【例文付き】商談につながる営業メールを作成するための7つのコツや注意点を徹底解説！

新規顧客の獲得や、既存顧客への新サービスのお知らせなど、営業活動のさまざまな場面で営業メールが活用されます。しかし、書き方によっては思ったような効果が得られないこともあるでしょう。

この記事では、効果的な営業メールにするためのコツや、シチュエーションごとの例文を紹介していきます。

▼この記事で分かること

• 営業メールの例文集
• 営業メール作成のコツや注意点
• 営業メールを効率的に作成する方法

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読んでもらえる営業メールとは？

まず営業メールは送ったメールの全てが読まれるわけではありません。開封されたとしても、冒頭の数行のみしか読んでもらえないこともあるでしょう。
しかし、書き方によっては読んでもらえる可能性を高めることもできます。ここで重要となるのが「用件がわかる件名」と「簡潔で読みやすい内容」です。

一日に送られてくる多くのメールの中から、件名で興味を惹きつけることができれば開封してもらえる可能性が高まるでしょう。さらに開封したメールの内容がすぐに伝わる本文であれば、最後まで読み進めてもらうことができるかもしれません。

このように営業メールを効果的に活用するためには、読んでもらうためのコツやテクニックが必要となるのです。

営業メールのメリット・デメリット

次に営業メールを活用することのメリットとデメリットについて確認しておきましょう。

メリット	デメリット
時間や場所を問わず送信できる 一度にアプローチできる人数が多い これまでの履歴がテキストとして残る	読んでもらえないこともある 送信数が多いと不信感につながる場合も

メリット

・時間や場所を問わず送信できる

営業メールは、時間や場所の制限がなく好きなタイミングで送ることができます。またこちら側だけでなく、相手も都合のいいタイミングで開封できることからテレアポなどに比べ負担が少ない手法であることがメリットの1つです。

・一度にアプローチできる人数が多い

営業メールは、一斉送信を活用することで一度に多くの見込み顧客へのアプローチを行うことができます。さらにメール本文をテンプレートなどを利用して作成することで、より効率的な営業活動となるでしょう。

・これまでの履歴がテキストとして残る

メールは、送信した内容がテキストとして残ることから、口頭での説明よりも相手が理解しやすく、その後の確認なども容易な点がメリットといえます。
また、担当者が変わった際にもこれまでのやり取りの確認ができ、スムーズに引き継ぐことができます。

デメリット

・読んでもらえないこともある

送信したメールを開封してもらえない可能性があることは、営業メールのデメリットといえるでしょう。一日に多くのメールを受け取る営業マンにとって、差出人のわからないメールや、興味のないタイトルのメールでは開封されないでしょう。
そこで営業メールでは、少しでも開封率を高めるために件名や送信時間などを工夫する必要があります。

・不信感につながる場合も

営業メールは送信頻度にも注意が必要です。高頻度で営業メールが送られてくることで相手は迷惑に感じることもあるでしょう。またその内容が興味のないものばかりであれば企業への不信感にもつながりかねません。
さらに、誤字や脱字でもイメージダウンになることも考えられます。文字だけでやり取りするからこそ、作成の際は注意が必要です。

効果的な営業メールを作成するための7つのコツ

ここからは営業メールを作成する際に意識しておくべきポイントや、書き方のコツをご紹介していきます。

1.件名で概要を伝える

メールを受け取った人が一番初めに目にするのが件名です。メールを開封してもらうためには、ここで興味をもってもらうことが重要となります。
そこで件名には、相手にメリットを感じてもらえるような内容を簡潔に書きましょう。また、長すぎる件名は途中で切れてしまい内容が伝わりにくくなってしまうので18文字程度にまとめるのが良いでしょう。

2.丁寧な自己紹介と言葉遣いを意識する

非対面の相手に対して、文字だけでコミュニケーションを図らなくてはいけない営業メールにおいて、正しい言葉遣いや丁寧な自己紹介が大切です。
好印象を与えることができれば、その後のコミュニケーションをスムーズにすることにもつながるでしょう。
誤字脱字にも注意し、送信前には必ず確認するようにしましょう。

