【例文付き】営業メールの書き方と7つのコツ

新規顧客の獲得や、既存顧客への新サービスのお知らせなど、営業活動の様々な場面で営業メールが活用されます。しかし、書き方によっては思ったような効果が得られないこともあるでしょう。

この記事では、効果的な営業メールにするためのコツや、シチュエーションごとの例文を紹介していきます。

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読んでもらえる営業メールとは？

まず営業メールは送ったメール全てが読まれるわけではありません。開封されても、数行のみしか読んでもらえないこともあるでしょう。
しかし、書き方によっては読んでもらえる可能性を高めることもできます。ここで重要となるのが「用件がわかる件名」と「簡潔で読みやすい内容」です。

一日に送られてくる多くのメールの中から、件名で興味を惹きつけることができれば開封してもらえる可能性が高まるでしょう。
さらに開封したメールの内容がすぐに伝わる本文であれば、最後まで読み進めてもらうことができるかもしれません。

このように営業メールを効果的に活用するためには、読んでもらうためのコツやテクニックが必要となるのです。

営業メールのメリット・デメリット

次に営業メールを活用することのメリットとデメリットについて確認しておきましょう。

メリット	デメリット
時間や場所を問わず送信できる 一度にアプローチできる人数が多い これまでの履歴がテキストとして残る	読んでもらえないこともある 送信数が多いと不信感につながる場合も

メリット

・時間や場所を問わず送信できる

営業メールは、時間や場所の制限がなく好きなタイミングで送ることができます。またこちら側だけでなく、相手も都合のいいタイミングで開封できることからテレアポなどに比べ負担が少ない手法であることがメリットの1つです。

・一度にアプローチできる人数が多い

営業メールは、一斉送信を活用することで一度に多くの見込み顧客へのアプローチを行うことができます。さらにメール本文をテンプレートなどを利用して作成することで、より効率的な営業活動となるでしょう。

・これまでの履歴がテキストとして残る

メールは、送信した内容がテキストとして残ることから、口頭での説明よりも相手が理解しやすく、その後の確認なども容易な点もメリットといえます。
また、担当者が変わった際にもこれまでのやり取りの確認ができ、スムーズに引き継ぐことができます。

デメリット

・読んでもらえないこともある

送信したメールを開封してもらえない可能性があることは、営業メールのデメリットといえるでしょう。一日に多くのメールを受け取る営業マンにとって、差出人のわからないメールや、興味のないタイトルのメールでは開封しないでしょう。

そこで営業メールでは、少しでも開封率を高めるために件名や送信時間などを工夫する必があります。

・不信感につながる場合も

営業メールは送信頻度にも注意が必要です。高頻度で営業メールが送られてくることで相手は迷惑に感じることもあるでしょう。またその内容が興味のないものばかりであれば企業への不信感にもつながりかねません。
また、誤字や脱字でもイメージダウンになることもあるでしょう。文字だけでやり取りするからこそ、作成の際は意識しておきましょう。

シチュエーション別営業メールの例文

営業メールは様々なシーンで活用されます。ここではそれぞれのシーン別営業メールの例文をご紹介します。

新規営業メール

まずは、新規開拓を行う際の営業メールの例文を見ていきましょう。
ここでは、必ずどういった経緯でメールを送ったのかを伝え、不信感を与えないことが大切です。

既存顧客への営業メール

次に、自社とこれまでに取り引きのある既存顧客に対しての営業メールです。

アポイントメール

続いて、既存顧客からアポイントの獲得を目指すためのメールです。

商品紹介メール

新商品の紹介や、製品デモ提案のメールです。

リマインドメール

アポイントが獲得できたらアポイント前日にリマインドメールを送信しておくことが効果的です。

フォローメール

訪問後は、当日中に必ずフォローメールを送信します。

営業メールの7つのコツ

ここからは営業メールを作成する際に意識しておくべきポイントや、書き方のコツをご紹介していきます。

1.件名で概要を伝える

メールを受け取った人が一番初めに目にするのが件名です。メールを開封してもらうためには、ここで興味をもってもらうことが重要となります。

そこで件名には、相手にメリットを感じてもらえるような内容を簡潔に書きましょう。また、長すぎる件名は途中で切れてしまい内容が伝わりにくくなってしまうので18文字程度にまとめるのが良いでしょう。

