展示会はBtoB企業にとって、新規の見込み顧客を獲得する良い機会です。出展のためには、出展料やブースの装飾費用など多くのコストがかかり、担当者の事前準備にも多くの時間が割かれるため、成果を残したいものです。
今回は、展示会出展を成功させるために押さえておきたい、事前準備や当日の運営ノウハウなどをご紹介します。
save_alt展示会出展を成功させるノウハウ①企画編
展示会の最終的な目的は、売上の拡大であるものの、まずは具体的な目的や目標を設定し共有しておきましょう。
出展目的を社内で共有する
展示会への出展は、何らかの目的があるはずです。新商品の認知度を高めたい、案件化の可能性が高い見込み顧客を獲得したい、既存顧客との関係性を深めたいなど、それぞれの出展企業によって様々な目的があります。展示会でアピールしたいサービスやターゲット層についても決めておきましょう。
目的によって企画やブース作り、セミナー内容などを決めていくため、展示会の出展目的は一番最初に決めておく必要があります。
目標を数値で具体的に決めておく
目的を実現するために、当日の目標についても併せて確認します。展示会出展の成果をわかりやすくするためにも、例えば名刺獲得〇〇枚、商談〇件、受注〇件など、数値であらわせる目標の設定をおすすめします。
また目的・目標の設定や共有については、「誰に何をアピールするか」を一覧にしたコンセプトシートの作成もおすすめします。出展に関わるメンバーが同じ意識と目的を持つ事は出展成功のカギとなるものの、コンセプトシートは、その手助けになるツールの一つとして活用できます。是非、下記の記事も参考にご覧ください。
展示会出展を成功させるノウハウ②事前準備編
目的や目標・企画を立てたら、展示会の事前準備にはいっていきましょう。
事前集客で訪れる人を増やす
展示会で多くの来場者に訪れてもらうためには、DMで招待状を送る、自社のwebサイトで告知を行う、案内メールを送信するなど事前に集客を行うことが重要です。告知の際は日時や場所と合わせて、目玉となる展示やセミナーなど、訪れるメリットも書いておきましょう。
来場者目線に立った展示ブースを計画する
展示会では、数多くの企業のブースが並ぶことになるため、その中から自社のブースに訪れてもらうためには準備が必要です。来場者目線に立ったブース作りを心がけましょう。
ブースで最も目立つのは、上部パネル部分です。デザイナーや印刷会社などに頼むのであれば、早めに準備をしておきましょう。来場者が通ったとき、じっくり立ち止まるとは限らないので、伝えたいメッセージは大きく、企業イメージに合ったものを制作します。
自社の商品を宣伝するために多くの商品を並べすぎると、来場者の記憶に残りにくくなります。来場者が求めている商品・サービスにしぼったほうが、「〇〇社は△△を紹介していたなぁ」と覚えてもらえるでしょう。会社のロゴやHPなどに使われているカラーでそろえるのも来場者の記憶に残りやすい方法の一つです。
また、展示会には多くの人が来場するため、人の流れを意識する必要があります。手に取りやすい位置にデモ機や見本商品を設置したり、目の高さにパネルや展示を設置したりしましょう。
自社を印象付けるチラシを作る
展示会の来場者の目的は情報収集です。そのため、ブースにあまり立ち寄らずチラシだけもらうという来場者もたくさんいます。帰社してからチラシを整理していて、興味を持つこともあるかもしれません。自社の商品やサービスを魅力的に紹介するチラシやリーフレットを用意し、チラシだけを受け取る人へもアピールしましょう。
展示会のチラシ作りに関しては、こちらの記事を参考にしてみてください。
展示会出展を成功させるノウハウ③当日編
いよいよ展示会当日です。当日の運営をスムーズに行い、出展効果を最大化するためには何が必要なのでしょうか。ここでは実践するべき３つのポイントをご紹介します。
進捗や途中経過、重要な情報は毎日共有する
目標に対しての進捗や、当日のお客様の声などのトピックス、フローの変更などといった、途中経過や重要な情報は、展示会に関わるメンバーでしっかり共有しましょう。
お客様の来場時間の前後に、会場で朝礼や夕礼など軽い打ち合せを行い、その日に会場にいないメンバーにも展示会の状況を共有しましょう。全員で目標に対しての途中経過を把握することで、より確実に目標達成に繋がります。