3.問い合わせの経緯を記載する

これまでに取引の経歴がある相手と、取引のない相手によって異なる挨拶文を入れるようにしましょう。
取引のない相手には「突然のメールでのご連絡大変失礼いたします。貴社のホームページを見てご連絡させていただきました」といったように、メールを送ることになった経緯を伝え、どのような関係性なのかを伝えた上で名乗り、不信感を与えないようにしましょう。

4.相手にとって有益な情報を提示する

自己紹介に続いて本文では、相手のニーズに沿ってメリットとなる内容を伝えるようにしましょう。初めから、商品やサービスの詳細や売り込みのような内容では、メールを最後まで読んでもらうことは難しいでしょう。
まずは相手にとってのメリットを提示し、興味を持ってもらうことで返信の可能性が高くなります。さらに、スクロールしなくても読める前半部分に記載することで可読性が高まります。

5.読まれやすいタイミングに送付する

テレアポの場合にも相手にとって電話に出やすい時間帯やタイミングを見極める必要があるように、メールでも開封されやすい時間があります。
例えば、出社直後の8時〜9時、退勤前の18時〜19時ごろは開封率が低い傾向にあります。相手の忙しい時間帯や締め切り前など、返信の確率が低い時期は避けるようにし、適切なタイミングで送信することが重要です。

6.ネクストアクションを記載する

営業メールでは、メールを読んだ後に相手に取って欲しい行動となる「ネクストアクション」を明確に記載しておきましょう。
例えば、資料請求やデモ製品のお申込みなどがこれに当たります。本文では「本メールにご返信ください」や「下記URLからお申し込みください」といったように具体的に記載することが大切です。

7.アポイント日時は複数提示する

アポイントの取得も含めた営業メールでは、アポイントの日程を複数日提示することで、日程調整の為のメールのやり取りを最小限にすることができます。メールでのやり取りの回数が少なくなることは、相手への負担を減らすことにもつながるでしょう。
候補日は、3〜5日程度、アポイントメール送信日から一週間程度を目安に提示しましょう。また、日程調整ツールの活用も効果的です。日程調整ツールでは、このようなやり取りを自動化することができます。

効率的に営業メールを作成するポイント

ここまで、営業メール作成のポイントについて解説していきました。ここでは、営業メールをより効率的に作成するためのポイントを見ていきましょう。

テンプレートを用いる

営業メールの基本的な構成や内容は共通している部分も多いため、前述した例文集などを活用し作成することで、毎回ゼロから書く手間を省くことができます。
またこのような例文やテンプレートの活用は、編集箇所が少ないことからミスの削減にもつながるでしょう。

複数人で対応する

営業メールを送信する対象が多い場合には、1人で取り組むのではなく複数人で対応することが効率的です。複数人での対応は、個々の業務負荷が軽減されることはもちろん、長期的な生産性の向上や属人化の防止にもつながります。
また複数のメンバーで顧客対応を行っている場合、誰かが休暇や緊急の用事で不在になった場合でも、他のメンバーがスムーズに引き継ぐことができます。

ツールを活用する

営業メールの作成は、工数が多いうえ、手動での作成は人的ミスが発生することもあります。そこで営業メールを効率的に管理・送信するには、ツールの活用が非常に有効です。
効率化に活用できるツールは、メール配信システムやMA、CRMなどさまざまなものがあります。これらのツールを利用することで、登録されている顧客情報を利用した一斉送信はもちろん、それぞれの顧客ごとにパーソナライズされたメールの送信も可能となり、作業の大幅な効率化が期待できるでしょう。

【コピペOK】シチュエーション別営業メールの例文7選

ここまで、営業メールのメリット・デメリット、そして効果的な営業メールを作成するための7つのコツについてご紹介してきました。
ここからは、以下のそれぞれのシーン別営業メールの例文をご紹介します。

