが大切です。まずは誠意を込めて相手企業へお礼を伝えましょう。

・具体的な成果への言及

お礼メールの中で、相手のメリットとなる情報を提供することも効果的です。例えば、来場者特典や役立つ資料の無料配布など、顧客の関心を惹きつけることのできる内容にすることも効果的です。

展示会後のフォローには「マーケティングオートメーション(MA)」がおすすめ

展示会後の商談に繋げるためには、営業はお礼メールに対するリードの反応に合わせて、フォローやアプローチの方法を最適なものに変える必要があります。リードの反応とは、前述したとおり

• メールを開封したか
• メール本文内の製品情報へのリンクをクリックしたか
• Webサイトに訪問(アクセス)したか
• どのページをどのくらいの時間閲覧したか

などを指し、これらの情報によって「どのくらい自社製品に興味があるか」を推し量ることができます。これを実現するのが「マーケティングオートメーション(MA)」です。

マーケティングオートメーション(MA)はマーケティング業務を自動化・効率化することができるツールです。受注見込みの高いリードのみを抽出して営業部門に引き継ぐことで、営業活動の効率化や売上増加に貢献することが可能になります。

おわりに

展示会マーケティングにおけるお礼メールは扱い方次第で強力なツールとなり、来場者との個別の接触となる最初のステップになります。
お礼メールで相手を不快にさせないよう注意しつつ、自社展示ブース案内や商品・サービスの情報を盛り込み、次のステップへつなげましょう。

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