準備はバッチリ?展示会出展を成功に導くための当日のノウハウとは

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展示会はBtoB企業にとって、新規の見込み顧客を獲得する良い機会です。出展のためには、出展料やブースの装飾費用など多くのコストがかかりますし、担当者の事前準備にも多くの時間が割かれます。そのようにコストと時間をかけて進めてきた分、しっかりと成果を残したいものですよね。
今回は、展示会出展効果を最大化するために押さえておきたい、当日の運営ノウハウをご紹介します。

展示会当日を迎える前に

まずは当日を迎える前に、次の2つについて確認しておきましょう。

目的・目標のおさらい

展示会への出展は、何らかの目的があるはずです。新商品の認知度を高めたい、案件化の可能性が高い見込み顧客を獲得したい、既存顧客との関係性を深めたいなど、それぞれの出展企業によって様々な目的があるでしょう。自社の、今回の出展目的は何だったのかを、改めて振り返ります。

また、その目的を実現するために、当日の目標についても併せて確認します。展示会出展の成果をわかりやすくするためにも、例えば名刺獲得〇〇枚、商談〇件、受注〇件など、数値で表わせる目標の設定をお勧めします。

出展準備が大変な時ほど、この目的、目標を見失ってしまいやすいのではないでしょうか。展示会は、単に出展すれば良いというものではありません。出展したという達成感だけで終わってしまう事のないよう、出展に関わるメンバ―全員でおさらいしておきましょう。

また目的・目標の設定や共有については、展示会事前準備の一つとしてコンセプトシートの作成もお勧めします。出展に関わるメンバーが同じ意識と目的を持つ事は出展成功のカギとなりますが、コンセプトシートは、その手助けになるツールの一つとして活用できます。是非、下記の記事も参考にご覧ください。

展示会後のフォローのフローを確認

展示会のブースに来てくれた全ての来場者から受注できれば、もちろんそれに越したことはありませんが、そんなことは極めて稀ですよね。大抵は、見込みの確度も検討時期もバラバラの、多くの名刺が手元に残ることとなります。それらの名刺は、放置しておいては、案件化の機会を逃してしまう可能性が非常に高くなってしまいます。

展示会の来場者は、多くの企業のブースを見てまわります。その多くの企業の中で、自社のことを覚えてもらい、具体的な検討時期に声をかけてもらえるようにするためには、展示会後のフォローが重要なのです。

展示会が終わって落ち着いてから…と悠長なことを言っていては、来場者の記憶も薄れてしまいます。来場者の印象に残っているうちに、確実に自社を覚えてもらえるよう、なるべく早い段階でのフォローをしましょう。確度の高い名刺には即日フォローするくらいのスピード感が良いですね。

そのためには、前もってフォローのフローを確認しておくことが重要です。忙しい展示会期間中、いざフォローをしようとしたときに初めてフローを確認するようでは、出遅れてしまう可能性が高いことは想像できますよね。名刺を獲得した後に、誰が、どのように、どんなタイミングでフォローするのかを確認し、出展に関わるメンバーで共有しておきましょう。

獲得名刺の中でも、見込みの確度が高い名刺にこそ素早いフォローをしたいものです。名刺の全てに同じようなフォローをするのではなく、確度によって名刺をセグメントし、そのセグメントごとにフローを変えてフォローしましょう。そのためには、名刺のセグメントの定義と、セグメントごとのフォローを事前にメンバーで確認しておけると良いですね。

このように、せっかく獲得した名刺たちを眠らせて、宝の持ち腐れになってしまわないよう、迅速なフォローで価値を十分に活かしましょう。

アフターフォローの方法について、下記の記事も是非参考にご覧ください。
「展示会後のアフターフォローで受注へ!獲得名刺の効果的な活用方法」

展示会を成功させる!当日実践したいポイント

展示会出展の目的・目標、そして展示会後のフォローについてのおさらいができたら、いよいよ展示会当日です。当日の運営をスムーズに行い、出展効果を最大化するためにはどのようなことが必要なのでしょうか。ここでは絶対に実践したい3つのポイントをご紹介します。

毎日目標や途中経過、重要な情報を共有する

目標に対しての進捗や、当日のお客様の声などのトピックス、フローの変更などといった、途中経過や重要な情報は、展示会に関わるメンバーでしっかり共有しましょう。

お客様の来場時間の前後に、会場で朝礼や夕礼など軽い打ち合せを行ったり、その日に会場にいないメンバーにも、メールで共有したりすると良いですね。全員で目標に対しての途中経過を把握することで、より確実な目標達成に繋がります。また、モチベーションの上がりそうなトピックスの共有で、全体の士気を高めることができ、連絡事項の徹底で、スムーズな運営が可能になります。

役割分担を明確にする

誰がお客様に声をかけて、誰が詳しい商品説明をするのかなど、メンバー内での役割を明確にしましょう。いくら素晴らしい装飾のブースが準備できても、運営がスムーズにいかなければ、せっかくのお客様を逃がしてしまったり、的確なアフターフォローができなくなったりと、目標達成から遠ざかってしまいます。

そうならないために、例えば下記のような役割分担をして当日の運営をしましょう。

 ・責任者      : 全体の把握、統括
 ・呼び込み担当   : ブースに寄ってもらうために、お客様に声をかける
 ・説明担当     : 興味を持ってくれたお客様に詳しく説明する
 ・クロージング担当 : 申込などの手続きをする
 ・集計担当     : 目標に対しての進捗の集計や、データ入力など

すぐにアプローチしたい名刺は即入力

先に触れた通り、すぐに商談ができそうなどの見込み確度の高い名刺には、特に素早くフォローしたいものです。そういった名刺は、確度がそこまで高くない名刺とは別にして、すぐにデータ入力しましょう。

SFAやMA(マーケティングオートメーション)、メール配信ツールなど、入力先となる顧客情報の管理ツールは会社によって様々な種類がありますが、それらのツールにすぐ入力しておけば、その後の営業活動に役立ちます。例えばSFAなら、展示会フォローから始まる営業活動の履歴が最初から残せるため、より確実な営業フォローが可能になります。

また、特にMAツールには、行動解析の機能が備わっているものが多いため、見込み顧客が自社のWebサイトをどう閲覧しているかを分析し、より的確にニーズをつかむことが、早い段階からできるのです。

出展中の獲得名刺をどのようにデータ化するか、フローを決めて展示会に臨むことと思いますが、見込み確度の高い名刺のデータ化については、すぐに入力できる別のフローを決めておくことをお勧めします。対応した営業がそのまま入力したり、即座に入力する役割を決めておいても良いですね。

さいごに

今回は、展示会当日の運営ノウハウについてお伝えしました。せっかく多くのコストと時間をかけて出展する展示会です。押さえるべきポイントを押さえて、成功させましょう。

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