• 新規営業メール
• 既存顧客への営業メール
• アポイントメール
• セミナー案内メール
• 商品紹介メール
• リマインドメール
• フォローメール

上記のメール例文をコピペして必要な情報に差し替えるだけでメール文が完成するので、ぜひご活用ください！

新規営業メール

まずは、新規開拓を行う際の営業メールの例文を見ていきましょう。
ここでは、必ずどういった経緯でメールを送ったのかを伝え、不信感を与えないことが大切です。

既存顧客への営業メール

次に、自社とこれまでに取り引きのある既存顧客に対しての営業メールです。

アポイントメール

続いて、既存顧客からアポイントの獲得を目指すためのメールです。

セミナー案内メール

セミナーの参加を促すセミナー案内メールです。

商品紹介メール

新商品の紹介や、製品デモ提案のメールです。

リマインドメール

アポイントが獲得できたらアポイント前日にリマインドメールを送信しておくことが効果的です。

訪問後のフォローメール

訪問後は、当日中に必ずフォローメールを送信します。

営業メール作成時の注意点

ここでは、営業メール作成時に気を付けておきたいポイントについて見ていきましょう。

メール文のマナーに注意する

営業メールでは、適切なマナーを守ることが非常に重要です。毎日送られてくる大量のメールの中から自社のメールを読み進めてもらうためには、基本のビジネスマナーはもちろん、初めて接触する相手に対して、信頼を得るために失礼のない丁寧な表現やわかりやすく効果的な内容を心がける必要があります。

初回メールの表現に注意する

営業メールではまだ対面したことのない相手にメールを送ることも多くあります。第一印象はその後の印象を左右するため、初めてのコミュニケーションがメールの場合、言葉遣いだけでなく表現に注意が必要です。

例えば、「了解しました」といった表現は適切とは言えません。この場合「承知しました」が正しい表現となります。
また、初めて連絡する相手には「お世話になっております」ではなく「初めてご連絡いたします」など初めてのやり取りであることが伝わる表現が適切でしょう。

添付資料の見落としに注意する

ここまでメールの本文のコツや表現の注意点についてご紹介してきましたが、最後にメールに添付する「添付資料」についても確認しておくことが大切です。

例えば、資料の添付忘れやファイルサイズが大きすぎて相手が開けないといったことがないよう送信前には必ず確認するようにしましょう。

特定電子メール法にも注意が必要

営業メールを送る際には、効果的な内容を心掛けるだけでなく、特定電子メール法違反にも注意が必要です。
この法律は、迷惑メールを規制するため2002年に施行された法律で、違反すると罰則が科される可能性があります。法律違反とならないよう、以下のポイントに注意してメールを作成しましょう。

オプトインの取得

原則として営業メールを送信する際には、事前に受信者から「オプトイン（同意）」を得る必要があります。このオプトインが得られていない相手に営業メールを送信すると、特定電子メール法違反となることもあるでしょう。

オプトインを取得している状態とは、受信者自らメルマガ登録を行っていることや営業メールの受信を許可した場合です。
また、交換した名刺にメールアドレスが記載されている場合やすでに取引がある場合には、同意を得ていなくてもオプトインを得たことになります。

送信者情報の明記

特定電子メール法に違反しないためには、送信者を特定できる情報を明記することも必要です。以下の情報を必ずメール内に記載するようにしましょう。

• 送信者の氏名または名称
• 会社名
• 住所
• 連絡先（電話番号やメールアドレス）
• 問い合わせ先URL

また、自社ドメインのメールアドレスを使うことで、受信者に「公式な企業からの連絡である」と明示することができます。反対にGmailやYahooなどのフリーアドレスを使用すると、信頼性が低く見られたり、迷惑メールと判断されたりするリスクもあるため、注意が必要です。

配信停止の方法の明示

メール受信者が簡単に配信停止をリクエストできるよう、配信停止リンクや返信先のメールアドレスなどを分かりやすい方法で提示する必要があります。

【例】

このメールは、以前お問い合わせいただいたお客様にお送りしております。今後、弊社からの情報提供が不要な場合は、以下のリンクより配信停止の手続きをお願いいたします。
[配信停止リンク]

おわりに：営業メールの返信には、迅速に対応する

この記事では、営業メールの作成のポイントや注意点、文例をご紹介しました。作成の際には、紹介したテンプレートを活用し、ポイントを意識して取り組んでみてください。

また、営業メールの開封率や返信率はあまり高くはありません。そのため、返信があった相手へは当日中、遅くても翌日には必ず返信するようにしましょう。

返信があったということは、商品や企業に対しての関心度が高まっている状態といえます。関心を抱いてもらえているうちに次のステップにつなげるようにしましょう。