また、モチベーションの上がりそうなトピックスの共有により、全体の士気を高められ、連絡事項の徹底でスムーズな運営が可能です。
役割分担を明確にする
誰がお客様に声をかけて、誰が詳しい商品説明をするのかなど、メンバー内での役割を明確にしましょう。いくら素晴らしい装飾のブースが準備できても、運営がスムーズにいかなければ、せっかくのお客様を逃がすことに繋がり、的確なアフターフォローができなくなるなど目標達成から遠ざかってしまいます。
そうならないために、例えば下記のような役割分担をして当日の運営を行いましょう。
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- 責任者
- 全体の把握、統括
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- 呼び込み担当
- ブースに寄ってもらうために、お客様に声をかけたりチラシを渡したりする
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- 説明担当
- 興味を持ってくれたお客様に詳しく説明する
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- クロージング担当
- 申込などの手続きをする
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- 集計担当
- 目標に対しての進捗の集計や、データ入力など
アプローチしたい名刺は即データ化する
話してみてすぐに商談ができそう、アポイントメントがとれたなどの見込み確度の高い名刺には、特に素早いフォローを行うことが大切です。営業が即フォローをする、確度が分からないのでナーチャリング対象にするなど、獲得した名刺のセグメントを決めておきましょう。
確度が高い名刺を、SFAやMA（マーケティングオートメーション）、メール配信ツールなどのツールに入力しておけば、その後の営業活動に役立ちます。特にMAツールは、Web行動解析の機能が備わっているため、メール配信のみにとどまらず、見込み顧客が自社のWebサイトをどう閲覧しているかを自動で分析し、早い段階で的確にニーズをつかみます。
獲得名刺をどのようにデータ化するか、フローを決めて展示会に臨むことと思いますが、見込み確度の高い名刺のデータ化については、すぐに入力できる別のフローを決めておくことをおすすめします。対応した営業がそのまま入力したり、即座に入力する役割を決めておくのも有効です。
展示会出展を成功させるノウハウ④アフターフォロー編
展示会で名刺を集めただけで満足し、放置していては案件化の機会を逃してしまいます。来場者は、多くの企業のブースを見てまわります。多くの企業の中で、自社のことを覚えてもらい、具体的な検討時期に声をかけてもらうためには、展示会後のフォローが重要なのです。
獲得名刺の全てに大して同じようなフォローを行うのではなく、確度によって名刺をセグメントし、そのセグメントごとにフローを変えてフォローしましょう。
アフターフォローや名刺のセグメント方法について、下記の記事も是非参考にご覧ください。
来場者の記憶に残っているうちに自社を印象付けるため、お礼メールの送信はすぐに行いましょう。お礼メールの作り方や例文はこちらに詳しく載せています。
展示会のノウハウを押さえて成功に導こう
今回は、展示会当日の運営ノウハウについてお伝えしました。せっかく多くのコストと時間をかけて出展する展示会です。押さえるべきポイントを押さえて、成功させましょう。
展示会の効果を最大化させるにはマーケティングオートメーション（MA）ツールの活用がおすすめです。見込み顧客情報の整理、お礼メールの送信、確度の高い見込み顧客の抽出などを効率よく行えます。BtoB向けのMAツール「List Finder」には名刺のデータ化代行サービスもあり、忙しくて名刺の入力まで回らない担当者をサポート可能です。
List Finderを使った展示会ノウハウはこちらにまとめました。ぜひこちらもご覧ください。