2.丁寧な自己紹介と言葉遣い

非対面の相手に対して、文字だけでコミュニケーションを図らなくてはいけない営業メールにおいて、正しい言葉遣いや丁寧な自己紹介が大切です。

好印象を与えることができれば、その後のコミュニケーションをスムーズにすることにもつながるでしょう。
誤字脱字にも注意し、送信前には必ず確認するようにしましょう。

3.問い合わせの経緯を記載する

これまでに取引の経歴がある相手と、取引のない相手によって異なる挨拶文を入れるようにしましょう。

取引のない相手には「突然のメールでのご連絡大変失礼いたします。貴社のホームページを見てご連絡させていただきました」といったように、メールを送ることになった経緯を伝え、どのような関係性なのかを伝えた上で名乗り、不信感を与えないようにしましょう。

4.相手にとって有益な情報を提示する

自己紹介に続いて本文では、相手のニーズに沿ってメリットとなる内容を伝えるようにしましょう。初めから、商品やサービスの詳細や売り込みのような内容では、メールを最後まで読んでもらうことは難しいでしょう。

まずは相手にとってのメリットを提示し、興味を持ってもらうことで返信の可能性が高くなります。さらに、スクロールしなくても読める前半部分に記載することで可読性が高まります。

5.読まれやすいタイミングに送付する

テレアポの場合にも相手にとって電話に出やすい時間帯やタイミングを見極める必要があるように、メールでも開封されやすい時間があります。

例えば、出社直後の8時〜9時、退勤前の18時〜19時ごろは開封率が低い傾向にあります。相手の忙しい時間帯や締め切り前など、返信の確率が低い時期は避けるようにし、適切なタイミングで送信することが重要です。

6.ネクストアクションを記載する

営業メールでは、メールを読んだ後に相手に取って欲しい行動となる「ネクストアクション」を明確に記載しておきましょう。

例えば、資料請求やデモ製品のお申込みなどがこれに当たります。本文では「本メールにご返信ください」や「下記URLからお申し込みください」といったように具体的に記載することが大切です。

7.アポイント日時を複数提示する

アポイントの取得も含めた営業メールでは、アポイントの日程を複数日提示することで、日程調整の為のメールのやり取りを最小限にすることができます。メールでのやり取りの回数が少なくなることは、相手への負担を減らすことにもつながるでしょう。

候補日は、3〜5日程度、アポイントメール送信日から一週間程度を目安に提示しましょう。また、日程調整ツールの活用も効果的です。日程調整ツールでは、このようなやり取りを自動化することができます。

営業メールの注意点

最後に、営業メール作成時に気を付けたい注意点について見ていきましょう。

1営業日以内に返信する

営業メールの開封率や返信率はあまり高くはありません。そのため、返信があった相手へは当日中、遅くても翌日には必ず返信するようにしましょう。

返信があったということは商品や企業に対しての関心度が高まっている状態と言えます。関心を抱いてもらえているうちに次のステップにつなげるようにしましょう。

初回メールの表現に注意する

営業メールではまだ対面したことのない相手にメールを送ることも多くあります。第一印象はその後の印象を左右するため、初めてのコミュニケーションがメールの場合、言葉遣いだけでなく表現に注意が必要です。

例えば、「了解しました」といった表現は適切とは言えません。この場合「承知しました」が正しい表現となります。
また、初めて連絡する相手には「お世話になっております」ではなく「初めてご連絡いたします」など初めてのやり取りであることが伝わる表現が適切でしょう。

添付資料の見落としに注意

ここまでメールの本文のコツや表現の注意点についてご紹介してきましたが、最後に必ず添付資料についても確認しておくことが大切です。

例えば、資料の添付忘れやファイルサイズが大きすぎて相手が開けないといったことがないよう送信前には必ず確認するようにしましょう。